Wie verbindet man einen Online-Shop mit einem WMS?

Eine solche Anbindung schafft eine durchgängige Verbindung zwischen Verkauf und Lager. Kunden sehen aktuelle Bestände, Mitarbeiter erhalten digitale Aufträge für die Kommissionierung und Versandinformationen können nach dem Packen automatisch an den Online-Shop zurückgemeldet werden. Doch wie funktioniert die Verbindung und welche Punkte sollten Unternehmen bei der Umsetzung beachten?

Welche Daten werden zwischen Online-Shop und WMS ausgetauscht?

Die Verbindung zwischen Online-Shop und WMS basiert auf einem regelmäßigen Datenaustausch. Welche Daten übertragen werden, hängt von den Anforderungen des Unternehmens und den eingesetzten Systemen ab. Besonders wichtig sind jedoch Artikel-, Bestell-, Bestands- und Versanddaten.

Der Online-Shop übergibt beispielsweise neue Bestellungen an das WMS. Dazu gehören Informationen wie Bestellnummer, Artikel, Mengen, Lieferadresse und gewünschte Versandart. Das WMS verarbeitet diese Informationen und erzeugt daraus Lageraufträge für die Mitarbeiter.

In die andere Richtung werden vor allem Bestands- und Statusinformationen übertragen. Wird ein Artikel im Lager kommissioniert oder versendet, kann das WMS den aktuellen Status an den Online-Shop zurückgeben. Auch Bestandsänderungen können automatisch synchronisiert werden.

Dadurch erhalten Shop und Lager eine gemeinsame Datengrundlage, ohne dass Mitarbeiter Bestellungen oder Bestände manuell aus mehreren Systemen übertragen müssen.

Welche Schnittstellen eignen sich für die Anbindung?

Für die Verbindung eines Online-Shops mit einem WMS stehen verschiedene technische Möglichkeiten zur Verfügung. Häufig kommen APIs, Webservices oder standardisierte Schnittstellen zum Einsatz. Bei einer API können die beteiligten Systeme Daten direkt miteinander austauschen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Daten über Dateien wie CSV oder XML zu übertragen. Diese Variante kann beispielsweise bei kleineren Shops oder bestehenden Systemlandschaften sinnvoll sein, wenn keine direkte API verfügbar ist. Allerdings erfolgt der Austausch dabei häufig weniger dynamisch.

Bei modernen E-Commerce-Prozessen ist eine möglichst automatisierte und zeitnahe Kommunikation sinnvoll. So können Bestellungen direkt nach dem Eingang an das WMS übertragen und neue Lagerbestände ohne unnötige Verzögerung an den Online-Shop zurückgemeldet werden.

Welche Schnittstelle geeignet ist, hängt unter anderem vom Shop-System, dem WMS, dem ERP-System und den gewünschten Prozessen ab.

Wie läuft eine Bestellung vom Online-Shop ins Lager?

Nach dem Eingang einer Bestellung im Online-Shop wird diese zunächst an das WMS übertragen. Dort wird geprüft, welche Artikel und Mengen benötigt werden und ob die Ware verfügbar ist.

Anschließend kann das WMS einen Kommissionierauftrag erzeugen. Der Lagerarbeiter erhält den Auftrag beispielsweise auf einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE) oder Smartphone. Durch das Scannen von Artikeln und Lagerplätzen wird sichergestellt, dass die richtigen Produkte entnommen werden.

Nach der Kommissionierung kann die Ware an eine Packstation übergeben werden. Dort erfolgt beispielsweise eine weitere Kontrolle der Artikel und Mengen. Anschließend werden Versandlabel und weitere benötigte Dokumente erzeugt.

Nach dem Versand kann das WMS den Versandstatus und gegebenenfalls die Sendungsnummer an den Online-Shop zurückmelden. Der Kunde erhält dadurch automatisch Informationen über den Versand seiner Bestellung.

Warum ist die Bestandsynchronisation besonders wichtig?

Für Online-Händler ist ein aktueller Lagerbestand entscheidend. Wird im Shop ein Artikel als verfügbar angezeigt, obwohl er im Lager bereits ausverkauft ist, kann es zu Überverkäufen und Lieferproblemen kommen.

Durch die Verbindung mit einem WMS können Lagerbewegungen digital erfasst und an den Online-Shop übertragen werden. Wird beispielsweise ein Artikel kommissioniert, ausgebucht oder durch eine Retoure wieder eingelagert, kann sich der verfügbare Bestand entsprechend verändern.

