WMS Ratgeber: Wie wählt man das richtige WMS aus?

Deshalb sollte die Auswahl nicht allein danach erfolgen, welches WMS die meisten Funktionen bietet. Entscheidend ist vielmehr, ob das System zu den eigenen Lagerprozessen, Unternehmensstrukturen und zukünftigen Anforderungen passt. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Unternehmen bei der Auswahl eines WMS achten sollten.

Eigene Anforderungen analysieren

Bevor verschiedene WMS-Anbieter miteinander verglichen werden, sollten die eigenen Lagerprozesse genau betrachtet werden. Welche Abläufe sollen durch das WMS digital unterstützt werden?

Dazu gehören beispielsweise:

• Wareneingang und Wareneingangskontrolle
• Einlagerung und Lagerplatzverwaltung
• Kommissionierung
• Umlagerungen
• Auslagerung und Warenausgang
• Bestandsführung
• Inventur
• Retouren
• Etikettendruck

Je nach Branche können zusätzliche Anforderungen hinzukommen. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung von Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten. Auch mehrere Lagerstandorte, Außenlager oder unterschiedliche Lagerbereiche sollten bei der Planung berücksichtigt werden.

Eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse hilft dabei, die Anforderungen an das zukünftige WMS möglichst konkret zu formulieren.

Wichtige Funktionen festlegen

Ein modernes WMS kann zahlreiche Lagerprozesse abbilden. Allerdings benötigt nicht jedes Unternehmen sämtliche Funktionen. Daher sollte zwischen zwingend benötigten und optionalen Funktionen unterschieden werden.

Neben den klassischen Lagerprozessen können beispielsweise Barcode-Scanning, mobile Datenerfassung, chaotische Lagerverwaltung, Lademittelverwaltung oder automatische Nachschubprozesse interessant sein.

Auch Auswertungen und Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle. Ein WMS sollte möglichst transparent darstellen können, wie sich Bestände entwickeln, welche Artikel häufig bewegt werden oder an welchen Stellen im Lager Optimierungspotenzial besteht.

Das Ziel sollte nicht sein, möglichst viele Funktionen einzukaufen. Viel wichtiger ist, dass die tatsächlich benötigten Prozesse zuverlässig und einfach unterstützt werden.

Bedienbarkeit und mobile Nutzung

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidendes Kriterium bei der WMS-Auswahl. Gerade im Lager müssen Mitarbeiter Prozesse schnell und möglichst intuitiv durchführen können.

Mobile MDE-Geräte, Handhelds, Tablets oder Smartphones ermöglichen es, Lagerbewegungen direkt am jeweiligen Lagerplatz zu erfassen. Mitarbeiter können beispielsweise einen Artikel scannen, die Menge bestätigen und unmittelbar den nächsten Arbeitsschritt angezeigt bekommen.

Vor der Entscheidung sollte ein WMS deshalb praktisch getestet werden. Eine Demo zeigt schnell, wie intuitiv die Anwendung funktioniert und ob die Software zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.

Integration in ERP und andere Systeme

Ein WMS arbeitet in den meisten Unternehmen nicht unabhängig. Häufig sind bereits ERP-, Warenwirtschafts-, Shop- oder andere Systeme vorhanden. Das WMS sollte deshalb problemlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden können.

Wichtige Daten wie Artikelstammdaten, Aufträge und Bestände sollten möglichst automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Dadurch werden doppelte Dateneingaben vermieden und Fehler reduziert.

Bei der Auswahl sollte deshalb geprüft werden, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob beispielsweise eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung steht.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Ein WMS sollte nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllen. Unternehmen können wachsen, neue Lagerstandorte eröffnen, ihr Sortiment erweitern oder ihre Prozesse verändern.

Deshalb sollte bereits bei der Auswahl geprüft werden, ob das System mit steigenden Auftragszahlen, zusätzlichen Benutzern und weiteren Lagerstandorten umgehen kann.

Eine skalierbare Lösung verhindert, dass nach wenigen Jahren erneut ein WMS eingeführt werden muss. Gleichzeitig sollte das System flexibel genug sein, um neue Funktionen und Prozesse ergänzen zu können.

Cloud oder On-Premises?

Auch die technische Bereitstellung sollte bei der Auswahl berücksichtigt werden. Unternehmen können je nach WMS zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen wählen.

Bei einer Cloud-Lösung wird das System in der Regel durch den Anbieter betrieben. Dadurch müssen Unternehmen weniger eigene Infrastruktur bereitstellen. Bei einer On-Premises-Lösung wird das WMS dagegen auf der eigenen IT-Infrastruktur betrieben.

Welche Variante sinnvoller ist, hängt unter anderem von der IT-Strategie, den Sicherheitsanforderungen und den vorhandenen Ressourcen ab.

Kosten ganzheitlich betrachten

Bei der WMS-Auswahl sollte nicht nur der Kauf- oder Lizenzpreis betrachtet werden. Relevant sind die gesamten Kosten, die während der Nutzung entstehen.

Dazu können Kosten für Implementierung, Schnittstellen, Hardware, Wartung, Updates, Support und Schulungen kommen. Auch der interne Aufwand für Einführung und Administration sollte berücksichtigt werden.

Gleichzeitig sollte dem Aufwand der erwartete Nutzen gegenübergestellt werden. Weniger manuelle Arbeit, eine höhere Bestandsgenauigkeit, schnellere Prozesse und weniger Fehler können langfristig erhebliche Einsparungen ermöglichen.

Anbieter, Support und Referenzen prüfen

Auch der WMS-Anbieter selbst sollte in die Entscheidung einbezogen werden. Ein Warehouse Management System wird häufig über viele Jahre eingesetzt. Ein zuverlässiger Support und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sind daher besonders wichtig.

Unternehmen sollten prüfen, welche Supportleistungen angeboten werden, wie die Einführung begleitet wird und ob Schulungen verfügbar sind.

Hilfreich sind außerdem Referenzen aus der eigenen Branche oder mit vergleichbaren Lagerstrukturen. Sie zeigen, wie das System in der Praxis eingesetzt wird und welche Erfahrungen andere Unternehmen mit der Lösung gemacht haben.

Fazit: Das passende WMS muss zum Unternehmen passen

Das richtige Warehouse Management System sollte nicht allein anhand des Funktionsumfangs oder des Preises ausgewählt werden. Entscheidend ist, wie gut das WMS die eigenen Prozesse unterstützt und wie einfach es sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.

Unternehmen sollten deshalb zunächst ihre Anforderungen definieren, anschließend verschiedene Anbieter vergleichen und die Lösungen möglichst mit eigenen Praxisbeispielen testen. Bedienbarkeit, Schnittstellen, Skalierbarkeit, Support und langfristige Kosten gehören ebenfalls zu den wichtigsten Entscheidungskriterien.