Wie sicher ist ein Cloud WMS?

Grundsätzlich kann ein Cloud WMS ein hohes Sicherheitsniveau erreichen. Entscheidend ist jedoch nicht allein, dass eine Software in der Cloud betrieben wird. Vielmehr kommt es auf die technische Infrastruktur, Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Datensicherung, Updates und den Umgang mit Sicherheitsvorfällen an. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung eines Cloud WMS genau prüfen, welche Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter einsetzt.

Wo werden die Daten eines Cloud WMS gespeichert?

Bei einem Cloud WMS werden Daten in der Regel in professionell betriebenen Rechenzentren gespeichert. Dazu gehören beispielsweise Informationen zu Artikeln, Lagerbeständen, Lagerplätzen, Aufträgen und Benutzern.

Professionelle Rechenzentren verfügen über umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen. Dazu können unter anderem Zutrittskontrollen, Überwachungssysteme, redundante Hardware und Systeme zur Absicherung der Netzwerkinfrastruktur gehören.

Für Unternehmen bedeutet das, dass die Sicherheit nicht mehr ausschließlich von der eigenen IT-Abteilung und dem eigenen Serverraum abhängt. Stattdessen übernimmt der Cloud-Anbieter einen großen Teil des technischen Betriebs.

Wichtig ist allerdings, genau zu prüfen, wo die Daten gespeichert werden und welche Rechenzentren beziehungsweise Hosting-Partner eingesetzt werden. Gerade bei geschäftskritischen Daten können Standort, Datenschutz und vertragliche Regelungen eine wichtige Rolle spielen.

Verschlüsselung schützt sensible Lagerdaten

Eine wichtige Sicherheitsmaßnahme bei Cloud-Anwendungen ist die Verschlüsselung. Daten sollten sowohl bei der Übertragung zwischen Endgerät und Cloud als auch bei der Speicherung angemessen geschützt werden.

Bei der Kommunikation zwischen einem Smartphone, MDE-Gerät oder PC und dem Cloud WMS kommen beispielsweise verschlüsselte Verbindungen zum Einsatz. Dadurch wird verhindert, dass Daten während der Übertragung einfach mitgelesen werden können.

Auch gespeicherte Daten können verschlüsselt werden. Welche Verschlüsselungsverfahren eingesetzt werden und wie Schlüssel verwaltet werden, sollte Bestandteil der Sicherheitsprüfung eines Unternehmens sein.

Benutzerrechte im Cloud WMS

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Funktionen und Daten eines WMS. Deshalb spielen Rollen und Berechtigungen eine wichtige Rolle.

Ein Mitarbeiter im Lager benötigt beispielsweise hauptsächlich Zugriff auf Funktionen wie Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung oder Kommissionierung. Ein Lagerleiter kann dagegen zusätzliche Rechte für Bestandskorrekturen oder Auswertungen benötigen.

Administratoren haben wiederum Zugriff auf weitere Systemeinstellungen und Benutzerverwaltung.

Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept kann ein Unternehmen festlegen, welcher Benutzer welche Aktionen durchführen darf. Dadurch lassen sich unnötige Zugriffe reduzieren.

Sichere Anmeldung

Auch die Anmeldung am Cloud WMS ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit. Benutzer sollten sich nicht ausschließlich mit einem einfachen Passwort anmelden müssen.

Je nach Lösung können zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) eingesetzt werden. Dabei wird neben dem Passwort ein weiterer Faktor benötigt, beispielsweise eine Authenticator-App oder ein Sicherheitscode.

Zusätzlich sollten Unternehmen Regeln für sichere Passwörter, Benutzerkonten und die Deaktivierung nicht mehr benötigter Zugänge definieren.

Besonders wichtig ist dies bei Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen. Deren Benutzerkonto sollte zeitnah deaktiviert werden, damit kein ehemaliger Mitarbeiter weiterhin auf das System zugreifen kann.

Automatische Updates als Sicherheitsvorteil

Ein weiterer Aspekt eines Cloud WMS sind Softwareupdates. Bei einer Cloud-Lösung wird die Anwendung zentral vom Anbieter betrieben und aktualisiert.

Dadurch können Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen zentral bereitgestellt werden. Unternehmen müssen sich nicht selbst um die Installation auf einem eigenen Server kümmern.

Das kann die Aktualisierung vereinfachen. Gleichzeitig sollten Unternehmen darauf achten, wie der Anbieter Updates testet, ankündigt und einspielt. Bei geschäftskritischen Systemen sind stabile Update-Prozesse und klare Verantwortlichkeiten besonders wichtig.

Backups und Wiederherstellung

Ein Cloud WMS sollte über ein durchdachtes Backup- und Wiederherstellungskonzept verfügen. Backups dienen dazu, Daten nach einem technischen Defekt, einer Fehlkonfiguration oder einem anderen Vorfall wiederherstellen zu können.

Dabei reicht es nicht aus, lediglich Sicherungskopien anzulegen. Entscheidend ist auch, wie häufig Backups erstellt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und ob eine Wiederherstellung regelmäßig getestet wird.

