Wie werden Lagerleistungen automatisch erfasst und abgerechnet?

In der Praxis erfolgt die Dokumentation solcher Leistungen jedoch häufig manuell. Mitarbeiter führen Listen, pflegen Tabellen oder übertragen Informationen aus verschiedenen Systemen in die Abrechnung. Das kostet Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und erschwert eine vollständige Erfassung aller abrechnungsrelevanten Vorgänge. Gerade bei hohen Warenbewegungen können dadurch Leistungen unberücksichtigt bleiben.

Eine automatische Erfassung und Abrechnung schafft hier Abhilfe. Digitale Systeme dokumentieren Lagerprozesse, ordnen die erbrachten Leistungen den jeweiligen Kunden zu und stellen die notwendigen Daten für die Abrechnung bereit. Dadurch erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Tätigkeiten, können Kosten transparenter kalkulieren und ihre Abrechnungsprozesse effizienter gestalten.

Was sind Lagerleistungen und welche Tätigkeiten lassen sich abrechnen?

Als Lagerleistungen werden sämtliche Tätigkeiten bezeichnet, die im Rahmen der Lagerung, Verwaltung und Bewegung von Waren erbracht werden. Welche davon tatsächlich berechnet werden, hängt vom Geschäftsmodell, den vertraglichen Vereinbarungen und dem jeweiligen Abrechnungsmodell ab.

Zu den typischen abrechnungsfähigen Leistungen gehören:

• Wareneingang: Die Annahme, Prüfung und Erfassung angelieferter Waren kann nach Anzahl der Lieferungen, Paletten, Kartons oder Positionen berechnet werden.
• Einlagerung: Für das Einbringen von Waren in vorgesehene Lagerplätze können Gebühren pro Palette, Artikel oder Bewegung anfallen.
• Lagerhaltung: Die Nutzung von Lagerkapazitäten lässt sich beispielsweise anhand belegter Palettenstellplätze, genutzter Lagerfläche oder eingelagerter Mengen abrechnen.
• Kommissionierung: Die Zusammenstellung von Kundenaufträgen kann anhand der Auftragszahl, der Positionen oder der entnommenen Artikel berechnet werden.
• Verpackung und Versandvorbereitung: Zusatzleistungen wie das Verpacken, Etikettieren, Sortieren oder Konfektionieren von Waren können gesondert in Rechnung gestellt werden.
• Warenausgang und Versand: Die Bereitstellung, Kontrolle und Übergabe von Waren an Versanddienstleister kann ebenfalls Bestandteil der Abrechnung sein.
• Sonderleistungen: Dazu zählen beispielsweise Inventuren, Umpackarbeiten, Retourenbearbeitung oder individuelle Kundenanforderungen.

Eine besondere Herausforderung besteht darin, sämtliche Leistungen vollständig und eindeutig zu dokumentieren. Nicht jede Tätigkeit wird nach derselben Einheit abgerechnet. Während bei der Lagerhaltung häufig Zeiträume oder belegte Stellplätze entscheidend sind, können bei der Kommissionierung einzelne Positionen oder Aufträge die Berechnungsgrundlage bilden. Eine digitale Erfassung hilft dabei, diese unterschiedlichen Abrechnungsregeln zuverlässig abzubilden.

Wie funktioniert die automatische Erfassung von Lagerleistungen?

Die Grundlage für eine automatisierte Abrechnung ist die digitale Dokumentation der Lagerprozesse. Moderne Lagerverwaltungssysteme, auch Warehouse-Management-Systeme (WMS) genannt, erfassen Warenbewegungen und Prozessschritte direkt bei ihrer Ausführung.

Typischer Ablauf der digitalen Leistungserfassung

1. Lagerprozess ausführen
   Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung oder Versand
2. Leistung digital erfassen
   Scans, Mengen, Zeitpunkte, Artikel und Kunden werden dokumentiert
3. Abrechnungsregeln anwenden
   Das System ordnet die Leistung einem Kunden und einer Abrechnungseinheit zu
4. Abrechnungsdaten bereitstellen
   Leistungsübersichten, Abrechnungsbelege und Daten für die Rechnungsstellung

Die Erfassung erfolgt beispielsweise über mobile Datenerfassungsgeräte (MDE), Smartphones oder stationäre Scanner. Mitarbeiter scannen Barcodes auf Artikeln, Lagerplätzen, Paletten oder Versandetiketten. Das System verknüpft die erfassten Daten mit dem jeweiligen Auftrag und dokumentiert den ausgeführten Prozess.

