Auftragsbezogene Lademittelverwaltung mit doppelter Kontoführung

Was sind Lademittel - und warum sind sie geschäftskritisch?

Lademittel (auch Ladungsträger/Behälter) wie Paletten, EPAL-Paletten, Gitterboxen oder Container sind das "Transport- und Umlaufvermögen" vieler Lieferketten. Sie sorgen dafür, dass Waren sicher bewegt, gelagert und kommissioniert werden können. Gleichzeitig verursachen sie Kosten (Anschaffung, Reparatur, Tausch, Schwund) und binden Kapital -- vor allem dann, wenn sie unkontrolliert bei Kunden, Speditionen oder in Außenlägern verbleiben. Genau hier setzt eine digitale Lademittelverwaltung an: Bewegungen werden durchgängig erfasst, dokumentiert und rückverfolgbar gemacht (Track & Trace), damit Bestände, Verantwortlichkeiten und Salden jederzeit belastbar sind.

Use Case

In einem stark gewachsenen Unternehmen werden Ladungsträgerströme heute je nach Wareneingang, Versandstelle, Außenlager und Niederlassung mit unterschiedlichen Systemen und abweichenden Prozessvarianten abgewickelt eine durchgängige, zentrale Sicht entsteht dadurch nicht. Paletten- bzw. Ladungsträgerkonten werden dezentral in Excel gemeinsam mit Dienstleistern geführt und monatlich manuell aus verschiedenen Quellen (u. a. ERP-Auswertungen, Zeitfenster-/Anlieferportale, Transportaufträge, E-Mails, Verlade-/Ladelisten) konsolidiert. Der zentrale Beleg hierfür ist ein Transportmittelschein (TRMS), der im Wareneingang häufig noch medienbruchbehaftet entsteht (ausfüllen, drucken, unterschreiben, scannen und wieder hochladen) und zudem nicht durchgängig genutzt wird - insbesondere bei Paketdienstleistern fehlen oft alle notwendigen Daten aus "einem" System, sodass auf E-Mails oder Ladelisten ausgewichen wird. Zusätzlich werden bestimmte Ladungsträgerarten bzw. -bewegungen teilweise gar nicht über TRMS erfasst, was die Datenbasis weiter lückenhaft macht und bei Unstimmigkeiten einen aufwendigen Lieferscheinabgleich erforderlich macht. Bei Anlieferungen aus Außenlägern fehlen teils Lieferschein/Referenznummern, sodass praktisch nur über die HU quittiert wird und relevante Zusatzdaten (z. B. Palettenanzahl, Versender/Empfänger/Spediteur) nicht vollständig in einem Schritt erfasst werden können. Für interne Umlagerungen werden Bedarfe über eine Datei gemeldet, per E-Mail an ein zuständiges Team übergeben und anschließend wiederum in Excel dokumentiert - mit dem Ergebnis, dass keine tagesaktuellen Kontostände vorliegen und der Bestand an Leerpaletten je Bereich systemseitig nicht zuverlässig ermittelbar ist.

COSYS Lademittelverwaltung: Features und wie sie die Herausforderungen löst

Die COSYS Lademittelverwaltung digitalisiert die Erfassung und Dokumentation von Lademittelbewegungen (z. B. Paletten, EPAL, Gitterboxen, Container) und schafft damit eine zentrale, standortübergreifende Datenbasis. Statt Excel-Listen und Monatskonsolidierung entstehen Buchungen direkt im Prozess - mobil, nachvollziehbar und auswertbar.

1) Mobile Datenerfassung: weg vom Medienbruch, hin zu Echtzeit

Mitarbeitende erfassen Lademittelbewegungen per Barcode-Scan (bei seriennummerngeführten Behältern) bzw. per Mengenerfassung (bei nicht-seriennummerngeführten Lademitteln). Die Buchungen werden anschließend automatisch an das Backend übertragen. Ergänzend lassen sich Prozesse mit digitaler Bestätigung und Nachweisen stärken: In der mobilen Erfassung sind z. B. Unterschriften, Fotodokumentation sowie Belegerzeugung/Belegdruck im Ablauf möglich -inklusive Verladung von Packstücken und Lademitteln.

2) Zentrale Transparenz im WebDesk: Bestände, Verläufe, Filter

Im COSYS WebDesk sehen Sie Bestände je Lademitteltyp und Standort in Echtzeit. Zusätzlich stehen Auswertungen zur Verfügung, u. a. täglicher Lager-Endbestand (Historie), Bestandsänderungen (Zu-/Abgänge), Umschlagshäufigkeit sowie Zeitfilter für Bewegungsverläufe. Für mehr Detailtiefe unterstützt COSYS außerdem die Anzeige einzelner Seriennummern - inklusive Information, wann ein Ladungsträger zuletzt bewegt wurde und welchem Kunden oder Auftrag er zugeordnet ist.

