Shopify Lagerverwaltung: Wann lohnt sich ein externes Lagerverwaltungssystem?

Dabei geht es nicht grundsätzlich darum, Shopify durch eine andere Lösung zu ersetzen. Vielmehr sollten Unternehmen prüfen, welche Aufgaben Shopify bereits abdeckt, wo zusätzliche Lagerfunktionen benötigt werden und wie sich die verschiedenen Systeme sinnvoll miteinander verbinden lassen.

Welche Funktionen bietet die Shopify Lagerverwaltung?

Shopify stellt Händlern Funktionen zur Verfügung, mit denen sie Produkte, Bestände und Bestellungen verwalten können. Artikel lassen sich mit Varianten, SKUs und weiteren Produktinformationen pflegen. Bestandsmengen können für unterschiedliche Standorte geführt und Warenbewegungen im Rahmen der verfügbaren Funktionen nachvollzogen werden. Geht eine Bestellung ein, werden die zugehörigen Bestandsinformationen entsprechend der eingerichteten Abläufe berücksichtigt.

Für Onlinehändler ist besonders wichtig, dass die Bestände mit den Verkaufskanälen abgestimmt sind. Shopify unterstützt den Verkauf über den eigenen Onlineshop und kann mit weiteren Vertriebskanälen sowie geeigneten Apps erweitert werden. So lassen sich viele Aufgaben des Tagesgeschäfts zentral organisieren.

Auch die Verwaltung mehrerer Standorte ist möglich. Unternehmen können beispielsweise ein Hauptlager, ein zusätzliches Versandlager oder Verkaufsflächen berücksichtigen. Die verfügbaren Funktionen und Grenzen hängen dabei vom jeweiligen Shopify-Tarif, der Konfiguration und den eingesetzten Erweiterungen ab.

Shopify bietet somit eine gute Grundlage für die Bestandsverwaltung im E-Commerce. Die Plattform ist allerdings in erster Linie auf den Onlinehandel ausgerichtet. Wenn die operativen Lagerprozesse immer komplexer werden, kann es sinnvoll sein, die Lagerorganisation durch ein spezialisiertes Warehouse Management System (WMS) beziehungsweise Lagerverwaltungssystem (LVS) zu ergänzen.

Was zeichnet ein externes Lagerverwaltungssystem aus?

Ein externes Lagerverwaltungssystem konzentriert sich auf die Abläufe innerhalb des Lagers. Während Shopify Bestellungen und Verkaufsprozesse abbildet, unterstützt ein LVS die Mitarbeiter bei der physischen Warenbewegung &ndash vom Wareneingang bis zum Versand.

Ein wichtiger Bestandteil ist die mobile Datenerfassung. Mitarbeiter können Artikel- und Lagerplatzbarcodes mit Smartphones oder mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) scannen. Dadurch lassen sich Warenbewegungen direkt am Ort des Geschehens dokumentieren. Manuelle Listen und nachträgliche Eingaben können reduziert werden, während die Bestandsführung nachvollziehbarer wird.

Zu den typischen Prozessen gehören:

• Wareneingang: Gelieferte Artikel werden erfasst und mit den erwarteten Mengen abgeglichen.
• Einlagerung: Waren werden passenden Lagerplätzen zugeordnet und systematisch eingelagert.
• Umlagerung: Bestände können zwischen Lagerplätzen oder Lagerbereichen bewegt und digital dokumentiert werden.
• Kommissionierung: Mitarbeiter erhalten Informationen darüber, welche Artikel und Mengen für einen Auftrag entnommen werden müssen.
• Versandkontrolle: Artikel und Mengen werden vor dem Versand überprüft, um Fehlversendungen zu vermeiden.
• Inventur: Bestände werden mobil erfasst und mit den Systemdaten abgeglichen.

Darüber hinaus können spezialisierte Systeme Lagerplatzstrategien, Nachschubprozesse, Chargen- oder Seriennummernverwaltung und weitere Anforderungen abdecken. Welche Funktionen sinnvoll sind, richtet sich nach Sortiment, Branche und Lagerstruktur.

Ein LVS kann außerdem detailliertere Einblicke in die Lagerleistung ermöglichen. Unternehmen können beispielsweise untersuchen, wie lange Kommissionierungen dauern, welche Artikel besonders häufig bewegt werden oder an welchen Stellen Fehler und Verzögerungen auftreten. Damit wird die Lagerverwaltung nicht nur genauer, sondern bietet auch eine Grundlage für die kontinuierliche Prozessoptimierung.

Entscheidend ist die Zusammenarbeit mit Shopify: Bestellungen, Artikelinformationen und relevante Bestandsdaten müssen zuverlässig zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Dabei sollte klar geregelt sein, welches System für welche Daten verantwortlich ist und wann Bestandsänderungen übertragen werden.

Shopify oder externes LVS: Wann lohnt sich eine Ergänzung?

Ob Shopify allein ausreicht, hängt vor allem davon ab, wie umfangreich die Lagerprozesse sind. Für einen kleinen Onlineshop mit überschaubarem Sortiment und wenigen täglichen Bestellungen können die integrierten Bestandsfunktionen bereits genügen. Wenn Sortiment, Auftragsvolumen oder Lagerstruktur wachsen, steigen dagegen häufig die Anforderungen an die operative Lagersteuerung.

Shopify unterstützt die Verwaltung mehrerer Standorte, Bestandskorrekturen und Umlagerungen. Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, richtet sich unter anderem nach dem Tarif und den eingesetzten Erweiterungen.