Wird beispielsweise eine Palette für einen bestimmten Kunden eingelagert, kann das Lagerverwaltungssystem den Vorgang einschließlich Zeitpunkt, Menge, Lagerplatz und Kundenbezug speichern. Ist für diese Leistung ein Abrechnungssatz hinterlegt, kann der Vorgang als abrechnungsrelevante Position vorgemerkt werden.

Je nach technischer Ausstattung lassen sich weitere Informationen automatisiert übernehmen. Dazu gehören beispielsweise Daten aus ERP-Systemen, Waagen, Fördertechnik oder anderen angeschlossenen Anwendungen. Wichtig ist, dass die erfassten Daten vollständig sind und sich eindeutig einem Kunden sowie einer vereinbarten Leistung zuordnen lassen.

Wie werden die erfassten Lagerleistungen automatisch abgerechnet?

Nach der Erfassung müssen die dokumentierten Tätigkeiten in abrechnungsfähige Positionen umgewandelt werden. Dafür werden im System die entsprechenden Abrechnungsregeln und Preise hinterlegt. Diese können je nach Kunde und Leistungsart unterschiedlich ausfallen.

Ein Kunde zahlt beispielsweise einen vereinbarten Betrag für jede eingehende Palette, einen weiteren Satz pro kommissionierter Auftragsposition und eine monatliche Gebühr für jeden belegten Palettenstellplatz. Die Software wertet die dokumentierten Vorgänge aus und berechnet die daraus entstehenden Kosten anhand der hinterlegten Konditionen.

Bei der Lagerhaltung muss zusätzlich der relevante Zeitraum berücksichtigt werden. Hierfür kann das System beispielsweise dokumentieren, wann eine Palette eingelagert und wann sie wieder ausgelagert wurde. Daraus lässt sich die belegte Lagerdauer ableiten, sofern das vereinbarte Abrechnungsmodell auf einer zeitabhängigen Nutzung basiert.

Auch kundenspezifische Vereinbarungen lassen sich berücksichtigen. Denkbar sind beispielsweise Staffelpreise, Mindestmengen, Pauschalen, Freikontingente oder gesonderte Gebühren für Zusatzleistungen. Entscheidend ist, dass die Abrechnungslogik transparent definiert und korrekt im System hinterlegt wird.

Die ermittelten Beträge können anschließend in einer Leistungsübersicht zusammengefasst werden. Über eine Schnittstelle lassen sich die Daten an ein ERP- oder Fakturierungssystem übertragen, das daraus Rechnungen erstellt. Je nach Software und Integration kann dieser Prozess weitgehend automatisiert erfolgen. Eine abschließende Prüfung vor dem Rechnungsversand ist insbesondere bei Sonderfällen oder ungewöhnlichen Abweichungen sinnvoll.

Welche Vorteile bietet die automatische Abrechnung von Lagerleistungen?

Die Automatisierung bringt sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche Vorteile mit sich. Besonders Unternehmen mit vielen Kunden, unterschiedlichen Leistungsvereinbarungen und einem hohen Warenumschlag profitieren von einer digitalen Abrechnung.

Weniger manueller Aufwand: Mitarbeiter müssen Lagerbewegungen nicht mehr nachträglich aus verschiedenen Listen zusammentragen. Die Informationen stehen bereits digital zur Verfügung und können für die Abrechnung weiterverarbeitet werden.

Höhere Abrechnungsgenauigkeit: Werden Leistungen direkt bei ihrer Ausführung dokumentiert, sinkt das Risiko, abrechnungsrelevante Tätigkeiten zu vergessen. Gleichzeitig lassen sich Mengen, Zeitpunkte und Kundenbezüge nachvollziehen.

Mehr Transparenz für Kunden: Unternehmen können ihre Rechnungen anhand dokumentierter Vorgänge begründen. Bei Rückfragen lässt sich einfacher nachvollziehen, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden.

Bessere Wirtschaftlichkeit: Eine vollständige Leistungserfassung hilft dabei, den tatsächlichen Aufwand pro Kunde zu ermitteln. Unternehmen erkennen, welche Dienstleistungen rentabel sind und bei welchen Kunden die vereinbarten Preise möglicherweise nicht mehr zum Aufwand passen.

Schnellere Rechnungsstellung: Wenn Leistungsdaten ohne zusätzliche manuelle Übertragung bereitstehen, kann die Abrechnung früher erfolgen. Das verbessert interne Abläufe und kann dazu beitragen, den Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung zu verkürzen.

Fundierte Auswertungen: Die erfassten Daten lassen sich für weitere Analysen nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl bearbeiteter Aufträge, die Entwicklung des Lagerbestands, die Häufigkeit von Sonderleistungen oder die Kosten einzelner Prozessschritte.

Welche Rolle spielt ein WMS bei der Leistungserfassung?

Ein Warehouse-Management-System bildet die operativen Lagerprozesse digital ab und stellt damit eine wichtige Grundlage für die automatische Erfassung von Lagerleistungen dar. Es dokumentiert beispielsweise Wareneingänge, Umlagerungen, Kommissionierungen und Warenausgänge. Durch die Verknüpfung mit Kunden, Aufträgen und Lagerbewegungen entstehen strukturierte Daten, die sich für Auswertungen und Abrechnungsprozesse nutzen lassen.

Dabei ist allerdings zwischen der Erfassung von Lagerleistungen und der vollständigen Abrechnung zu unterscheiden. Nicht jedes WMS verfügt über eine integrierte Fakturierung oder eine umfassende Lagergeldabrechnung. Deshalb sollte bei der Auswahl geprüft werden, ob die benötigten Abrechnungsfunktionen bereits enthalten sind oder über Schnittstellen an ein ERP-, Abrechnungs- oder Logistiksystem angebunden werden müssen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Mehrmandantenfähigkeit. Lagern Logistikdienstleister Waren für mehrere Kunden, müssen Bestände und Leistungen eindeutig zugeordnet werden können. Unterschiedliche Konditionen und Abrechnungsmodelle sollten sich getrennt verwalten lassen, damit die Leistungen korrekt erfasst und dem jeweiligen Auftraggeber zugeordnet werden.

Wie unterstützt COSYS bei der digitalen Lagerverwaltung?

Mit der COSYS Lagerverwaltung lassen sich zentrale Lagerprozesse digital erfassen und nachvollziehbar dokumentieren. Über die mobile App werden Warenbewegungen beispielsweise beim Wareneingang, bei der Einlagerung, bei Umlagerungen oder bei der Kommissionierung direkt im Prozess gebucht. Barcodes ermöglichen eine eindeutige Zuordnung von Artikeln und Lagerplätzen. Die erfassten Informationen werden an das zugehörige System übertragen und stehen für die Bestandsverwaltung sowie für Auswertungen im COSYS WebDesk bereit.

Gerade für Unternehmen, die ihre Lagerleistungen gegenüber Kunden transparent dokumentieren möchten, schafft eine solche digitale Grundlage Vorteile. Die erfassten Prozessdaten können &ndash abhängig von der konkreten Systemkonfiguration und den verfügbaren Schnittstellen &ndash an nachgelagerte Abrechnungs- oder ERP-Systeme übergeben werden. So lassen sich manuelle Zwischenschritte reduzieren und die Voraussetzungen für eine automatisierte Leistungsabrechnung schaffen.

Wer die Lösung kennenlernen möchte, kann die COSYS Lagerverwaltung zunächst über eine kostenlose Demo-App im Google Play Store oder Apple App Store ausprobieren. Für den produktiven Einsatz lässt sich die Lösung passend zu den jeweiligen Lagerprozessen und technischen Anforderungen konfigurieren.

Fazit: Lagerleistungen lückenlos erfassen und effizient abrechnen

Die automatische Erfassung und Abrechnung von Lagerleistungen hilft Unternehmen dabei, ihre Dienstleistungen transparent, wirtschaftlich und nachvollziehbar zu verwalten. Werden Wareneingänge, Lagerbewegungen, Kommissionierungen und weitere Tätigkeiten direkt bei ihrer Ausführung digital dokumentiert, stehen wichtige Informationen ohne aufwendige manuelle Nachbearbeitung zur Verfügung.

In Verbindung mit hinterlegten Abrechnungskonditionen und einer passenden Schnittstelle zur Fakturierung können die Daten für eine weitgehend automatisierte Rechnungsstellung genutzt werden. Voraussetzung dafür sind klar definierte Leistungsarten, korrekte Stammdaten und eine passende technische Integration. Ein WMS bildet hierfür eine wichtige Grundlage, während die eigentliche Preisberechnung und Rechnungsstellung je nach Lösung im WMS selbst oder in einem angeschlossenen System erfolgen.

Unternehmen gewinnen dadurch mehr Kontrolle über ihre Lagerprozesse, reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen eine verlässliche Basis für die wirtschaftliche Steuerung ihrer Logistikdienstleistungen.