Unternehmen sollten deshalb beispielsweise nachfragen:

• Wie häufig werden Backups erstellt?
• Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
• Wo werden Backups gespeichert?
• Sind Backups gegen Manipulation geschützt?
• Wie schnell können Daten wiederhergestellt werden?
• Wird die Wiederherstellung regelmäßig getestet?

Gerade für ein WMS ist die Verfügbarkeit der Daten wichtig, da ein Ausfall schnell Auswirkungen auf Wareneingang, Kommissionierung, Versand und Bestandsführung haben kann.

Was passiert bei einem Ausfall der Internetverbindung?

Ein Cloud WMS benötigt grundsätzlich eine Verbindung zur Cloud-Infrastruktur. Deshalb sollte auch das Thema Verfügbarkeit betrachtet werden.

Fällt beispielsweise die Internetverbindung im Lager aus, kann dies den Zugriff auf zentrale Funktionen beeinträchtigen. Je nach System können jedoch Offline-Funktionen vorhanden sein. Mobile Geräte können bestimmte Arbeitsvorgänge lokal zwischenspeichern und später synchronisieren.

Ob und in welchem Umfang ein Offlinebetrieb möglich ist, hängt von der jeweiligen WMS-Lösung ab. Unternehmen mit besonders kritischen Lagerprozessen sollten diesen Punkt bereits vor der Einführung prüfen.

Cloud WMS und Datenschutz

Neben der technischen IT-Sicherheit spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Ein WMS kann personenbezogene Daten verarbeiten, beispielsweise Benutzerkonten oder Informationen zu Mitarbeitern.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Daten verarbeitet werden, wo diese gespeichert werden und welche Dienstleister Zugriff darauf haben. Auch Auftragsverarbeitungsverträge und weitere datenschutzrechtliche Vereinbarungen können relevant sein.

Bei der Auswahl eines Cloud WMS sollten Unternehmen daher nicht nur die Funktionen der Software vergleichen, sondern auch die Datenschutz- und Sicherheitskonzepte des Anbieters betrachten.

Ist ein Cloud WMS sicherer als ein On-Premise-WMS?

Ein pauschaler Vergleich ist nicht möglich. Bei einer On-Premise-Lösung liegt die Verantwortung für Server, Updates, Backups, Zugriffsrechte und viele Sicherheitsmaßnahmen stärker beim Unternehmen selbst.

Bei einem Cloud WMS übernimmt der Anbieter einen größeren Teil dieser Aufgaben. Das kann beispielsweise die Wartung der Serverinfrastruktur, Updates und bestimmte Backup-Prozesse umfassen.

Entscheidend ist deshalb nicht allein die Betriebsform. Ein schlecht abgesichertes On-Premise-System kann Sicherheitsrisiken aufweisen, während ein professionell betriebenes Cloud WMS umfangreiche Schutzmaßnahmen einsetzen kann. Umgekehrt sollte auch bei einer Cloud-Lösung geprüft werden, welche Sicherheitsstandards der Anbieter tatsächlich erfüllt.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Vor der Einführung eines Cloud WMS lohnt sich eine Prüfung des Sicherheitskonzepts. Wichtige Fragen sind unter anderem:

• In welchem Rechenzentrum werden die Daten gespeichert?
• Welche Verschlüsselung wird eingesetzt?
• Wie werden Benutzer und Zugriffsrechte verwaltet?
• Ist eine Mehr-Faktor-Authentifizierung möglich?
• Wie werden Backups erstellt und getestet?
• Wie werden Sicherheitsupdates eingespielt?
• Welche Verfügbarkeitsgarantien gibt es?
• Welche Datenschutzvereinbarungen bestehen?
• Wie wird auf Sicherheitsvorfälle reagiert?
• Welche Schnittstellen bestehen zu ERP und anderen Systemen?

Auch Zertifizierungen und Nachweise des Cloud-Anbieters können bei der Bewertung helfen. Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass die jeweiligen Zertifikate tatsächlich zum angebotenen Dienst und zur verwendeten Infrastruktur passen.

Lagerverwaltung nutzen in der COSYS Cloud

Die COSYS Lagerverwaltung kann als Cloud-Lösung betrieben werden und ermöglicht Unternehmen, Lagerprozesse zentral digital zu verwalten. Mobile Endgeräte greifen dabei auf die benötigten Lager- und Auftragsdaten zu, während Verwaltung und Auswertungen über den COSYS WebDesk erfolgen.

Für Unternehmen, die keine eigene Serverinfrastruktur betreiben möchten, kann die COSYS Cloud eine Alternative zum eigenen On-Premise-Betrieb darstellen. Dabei übernimmt COSYS zentrale Aufgaben rund um den technischen Betrieb der Cloud-Umgebung. Unternehmen sollten wie bei jeder Cloud-Lösung die konkreten Sicherheits-, Datenschutz- und Backup-Anforderungen im Rahmen der Einführung mit dem Anbieter abstimmen.

Letztlich ist ein Cloud WMS kein grundsätzlich unsicheres oder grundsätzlich sicheres System. Die Sicherheit hängt vom konkreten Anbieter, der technischen Umsetzung und den organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen ab. Wer vor der Einführung Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Backups, Datenschutz und Verfügbarkeit sorgfältig prüft, schafft eine wichtige Grundlage für einen sicheren Cloud-Betrieb.