3 große Stolpersteine im Behältermanagement – und wie sie beseitigt werden können

Was ist Behältermanagement?

Behältermanagement bezeichnet die systematische Verwaltung von Ladungsträgern wie Paletten, Gitterboxen, Kabeltrommeln oder Kunststoffkisten, die für den Transport, die Lagerung und den Warenfluss in Unternehmen essenziell sind. Dabei geht es nicht nur um das Zählen und Auffinden dieser Behälter, sondern auch um deren Zustände, Umlaufzeiten, Eigentumsverhältnisse und den wirtschaftlichen Einsatz. Ein effizientes Behältermanagement ist Voraussetzung für schlanke Logistikprozesse und wirkt sich direkt auf Kosten, Kundenzufriedenheit und Nachhaltigkeit aus.

In vielen Branchen - vom produzierenden Gewerbe über den Einzelhandel bis zur Bau- und Energiebranche - sind Lademittel unverzichtbar. Dennoch fristet ihre Verwaltung oft ein Dasein im Schatten der "wichtigeren" Prozesse. Und genau das führt zu erheblichen Problemen, wie die folgenden drei Herausforderungen zeigen.

Welches sind die 3 größten Herausforderungen im Behältermanagement?

1. Hoher Personalaufwand - ganze Teams nur fürs Nachhalten von Paletten? Echt jetzt?

In vielen Unternehmen beschäftigt das Behältermanagement gleich mehrere Personen - oft sogar ganze "Schattenteams", deren Arbeit aus stundenlangem Kontrollieren, Nachtelefonieren und Buchen besteht. Besonders im Palettenmanagement ist der Aufwand enorm. Täglich kommen neue Lieferscheine, Quittungen, E-Mails und Palettenscheine rein. Diese müssen manuell geprüft und in Excel-Dateien oder teils noch in Papierform dokumentiert werden. Rückfragen bei Spediteuren, Fahrern oder Kunden nehmen zusätzlich Zeit in Anspruch.

Solch manuelles Behältercontrolling ist fehleranfällig und ineffizient. Ein falscher Eintrag, eine verspätete Buchung oder ein übersehener Verlustbericht - schon geraten die Salden ins Wanken. Besonders kritisch wird es, wenn keine zentrale Datenbasis existiert und sich jede Abteilung ihre eigenen Excel-Dateien zusammenbastelt. Die Folge: ein hoher interner Abstimmungsaufwand, der wertvolle Arbeitszeit frisst - Zeit, die eigentlich für wertschöpfende Tätigkeiten gebraucht würde.

2. Fehlende Transparenz & hohe Schwundquoten

Lademittel verschwinden - und das nicht zu knapp. Laut Branchenumfragen gehen jährlich Millionen von Euro durch verschwundene oder falsch gebuchte Behälter verloren. Die Ursache liegt in der fehlenden Transparenz: Wer hat wann welchen Behälter wohin gebracht? Wurde er zurückgeführt oder fehlt der Nachweis?

Ein einfaches Rechenbeispiel: Eine Gitterbox kostet rund 80 €. Verliert ein Unternehmen monatlich nur 10 Gitterboxen, ergibt das aufs Jahr gerechnet einen Schaden von 9.600 € - und das ist konservativ geschätzt. Hinzu kommen Folgekosten durch Ersatzbeschaffungen, Ärger mit Kunden oder gar Vertragsstrafen. Bei teureren Spezialladungsträgern wie Kabeltrommeln, Kühlcontainern oder Mehrwegtransportverpackungen kann der Schaden schnell in den fünfstelligen Bereich steigen.

Ohne digitale Rückverfolgbarkeit bleibt oft unklar, wo und bei wem der Behälter zuletzt war. Das Vertrauen in Speditionen, Lieferanten oder Kunden kann da schnell ins Wanken geraten - besonders, wenn regelmäßig über Fehlbestände gestritten wird.

3. Nachteile, wenn die Lademittelverwaltung per Excel geführt wird

Excel ist weit verbreitet, flexibel und auf den ersten Blick kostengünstig - aber für das Behältermanagement denkbar ungeeignet. Warum?

• Es gibt keine automatische Historie - Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
• Daten lassen sich leicht überschreiben oder löschen - Fehler bleiben oft unentdeckt.
• Mehrere Mitarbeitende arbeiten oft gleichzeitig mit unterschiedlichen Versionen, was zu Inkonsistenzen führt.
• Automatisierte Fristenkontrolle? Fehlanzeige.

Kurz gesagt: Excel ist kein Tool für ein nachhaltiges und skalierbares Behältermanagement. Wer sein Lademittelkonto mit Excel führt, riskiert Datenverluste, Mehrarbeit und hohe Schwundquoten.

Wie kann Software von COSYS zur Problemlösung beitragen?

Die COSYS Softwarelösung für Behältermanagement bringt Ordnung ins Lademittelchaos - und zwar digital, mobil und prozessorientiert. Statt Excel und Papier nutzen Mitarbeitende mobile Geräte oder Smartphones mit der COSYS App. Dort werden jede Behälterbewegung und jeder Status digital erfasst, inklusive Zeitstempel, Standort und Foto bei Bedarf. Das sorgt für maximale Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Automatische Buchungen: Behälterbewegungen bei Warenein- oder Warenausgang werden direkt im System verbucht - keine doppelte Arbeit mehr.
• Digitale Unterschriften & Belege: Jeder Empfänger kann digital quittieren, Verluste lassen sich so nachverfolgen.
• Einfache Fristenkontrolle: COSYS erinnert automatisch, wenn Behälter zurückgeführt werden müssen.
• Business Intelligence im WebDesk: Über das COSYS Webportal lassen sich Saldenstände, Umläufe und Engpässe in Echtzeit analysieren - mit übersichtlichen Dashboards und Exportfunktionen für Excel, PDF & Co.
• Integration in ERP oder Transportmanagementsysteme: COSYS lässt sich an SAP, Navision und andere Systeme anbinden und nutzt vorhandene Stammdaten.

Besonders praktisch: Auch kunden- oder speditionseigene Lademittelkonten lassen sich verwalten - samt automatischem Kontoauszug. So hat jede Partei ihre eigene, geprüfte Sicht auf den Bestand - und Streitigkeiten lassen sich minimieren.

Fazit

Ein professionelles Behältermanagement ist längst kein "Nice to have" mehr, sondern ein echter Kosten- und Wettbewerbsfaktor. Unternehmen, die sich auf Excel-Listen und manuelle Buchungen verlassen, verschwenden Zeit, Geld und Nerven - oft ohne es zu merken. COSYS bietet mit seiner modularen Softwarelösung einen klaren Weg raus aus dem Lademittelchaos: Weniger Schwund, weniger Rückfragen, weniger Personalbindung - dafür mehr Transparenz, Kontrolle und Automatisierung.

Wer seine Behälter im Griff hat, hat auch seine Logistik im Griff. Zeit, umzusteigen.