Wie lässt sich ein WMS in bestehende Systeme integrieren?

Eine WMS-Integration sorgt dafür, dass relevante Informationen zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Das WMS muss dabei nicht zwangsläufig alle Aufgaben eines ERP-Systems übernehmen. Vielmehr können die Systeme ihre jeweiligen Aufgaben erfüllen und über Schnittstellen miteinander kommunizieren.

Welche Systeme werden mit einem WMS verbunden?

Besonders häufig wird ein WMS mit einem ERP-System verbunden. Das ERP-System enthält beispielsweise Aufträge, Kunden, Lieferanten und kaufmännische Informationen. Das WMS übernimmt dagegen die operative Steuerung der Lagerprozesse.

Darüber hinaus können weitere Systeme angebunden werden. Dazu gehören beispielsweise Online-Shops, Versandplattformen, Produktionssysteme, Transportmanagementsysteme oder automatische Lagertechnik.

Auch Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage, Shopware, Xentral oder Microtech Büro+ können je nach Unternehmensstruktur als Datenquelle oder Zielsystem für eine WMS-Integration dienen.

Welche Systeme tatsächlich angebunden werden müssen, hängt von den vorhandenen Geschäftsprozessen ab. Nicht jede Anwendung benötigt eine direkte Verbindung zum WMS.

Welche Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht?

Bei einer Integration werden Daten in beide Richtungen übertragen. Das ERP-System kann beispielsweise neue Kundenaufträge an das WMS übermitteln. Das WMS übernimmt anschließend die operative Bearbeitung im Lager.

Typische Daten, die vom übergeordneten System an das WMS übertragen werden, sind:

• Artikelstammdaten
• Kunden- und Lieferantendaten
• Bestellungen
• Kundenaufträge
• Liefertermine
• Mengen und Artikelinformationen
• Lager- oder Standortinformationen

Nach der Bearbeitung im Lager werden wiederum Informationen an das übergeordnete System zurückgegeben. Dazu können beispielsweise Kommissionierstatus, tatsächlich gebuchte Mengen, Wareneingänge oder abgeschlossene Auslagerungen gehören.

Dadurch bleiben die beteiligten Systeme auf einem möglichst aktuellen Informationsstand.

Welche Schnittstellen gibt es?

Für die Verbindung zwischen einem WMS und anderen Systemen stehen verschiedene technische Möglichkeiten zur Verfügung. Welche Schnittstelle verwendet wird, hängt unter anderem von den vorhandenen Systemen und den Anforderungen des Unternehmens ab.

Eine häufig eingesetzte Möglichkeit sind REST-APIs. Über eine API können Systeme strukturierte Daten miteinander austauschen. Eine Anwendung kann beispielsweise eine Anfrage an das WMS senden und Informationen zu einem Auftrag oder Bestand abrufen.

Auch klassische Webservices oder andere standardisierte Schnittstellen können eingesetzt werden. In einigen Unternehmen erfolgt der Datenaustausch außerdem über Dateien wie CSV oder XML. Dabei werden Daten beispielsweise regelmäßig exportiert, vom WMS eingelesen und anschließend verarbeitet.

Welche Variante sinnvoll ist, sollte individuell geprüft werden. Bei einem Echtzeit-Datenaustausch sind APIs häufig interessant, während bei einfachen und weniger zeitkritischen Prozessen auch dateibasierte Schnittstellen ausreichen können.

Echtzeit oder zeitgesteuerter Datenaustausch?

Bei der Integration stellt sich auch die Frage, wie schnell Informationen zwischen den Systemen übertragen werden müssen.

Bei einem Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Austausch werden Informationen direkt nach einer Änderung übertragen. Wird beispielsweise ein Auftrag im ERP-System angelegt, kann dieser unmittelbar an das WMS übermittelt werden.

Bei einem zeitgesteuerten Austausch werden Daten dagegen in bestimmten Intervallen übertragen. Das kann beispielsweise alle fünf Minuten, stündlich oder einmal täglich erfolgen.

Welche Variante benötigt wird, hängt vom Prozess ab. Für zeitkritische Lagerprozesse kann ein schneller Datenaustausch wichtig sein. Bei weniger zeitkritischen Stammdaten kann eine regelmäßige Übertragung ausreichend sein.

Middleware als Vermittler

Bei komplexeren IT-Landschaften kann eine Middleware zwischen WMS und den anderen Systemen eingesetzt werden. Sie fungiert als Vermittler und übernimmt beispielsweise die Aufbereitung, Umwandlung und Weiterleitung von Daten.

Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn mehrere Systeme miteinander kommunizieren müssen. Statt für jedes System eine individuelle Verbindung zu allen anderen Anwendungen zu entwickeln, kann eine zentrale Integrationsplattform die Kommunikation koordinieren.

Eine Middleware kann außerdem Datenformate anpassen. Wenn beispielsweise ein ERP-System ein anderes Datenformat verwendet als das WMS, kann die Middleware die Informationen entsprechend umwandeln.

Stammdaten als Grundlage

Eine funktionierende WMS-Integration setzt saubere Stammdaten voraus. Dazu gehören insbesondere Artikelnummern, Bezeichnungen, Einheiten, Barcodes, Abmessungen und Gewichte.

Auch Lagerplätze müssen eindeutig definiert sein. Werden unterschiedliche Artikelnummern oder Bezeichnungen in den Systemen verwendet, kann es zu Zuordnungsproblemen kommen.

Deshalb sollte vor der Integration geprüft werden, welches System für welche Stammdaten führend ist. Beispielsweise kann das ERP-System die Artikelstammdaten verwalten, während das WMS für Lagerplätze und operative Bestandsbewegungen verantwortlich ist.

Eine klare Aufgabenverteilung verhindert widersprüchliche Daten und erleichtert die spätere Pflege.

Wie läuft eine WMS-Integration ab?

Eine WMS-Integration sollte strukturiert geplant werden. Zunächst werden die bestehenden Systeme und Prozesse analysiert. Dabei wird festgelegt, welche Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen.

Anschließend werden die Schnittstellen definiert. Für jeden Datentyp wird festgelegt, welches System die Informationen liefert, welches System sie empfängt und in welchem Format die Übertragung erfolgt.

Danach folgt die technische Umsetzung. Schnittstellen werden eingerichtet, Datenfelder zugeordnet und Übertragungsprozesse programmiert oder konfiguriert.

Vor dem produktiven Einsatz sollte die Integration ausführlich getestet werden. Dabei sollten nicht nur normale Prozesse, sondern auch Fehlerfälle berücksichtigt werden. Was passiert beispielsweise, wenn ein Auftrag nicht übertragen werden kann oder ein Artikel im WMS nicht bekannt ist?

Erst nach erfolgreichen Tests sollte das System vollständig in den laufenden Betrieb übernommen werden.

Was passiert bei Fehlern?

Ein wichtiger Bestandteil einer WMS-Integration ist das Fehlerhandling. Daten können beispielsweise aufgrund eines Netzwerkproblems, falscher Stammdaten oder ungültiger Informationen nicht übertragen werden.

Das System sollte solche Fehler erkennen und nachvollziehbar dokumentieren. Idealerweise erhält der zuständige Mitarbeiter eine Meldung und kann die Ursache gezielt beheben.

Auch Protokollierungen und Statusinformationen sind hilfreich. So lässt sich nachvollziehen, wann ein Auftrag übertragen wurde und ob die Verarbeitung erfolgreich war.

Vorteile einer integrierten Systemlandschaft

Eine erfolgreiche Integration reduziert manuelle Dateneingaben und verhindert, dass Informationen mehrfach in unterschiedlichen Systemen erfasst werden müssen. Dadurch können Übertragungsfehler reduziert und Prozesse beschleunigt werden.

Gleichzeitig entsteht ein durchgängiger Informationsfluss. Ein Auftrag kann beispielsweise vom ERP-System an das WMS übertragen, dort kommissioniert und anschließend mit seinem aktuellen Status zurückgemeldet werden.

Das schafft mehr Transparenz und erleichtert die Steuerung der Lagerprozesse. Auch Bestände können aktueller dargestellt werden, wenn Lagerbewegungen direkt digital erfasst und an die übergeordneten Systeme übermittelt werden.

WMS-Integration mit COSYS

Auch die COSYS Lagerverwaltung beziehungsweise das COSYS WMS lässt sich über Schnittstellen in bestehende IT-Landschaften integrieren. Je nach Anforderung können beispielsweise ERP-Systeme, Shopsysteme oder andere Unternehmensanwendungen angebunden werden. Über die COSYS API sowie weitere Import- und Exportmöglichkeiten können relevante Stamm- und Bewegungsdaten zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Dabei kann COSYS die Lagerprozesse digital abbilden, während das übergeordnete ERP-System beispielsweise kaufmännische Prozesse, Aufträge oder Stammdaten verwaltet. Durch die Integration entsteht ein durchgängiger Datenfluss zwischen Lager und angrenzenden Unternehmensprozessen. Welche Schnittstelle und welcher Datenaustausch sinnvoll sind, hängt dabei von der vorhandenen Systemlandschaft und den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab.