Wie werden Versandlabels automatisch erstellt und KEP-Dienstleister angebunden?

Durch eine digitale Versandabwicklung lassen sich Versandlabels dagegen automatisch aus den vorhandenen Auftragsdaten erstellen. Gleichzeitig können KEP-Dienstleister wie DHL, DPD, GLS oder UPS direkt an die Versandsoftware angebunden werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Auftragserfassung über die Kommissionierung und Verpackung bis zur Übergabe an den Paketdienstleister.

Was sind KEP-Dienstleister?

KEP steht für Kurier-, Express- und Paketdienste. KEP-Dienstleister übernehmen den Transport von Sendungen vom Versender zum Empfänger. Zu den bekannten Anbietern gehören beispielsweise DHL, DPD, GLS, UPS und weitere nationale oder internationale Paketdienste.

Unternehmen können je nach Versandart, Zielland, Paketgröße, Gewicht oder vereinbarten Konditionen unterschiedliche Dienstleister einsetzen. Ein automatisiertes System kann diese Informationen bei der Versandabwicklung berücksichtigen und den passenden Versanddienst auswählen.

Welche Daten werden für ein Versandlabel benötigt?

Damit ein Versandlabel erstellt werden kann, benötigt das System verschiedene Informationen. Dazu gehören beispielsweise Name und Anschrift des Empfängers, Absenderdaten, Paketgewicht und gegebenenfalls Abmessungen der Sendung.

Auch Angaben zur Versandart können relevant sein. Ein Unternehmen kann beispielsweise zwischen Standardversand, Expressversand oder verschiedenen internationalen Versandoptionen unterscheiden.

Die benötigten Daten liegen häufig bereits im ERP-System, Onlineshop oder Warenwirtschaftssystem vor. Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass diese Informationen an die Versandlösung übermittelt werden können. Der Mitarbeiter muss die Daten dadurch nicht erneut manuell eingeben.

Wie funktioniert die automatische Erstellung eines Versandlabels?

Der Prozess beginnt mit einem Versandauftrag. Sobald die Ware kommissioniert und verpackt wurde, werden die relevanten Versanddaten an das angeschlossene System übergeben.

Die Versandsoftware verarbeitet anschließend die Daten und übermittelt die notwendigen Informationen an den ausgewählten KEP-Dienstleister. Dieser stellt beziehungsweise bestätigt die Versandinformationen und eine eindeutige Sendungsnummer bereit.

Auf Grundlage dieser Daten wird das Versandlabel erstellt. Das Label enthält unter anderem die Empfängerinformationen und einen maschinenlesbaren Barcode. Je nach Versanddienstleister und Versandart können weitere Angaben enthalten sein.

Anschließend kann das Label direkt an einem angeschlossenen Drucker ausgegeben werden. Der Mitarbeiter bringt es auf dem Paket an, sodass die Sendung unmittelbar für den Versand bereitsteht.

Wie wird ein KEP-Dienstleister angebunden?

Die technische Anbindung erfolgt in der Regel über eine Schnittstelle. Dabei können Systeme Daten zwischen dem Unternehmen und dem KEP-Dienstleister austauschen.

Das interne System übermittelt beispielsweise Empfängeradresse, Paketdaten und gewünschte Versandart. Der KEP-Dienstleister verarbeitet diese Informationen und liefert anschließend Daten wie Sendungsnummer und Labelinformationen zurück.

Je nach Anbieter und technischer Infrastruktur können hierfür unterschiedliche Schnittstellentechnologien verwendet werden. Moderne Systeme setzen häufig auf APIs oder Webservices. Dadurch können Versanddaten automatisiert übertragen werden, ohne dass Mitarbeiter die Informationen manuell in ein Portal des Paketdienstleisters eingeben müssen.

Welche Vorteile bietet die automatische Labelerstellung?

Ein wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis. Bei vielen täglichen Sendungen kann die manuelle Eingabe von Adress- und Paketdaten einen erheblichen Arbeitsaufwand verursachen. Werden die Daten automatisch aus bestehenden Aufträgen übernommen, entfällt ein großer Teil dieser Arbeit.

Auch die Fehlerquote kann reduziert werden. Eine manuelle Übertragung von Adressdaten birgt immer das Risiko von Tippfehlern. Werden die bereits vorhandenen Auftragsdaten verwendet, muss der Mitarbeiter die Empfängeradresse nicht erneut eingeben.

Darüber hinaus lässt sich der Versandprozess besser nachvollziehen. Die erzeugte Sendungsnummer kann automatisch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Dadurch lässt sich später feststellen, welche Sendung zu welchem Auftrag gehört und welchen Versandstatus sie besitzt.

Mehrere KEP-Dienstleister über eine Schnittstelle verwalten

Viele Unternehmen arbeiten nicht ausschließlich mit einem Paketdienstleister. Je nach Paketgröße, Zielgebiet oder Versandart kann ein anderer Anbieter verwendet werden.

Eine zentrale Versandlösung kann verschiedene KEP-Dienstleister anbinden. Der Mitarbeiter muss dadurch nicht zwischen unterschiedlichen Portalen wechseln. Stattdessen kann die Auswahl des Versanddienstleisters anhand definierter Regeln erfolgen.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen für Standardpakete einen bestimmten Paketdienst nutzen und für Expresssendungen einen anderen. Auch internationale Sendungen können nach eigenen Kriterien abgewickelt werden.

Dadurch entsteht eine einheitliche Versandabwicklung, obwohl im Hintergrund mehrere Dienstleister beteiligt sind.

Automatische Sendungsnummern und Tracking

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der KEP-Anbindung ist die Übernahme der Sendungsnummer. Sobald ein Versandlabel erstellt wurde, erhält das Paket eine eindeutige Kennung.

Diese Sendungsnummer kann automatisch im Auftrag gespeichert werden. Dadurch ist die Verbindung zwischen Auftrag, Paket und Versanddienstleister jederzeit nachvollziehbar.

Wird zusätzlich eine Tracking-Anbindung verwendet, können Statusinformationen des Paketdienstleisters zurück in das eigene System übertragen werden. So lässt sich beispielsweise erkennen, ob eine Sendung bereits übernommen, zugestellt oder möglicherweise nicht erfolgreich zugestellt wurde.

Für den Kundenservice ist diese Transparenz besonders hilfreich, da Rückfragen zum Versand schneller beantwortet werden können.

Was passiert bei Fehlern?

Auch bei automatisierten Versandprozessen können Fehler auftreten. Beispielsweise kann eine Adresse unvollständig sein, ein Versanddienstleister vorübergehend nicht erreichbar sein oder ein bestimmtes Versandprodukt für das Zielland nicht verfügbar sein.

Eine gute Versandlösung sollte solche Fälle erkennen und dem Mitarbeiter eine entsprechende Meldung anzeigen. Dadurch kann der Fehler korrigiert werden, bevor das Paket das Lager verlässt.

Auch die Zuordnung von Versandlabel und Auftrag sollte eindeutig erfolgen. Ein falsch zugeordnetes Label kann dazu führen, dass ein Paket an den falschen Empfänger versendet wird. Deshalb sollte die Labelerstellung möglichst direkt mit dem jeweiligen Versandauftrag verbunden sein.

Zusammenspiel mit Kommissionierung und Verpackung

Die automatische Labelerstellung kann direkt in den bestehenden Lagerprozess integriert werden. Nach der Kommissionierung werden die Artikel beispielsweise an einer Packstation verpackt.

Dort werden Auftrag und Artikel nochmals geprüft. Anschließend werden Paketdaten erfasst und die Versandinformationen an die Versandlösung übertragen. Das Versandlabel wird automatisch erstellt und ausgedruckt.

Der Mitarbeiter muss das Paket anschließend nur noch mit dem Label versehen und in den vorgesehenen Versandbereich bringen. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess vom Auftrag bis zur versandfertigen Sendung.

COSYS Lagerverwaltung und Versandlabels

Die COSYS Lagerverwaltung kann die Versandabwicklung digital in den Lagerprozess integrieren. Aufträge werden zentral verwaltet und können über mobile Geräte bearbeitet werden. Nach der Kommissionierung und Verpackung können die relevanten Versandinformationen für die weitere Abwicklung bereitgestellt werden.

Über Schnittstellen lässt sich die COSYS Lösung mit bestehenden ERP-, Shop- und Versandlösungen verbinden. Dadurch können Auftrags- und Stammdaten automatisiert ausgetauscht werden. Je nach eingesetzter Versandlösung lassen sich auch KEP-Dienstleister und die Erstellung von Versandlabels in den digitalen Prozess integrieren.

Der COSYS WebDesk bietet zusätzlich eine zentrale Übersicht über Aufträge, Prozessdaten und Lagerbewegungen. So lässt sich die Versandabwicklung besser nachvollziehen und mit den vorgelagerten Lagerprozessen verbinden.

Fazit

Die automatische Erstellung von Versandlabels und die Anbindung von KEP-Dienstleistern ermöglichen einen durchgängigen digitalen Versandprozess. Auftrags- und Empfängerdaten werden aus bestehenden Systemen übernommen, an den passenden Versanddienstleister übertragen und für die Labelerstellung genutzt.

Dadurch können manuelle Eingaben reduziert, Versandprozesse beschleunigt und Fehlerquellen verringert werden. Besonders bei Unternehmen mit einem hohen Paketaufkommen lohnt sich die Automatisierung, da bereits kleine Zeiteinsparungen pro Sendung bei vielen Paketen einen deutlichen Effekt haben können.

In Verbindung mit einer digitalen Lagerverwaltung entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Auftragserfassung über Kommissionierung und Verpackung bis zur Übergabe an den KEP-Dienstleister.