3) Auftragsbezogene Lademittelverwaltung: Bewegungen dort buchen, wo sie entstehen

Ein Kernhebel gegen "lose" Buchungen und spätere Abstimmung ist die Verknüpfung von Lademitteln mit konkreten Aufträgen. Bei der auftragsbasierten Methode wird der Prozess als Auftrag im System angelegt (manuell oder via ERP-Schnittstelle), inklusive geplanter Lademittel-Sollmengen. Bei der physischen Bearbeitung erfolgt der Soll-Ist-Abgleich direkt am MDE/Smartphone Abweichungen werden sofort dokumentiert und für Auswertungen bereitgestellt. So wird aus "Palettenkonto nach Monatsende" ein operatives Steuerungsinstrument: Sie wissen pro Auftrag, welche Lademittel tatsächlich eingesetzt, übergeben, getauscht oder zurückgeführt wurden.

4) Doppelte Kontoführung: klare Verantwortlichkeit zwischen Spedition und Empfänger

Gerade in Netzwerken mit vielen Dienstleistern entsteht häufig Streit über die Frage: "Wer hat die Paletten?" Die doppelte Kontoführung löst das systematisch, indem jede Bewegung in zwei Konten abgebildet wird - z. B. ein Konto für die Spedition (Transportverantwortung) und eines für den jeweiligen Kunden/Lieferanten (Geschäftspartnerbezug). Dadurch ist transparent, welche Lademittel eine Spedition transportiert hat und für welchen Partner.
Im Reklamationsfall können Sie gezielt nachvollziehen, wann und in welcher Menge Lademittel für welche Parteien bewegt wurden. Die Umsetzung erfolgt prozessnah über mobile Endgeräte und Echtzeitübertragung an ein zentrales Backend Integrationen (u. a. zu SAP und weiteren ERP-Systemen) werden dafür explizit adressiert.

5) Betriebskonzept: Cloud oder On-Premise

Je nach IT-Strategie kann die Lösung sowohl als lokale Installation (On-Premise) als auch als SaaS-Cloud-Service betrieben werden.

Wie COSYS Business Intelligence hilft vom "Bauchgefühl" zur Steuerung

Wenn Buchungen sauber erfasst sind, wird BI zum Multiplikator: Dashboards, Filter und Berichte zeigen, wo Bestände liegen, wie sie sich verändern und wo Schwund, Engpässe oder ungewöhnliche Verläufe entstehen. COSYS beschreibt hierfür Auswertungen und Visualisierungen im Zusammenspiel aus WebDesk und Business Intelligence - z. B. Lagerbestand je Standort, Endbestands-Historie, Bestandsänderungen, Umschlagshäufigkeit sowie Prognose-/Forecast-Ansätze zur frühzeitigen Warnung bei drohendem Unterschreiten definierter Niveaus.
Zusätzlich werden BI-Funktionen als Grundlage für Auswertungen nach Kunden, Speditionen, Zeiträumen oder Lademittelarten genannt - inklusive automatischer Berichte und der Möglichkeit, Trends und Schwundquellen frühzeitig zu erkennen.

Praxisnutzen im Kontext des Use Cases:

• Tagesaktuelle Kontostände statt Monatskonsolidierung (Transparenz je Standort/Partner).
• Schnellere Differenzklärung durch doppelte Kontoführung und auswertbare Bewegungsdaten.
• Operative Steuerung über Umschlagshäufigkeit, Bestandsverläufe und Forecast -inkl. gezielter Rückführimpulse.
• Audit- und Nachweisfähigkeit durch digitale Erfassung, Historien und (prozessabhängig) Unterschrift/Fotos/Belege.

Fazit

Auftragsbezogene Lademittelverwaltung und doppelte Kontoführung sind zwei zentrale Bausteine, um in gewachsenen Logistikstrukturen wieder Ordnung in Bestände, Salden und Verantwortlichkeiten zu bringen. COSYS ermöglicht die mobile, digitale Erfassung von Lademittelbewegungen, macht Bestände und Verläufe im WebDesk transparent und liefert mit Business Intelligence die Kennzahlen, um Schwund zu minimieren, Engpässe zu vermeiden und Rückführungen aktiv zu steuern. So wird aus Excel-Konten und Medienbrüchen ein durchgängiger, datenbasierter Lademittelprozess -vom Wareneingang bis zur Abrechnung.