Ein zusätzliches LVS sollte daher nicht allein deshalb eingeführt werden, weil ein Unternehmen mehr Artikel verkauft. Entscheidend ist, ob die bestehenden Abläufe die betrieblichen Anforderungen noch effizient abdecken.

Eine Ergänzung kann insbesondere in folgenden Situationen sinnvoll sein:

• Viele Artikel und Lagerplätze: Mitarbeiter benötigen eine strukturierte Führung durch das Lager, damit Artikel schneller gefunden und korrekt entnommen werden.
• Hohe Bestellzahlen: Kommissionierung und Versandkontrolle sollen standardisiert und Fehler bei der Auftragsbearbeitung reduziert werden.
• Mehrere Lagerbereiche: Waren werden an unterschiedlichen Lagerplätzen oder Standorten gelagert und müssen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Wachsende Anforderungen an die Inventur: Bestände sollen mobil und systematisch erfasst werden, ohne dass der Betrieb unnötig lange unterbrochen wird.
• Mehr Transparenz über die Lagerleistung: Verantwortliche möchten Durchlaufzeiten, Bestandsbewegungen und mögliche Schwachstellen gezielt analysieren.
• Besondere Lagerprozesse: Neben dem klassischen E-Commerce-Versand müssen beispielsweise interne Materialbewegungen, Retouren oder die Verwaltung von Betriebsmitteln abgebildet werden.

Vor der Einführung sollten Unternehmen prüfen, ob die gewünschten Funktionen bereits durch Shopify, eine geeignete App oder die bestehende Systemlandschaft abgedeckt werden können. Ein zusätzliches LVS bringt vor allem dann einen Mehrwert, wenn es konkrete Schwachstellen beseitigt und sich ohne unnötige Doppelarbeit in die vorhandenen Abläufe integrieren lässt.

Wie ergänzt COSYS die Shopify Lagerverwaltung?

COSYS bietet eine Lagerverwaltungssoftware, die Shopify um Funktionen für die operative Lagerorganisation ergänzen kann. Über eine passende Schnittstelle lassen sich die Systeme miteinander verbinden, sodass relevante Informationen zwischen Onlineshop und Lagerverwaltung ausgetauscht werden können. COSYS beschreibt hierfür eine eigene Shopify-Anbindung zur Verbindung von Beständen, Produkten und Bestellungen.

Mit der COSYS App erfassen Lagermitarbeiter Warenbewegungen mobil und barcodegestützt. Beim Wareneingang werden Lieferungen aufgenommen, bei der Einlagerung werden Artikel passenden Lagerplätzen zugeordnet und bei Umlagerungen werden Veränderungen direkt dokumentiert. Auch Kommissionierung, Auslagerung und Inventur können digital unterstützt werden. Das erleichtert die Rückverfolgbarkeit von Warenbewegungen und reduziert manuelle Zwischenschritte.

Der COSYS WebDesk ergänzt die mobile Anwendung um eine zentrale Verwaltungs- und Auswertungsoberfläche. Je nach eingesetzten Modulen können Verantwortliche Bestände, Artikel- und Lagerplatzinformationen sowie Prozessdaten einsehen. Dadurch erhalten sie eine bessere Übersicht über die Abläufe im Lager und können Auffälligkeiten gezielter untersuchen.

Zusätzlich bietet Business Intelligence Möglichkeiten, vorhandene Daten systematisch auszuwerten. Beispielsweise lassen sich häufig bewegte Artikel, Durchlaufzeiten und Prozessleistungen analysieren. Solche Kennzahlen helfen dabei, Engpässe zu erkennen, Arbeitsabläufe zu überprüfen und Optimierungsmaßnahmen auf einer belastbaren Datengrundlage zu planen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der möglichen Verbindung von Lagerprozessen und Onlinehandel. Wenn relevante Bestandsänderungen zuverlässig zwischen COSYS und Shopify synchronisiert werden, können die im Shop angezeigten Bestände besser mit den tatsächlichen Lagerbeständen abgestimmt werden. Die konkrete Übertragung und Aktualisierung hängt von der eingerichteten Schnittstelle und der vereinbarten Datenlogik ab.

Vor einer Einführung sollten Unternehmen deshalb gemeinsam mit dem Anbieter klären, welche Daten übertragen werden, welches System die führende Bestandsquelle bildet und wie Bestellungen, Wareneingänge, Retouren und Korrekturen behandelt werden. So wird sichergestellt, dass beide Systeme ihre Aufgaben sinnvoll erfüllen und keine widersprüchlichen Bestandsinformationen entstehen.

Fazit: Shopify gezielt um Lagerfunktionen erweitern

Shopify bietet eine solide Grundlage für die Bestandsverwaltung im E-Commerce. Produkte, Bestände, Bestellabwicklung und mehrere Lagerstandorte lassen sich im Rahmen der verfügbaren Funktionen organisieren. Für viele kleinere Shops ist das zunächst ausreichend.

Mit steigender Komplexität können jedoch zusätzliche Anforderungen an die mobile Datenerfassung, die Lagerplatzverwaltung, die Kommissionierung und die Auswertung von Lagerprozessen entstehen. In solchen Fällen kann ein externes LVS wie COSYS eine sinnvolle Ergänzung sein.

Entscheidend ist, die vorhandenen Funktionen nicht unnötig zu verdoppeln, sondern gezielt dort anzusetzen, wo sich Abläufe verbessern lassen. Eine passende Integration kann dazu beitragen, Lagerbewegungen transparenter zu gestalten, Bestände zuverlässiger zu führen und den Versandprozess effizienter zu organisieren.