Wie verhindert man Überverkäufe?

Was sind Überverkäufe?

Von einem Überverkauf spricht man, wenn ein Unternehmen einen Artikel verkauft, obwohl dieser physisch nicht mehr oder nicht mehr in ausreichender Menge verfügbar ist. Ein typisches Beispiel: In einem Onlineshop wird ein Artikel mit einem Bestand von fünf Stück angezeigt. Kurz hintereinander gehen jedoch sechs Bestellungen ein. Ohne eine aktuelle und korrekte Bestandsaktualisierung kann der sechste Kunde den Artikel ebenfalls bestellen, obwohl kein Exemplar mehr vorhanden ist.

Besonders problematisch wird dies im Fulfillment, wenn mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig bedient werden. Ein Artikel kann beispielsweise über den eigenen Onlineshop, Amazon, eBay oder weitere Marktplätze verkauft werden. Werden die Bestände nicht schnell genug synchronisiert, können die einzelnen Systeme von unterschiedlichen verfügbaren Mengen ausgehen.

Welche Gründe führen zu Überverkäufen?

Die Ursachen für Überverkäufe sind vielfältig. Häufig liegt das Problem in einer nicht aktuellen oder fehlerhaften Bestandsführung. Wird beispielsweise ein Warenausgang nicht direkt erfasst, zeigt das System weiterhin einen zu hohen Bestand an.

Weitere typische Ursachen sind:

• Verzögerte Bestandsaktualisierung: Verkäufe werden nicht unmittelbar im Lagerbestand berücksichtigt.
• Fehlerhafte Lagerbuchungen: Entnahmen, Einlagerungen oder Umlagerungen werden falsch oder gar nicht erfasst.
• Medienbrüche: Bestände werden beispielsweise zunächst auf Papier dokumentiert und später manuell im System nachgetragen.
• Mehrere Verkaufskanäle: Shop, Marktplätze und ERP-System arbeiten mit unterschiedlichen Beständen.
• Fehlende Reservierung: Bereits bestellte Artikel werden nicht vom verfügbaren Bestand abgezogen.
• Inventurdifferenzen: Der im System angezeigte Bestand stimmt nicht mit dem tatsächlichen Bestand im Lager überein.
• Retouren und Stornos: Rücksendungen oder Stornierungen werden nicht korrekt verarbeitet.
• Verzögerungen im Fulfillment: Zwischen Bestellung, Kommissionierung und tatsächlichem Warenausgang entstehen zeitliche Differenzen.

Gerade bei schnell drehenden Artikeln oder saisonalen Produkten können bereits kleine Abweichungen zu Überverkäufen führen.

Welche Folgen haben Überverkäufe?

Ein Überverkauf ist nicht nur ein logistisches Problem. Er kann sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auswirken. Muss eine Bestellung nachträglich storniert werden, weil der Artikel nicht mehr verfügbar ist, entsteht beim Kunden schnell ein negativer Eindruck.

Zu den möglichen Folgen gehören:

• Stornierungen und Rückerstattungen
• verspätete Lieferungen
• zusätzlicher Aufwand im Kundenservice
• negative Bewertungen
• steigende Retouren- und Versandkosten
• zusätzlicher Beschaffungsaufwand
• Verlust von Kundenvertrauen
• schlechtere Bewertungen auf Marktplätzen
• Mehraufwand für Fulfillment-Mitarbeiter

Für Fulfillment-Dienstleister können Überverkäufe außerdem zu einem erhöhten Abstimmungsaufwand mit ihren Kunden führen. Je mehr Aufträge und Verkaufskanäle verarbeitet werden, desto wichtiger wird deshalb eine automatisierte und zuverlässige Bestandsführung.

Wie lassen sich Überverkäufe verhindern?

Die wichtigste Voraussetzung zur Vermeidung von Überverkäufen ist ein möglichst genauer und aktueller Lagerbestand. Dafür sollten alle relevanten Lagerprozesse digital erfasst werden. Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen, Kommissionierungen, Auslagerungen und Retouren müssen den Bestand möglichst unmittelbar aktualisieren.

Eine Lagerverwaltungssoftware kann dabei eine zentrale Rolle übernehmen. Durch die mobile Erfassung mit MDE-Geräten oder Smartphones werden Warenbewegungen direkt am Lagerplatz dokumentiert. Mitarbeiter können beispielsweise Artikel per Barcode erfassen und dadurch Fehlbuchungen und manuelle Übertragungsfehler reduzieren.

Besonders wichtig ist außerdem die Synchronisierung mit den angeschlossenen Systemen. Eine Lagerverwaltungssoftware sollte sich mit ERP-Systemen, Onlineshops und Marktplätzen verbinden lassen. Wird ein Artikel verkauft oder aus dem Lager entnommen, kann der verfügbare Bestand entsprechend aktualisiert und an die angebundenen Systeme übertragen werden.

Verfügbare Bestände statt physischer Bestände berücksichtigen

Um Überverkäufe zu verhindern, sollte nicht ausschließlich der physisch vorhandene Bestand betrachtet werden. Entscheidend ist der verfügbare Bestand. Bereits für Aufträge reservierte Artikel dürfen beispielsweise nicht erneut als frei verfügbar angeboten werden.

Ein einfaches Beispiel:

Physischer Lagerbestand: 100 Stück
Bereits reserviert: 30 Stück
Verfügbarer Bestand: 70 Stück

Werden im Onlineshop weiterhin 100 Stück als verfügbar angezeigt, besteht die Gefahr, dass mehr Artikel verkauft werden, als tatsächlich für neue Bestellungen zur Verfügung stehen.

Automatisierte Bestandsführung

Je höher das Auftragsvolumen, desto wichtiger ist eine automatisierte Bestandsführung. Eine moderne Lagerverwaltungssoftware kann Bestände in Echtzeit bzw. nahezu in Echtzeit aktualisieren und dadurch dafür sorgen, dass Verkaufssysteme mit möglichst aktuellen Daten arbeiten.

Zusätzlich können Mindestbestände, Meldebestände und Bestandswarnungen eingerichtet werden. Dadurch erkennt das Unternehmen frühzeitig, wenn sich ein Artikel seinem kritischen Bestand nähert. Auch regelmäßige Inventuren und Bestandskontrollen helfen dabei, Differenzen zwischen Systembestand und tatsächlichem Lagerbestand aufzudecken.

Überverkäufe mit der COSYS Bestandsführung verhindern

Die COSYS Bestandsführung unterstützt Unternehmen und Fulfillment-Dienstleister bei der digitalen Erfassung und Verwaltung ihrer Lagerbestände. Lagerbewegungen können mobil per Smartphone oder MDE-Gerät erfasst und direkt im System verarbeitet werden. Dadurch lassen sich Bestände übersichtlich verfolgen und Warenbewegungen nachvollziehbar dokumentieren.

Prozesse wie Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Warenausgang können digital abgebildet werden. Durch die Barcode-Erfassung werden Artikel eindeutig identifiziert und Lagerbuchungen direkt am Ort des Geschehens durchgeführt. Über die Anbindung an ERP-Systeme, Shops oder weitere Systeme können Bestandsinformationen zudem systemübergreifend genutzt werden.

Gerade für die Fulfillment-Branche bietet eine zentrale und aktuelle Bestandsführung einen wichtigen Vorteil: Unternehmen erhalten eine bessere Übersicht darüber, welche Artikel tatsächlich verfügbar, reserviert oder bereits verplant sind. Dadurch lässt sich das Risiko von Überverkäufen reduzieren und gleichzeitig die Grundlage für schnellere und zuverlässigere Auftragsabwicklung schaffen.