Dabei sollte allerdings genau definiert werden, welcher Bestand an den Online-Shop übermittelt wird. Neben dem physischen Bestand können beispielsweise reservierte Mengen, Sicherheitsbestände oder bereits verplante Artikel berücksichtigt werden.

Eine saubere Bestandslogik verhindert, dass der Online-Shop falsche Verfügbarkeiten anzeigt.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

In vielen Unternehmen ist der Online-Shop nicht direkt mit dem WMS verbunden. Stattdessen bildet ein ERP-System die zentrale Schnittstelle zwischen den verschiedenen Systemen.

Der Online-Shop übermittelt Bestellungen an das ERP. Dieses kann die Aufträge anschließend an das WMS weitergeben. Umgekehrt werden Lagerbestände und Versandinformationen vom WMS an das ERP zurückgegeben und anschließend wieder mit dem Online-Shop synchronisiert.

Je nach Systemlandschaft kann aber auch eine direkte Verbindung zwischen Shop und WMS sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass eindeutig festgelegt wird, welches System für welche Daten führend ist.

Gerade bei komplexeren E-Commerce-Prozessen sollte deshalb bereits vor der technischen Umsetzung definiert werden, wie Bestellungen, Artikelstammdaten, Bestände, Retouren und Versandinformationen zwischen den Systemen fließen.

Was muss bei der Integration beachtet werden?

Eine erfolgreiche Anbindung beginnt nicht mit der Schnittstelle, sondern mit der Analyse der bestehenden Prozesse. Unternehmen sollten zunächst festlegen, welche Daten benötigt werden und wann diese übertragen werden müssen.

Besonders wichtig sind die Artikelnummern und eindeutigen Zuordnungen zwischen Shop, ERP und WMS. Stimmen Artikelnummern, Varianten oder Mengeneinheiten nicht überein, können bei der Auftragsübertragung Fehler entstehen.

Auch Sonderfälle sollten berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise Teil-Lieferungen, Stornierungen, Nachlieferungen, Retouren oder nicht verfügbare Artikel.

Darüber hinaus sollte die Schnittstelle überwacht werden. Werden Bestellungen nicht übertragen oder Daten fehlerhaft verarbeitet, muss schnell erkennbar sein, wo das Problem liegt. Protokolle und Fehlermeldungen erleichtern die Fehleranalyse und verhindern, dass Aufträge unbemerkt im System hängen bleiben.

Online-Shop und WMS für effiziente E-Commerce-Prozesse

Die Verbindung eines Online-Shops mit einem WMS schafft eine durchgängige digitale Prozesskette vom Bestelleingang bis zum Versand. Bestellungen gelangen automatisch ins Lager, Mitarbeiter erhalten strukturierte Kommissionieraufträge und Bestände können laufend aktualisiert werden.

Besonders bei einer steigenden Anzahl an Bestellungen lohnt sich die Automatisierung. Manuelle Übertragungen zwischen Shop, ERP und Lager entfallen und Mitarbeiter können sich stärker auf die tatsächliche Warenbearbeitung konzentrieren.

COSYS Lagerverwaltung für die Anbindung an Online-Shops

Die COSYS Lagerverwaltung unterstützt die digitale Abbildung von Lagerprozessen und kann über Schnittstellen in bestehende Systemlandschaften integriert werden. Bestellungen aus Online-Shop oder ERP können in Lagerprozesse wie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Packen und Versand überführt werden. Mobile Geräte ermöglichen dabei die Barcode-Erfassung von Artikeln und Lagerplätzen. Über den COSYS WebDesk lassen sich Stammdaten, Bestände, Prozessdaten und Auswertungen zentral verwalten und analysieren. Je nach Systemumgebung sind auch Anbindungen an ERP- und Shop-Systeme möglich.

Fazit

Ein Online-Shop lässt sich über verschiedene Schnittstellentechnologien mit einem WMS verbinden. Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Übertragung, sondern ein sauber definierter Datenfluss zwischen Shop, ERP und Lagerverwaltung.

Wer Bestellungen, Bestände und Versandinformationen automatisiert synchronisiert, reduziert manuelle Arbeit und schafft mehr Transparenz über die gesamte Auftragsabwicklung. Besonders im E-Commerce bildet die Verbindung von Online-Shop und WMS deshalb eine wichtige Grundlage für schnelle, fehlerarme und skalierbare Lagerprozesse.