Wie werden defekte Geräte über einen Ausgabeautomaten zurückgegeben?

Mit einem Ausgabeautomaten können defekte Geräte kontrolliert und unabhängig von den Öffnungszeiten der IT-Abteilung zurückgegeben werden. Der Mitarbeiter hinterlegt das Gerät in einem elektronisch gesteuerten Schließfach. Die Rückgabe wird digital dokumentiert und kann anschließend mit der Bestandsverwaltung sowie dem innerbetrieblichen Transport verknüpft werden. So entsteht ein nachvollziehbarer Prozess von der Schadensmeldung bis zur Reparatur oder zum Austausch.

Wie funktioniert die Rückgabe über einen Ausgabeautomaten?

Der Rückgabeprozess beginnt mit der Identifikation des Mitarbeiters beziehungsweise der Zuordnung des Geräts. Je nach Systemkonfiguration erfolgt dies beispielsweise über eine Mitarbeiterkennung, einen QR-Code oder einen zuvor angelegten Rückgabeauftrag.

Anschließend wird ein geeignetes Schließfach freigegeben. Der Mitarbeiter legt den defekten Laptop, das Tablet oder MDE-Gerät hinein und verschließt die Tür. Das System dokumentiert die Rückgabe mit einem Zeitstempel und der entsprechenden Fachzuordnung.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der bestätigten Fachbelegung und dem tatsächlich zurückgegebenen Gegenstand. Die Identität und der Zustand des Geräts müssen über eine geeignete Gerätekennung und gegebenenfalls bei der späteren Entnahme überprüft werden.

Für Unternehmen mit Schichtbetrieb ist dieses Verfahren besonders interessant. Defekte Geräte können auch dann abgegeben werden, wenn die IT-Abteilung nicht persönlich erreichbar ist.

Bestandsverwaltung macht den Gerätestatus nachvollziehbar

Ein Ausgabeautomat allein beantwortet noch nicht die Frage, welches Gerät sich aktuell in Reparatur befindet oder wann es wieder verfügbar sein wird. Dafür benötigt das Unternehmen eine digitale Bestands- beziehungsweise Geräteverwaltung.

Bei der Rückgabe kann der bisherige Status eines Geräts beispielsweise von dem Ausgegeben-Status auf den Defekt-Rückgabe-erfolgt-Status wechseln. Nach der Entnahme aus dem Schließfach wird der weitere Bearbeitungsstatus dokumentiert.

Die eindeutige Zuordnung erfolgt idealerweise über Seriennummern oder individuelle Inventarkennzeichnungen. Dadurch lassen sich auch mehrere baugleiche Geräte voneinander unterscheiden.

Für die IT-Abteilung entsteht ein zentraler Überblick darüber, welche Geräte ausgegeben, zurückgegeben, in Reparatur oder wieder einsatzbereit sind. Bei einer entsprechenden Systemintegration müssen diese Informationen nicht mehrfach manuell übertragen werden.

Innerbetrieblicher Transport verbindet Ausgabeautomat und IT-Service

Gerade auf großen Industriecampus, in Kliniken oder an mehreren Unternehmensstandorten befindet sich der Ausgabeautomat nicht zwangsläufig in unmittelbarer Nähe der IT-Abteilung.

Hier kommt der innerbetriebliche Transport ins Spiel. Sobald ein defektes Gerät zur Abholung bereitsteht, kann ein interner Transportauftrag angelegt werden.

Ein Transportmitarbeiter entnimmt das Gerät aus dem Schließfach und bestätigt die Übernahme beispielsweise mit einem mobilen Endgerät. Anschließend wird es zur IT-Werkstatt, zum zentralen Geräteservice oder zu einem definierten Sammelpunkt gebracht.

Durch digitale Statusmeldungen lässt sich nachvollziehen, ob sich das Gerät noch im Ausgabeautomaten, bereits auf dem Transportweg oder beim zuständigen Serviceteam befindet.

Besonders bei mehreren Ausgabeautomaten verhindert diese Verbindung, dass Rückgaben unbemerkt liegen bleiben oder Geräte ohne dokumentierte Übergabe zwischen Abteilungen wechseln.

Wie läuft die Reparatur oder der Austausch ab?

Nach dem Eingang beim IT-Service wird zunächst geprüft, welcher Defekt vorliegt. Je nach Schadensbild kann das Gerät intern repariert, an einen externen Dienstleister übergeben oder aus dem Bestand genommen werden.

Die technische Bearbeitung sollte dabei mit der Gerätehistorie verknüpft werden. So lässt sich beispielsweise erkennen, ob z.B. ein MDE-Gerät bereits mehrfach wegen desselben Problems ausgefallen ist.

Bei einem wirtschaftlich sinnvollen Austausch kann die IT-Abteilung ein funktionsfähiges Ersatzgerät bereitstellen. Dieses wird in der Bestandsverwaltung entsprechend zugeordnet und kann über einen Ausgabeautomaten zur Abholung hinterlegt werden.

Der Mitarbeiter erhält damit die Möglichkeit, sein Austauschgerät an einem festgelegten Ausgabeautomaten abzuholen, ohne einen persönlichen Übergabetermin vereinbaren zu müssen.

Die Rückgabe des defekten Geräts und die Ausgabe des Ersatzgeräts bilden somit zwei miteinander verbundene, aber getrennt dokumentierte Vorgänge.

Welche Geräte eignen sich für die automatisierte Rückgabe?

Ausgabeautomaten können für unterschiedliche IT-Geräte eingesetzt werden, sofern Fachgröße, Sicherheitsanforderungen und technische Ausstattung zur jeweiligen Hardware passen.

Typische Anwendungsfälle sind Dienstlaptops, Tablets, Smartphones, Barcode-Scanner und mobile Datenerfassungsgeräte. Auch Zubehör wie Netzteile oder Headsets kann über entsprechend dimensionierte Fächer verwaltet werden.

Bei beschädigten Akkus ist allerdings Vorsicht geboten. Geräte mit aufgeblähten, überhitzten oder anderweitig sicherheitskritischen Lithium-Ionen-Akkus sollten nicht ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen in einem gewöhnlichen Ausgabeautomaten hinterlegt werden. Hier sind gesonderte Rückgabe- und Sicherheitsprozesse erforderlich.

Für die reguläre Rückgabe technisch defekter Geräte sollten Unternehmen außerdem festlegen, ob Zubehör mit abgegeben werden muss und wie der gemeldete Schaden dokumentiert wird.

Ausgabeautomaten als Bestandteil eines durchgängigen Gerätekreislaufs

Der größte Nutzen entsteht, wenn Unternehmen die Rückgabe nicht als isolierten Schließfachvorgang betrachten.

Ein Gerät wird zunächst einem Mitarbeiter zugeordnet, während seiner Nutzung im Bestand geführt und bei einem Defekt über den Ausgabeautomaten zurückgegeben. Anschließend erfolgt der dokumentierte Transport zum IT-Service. Nach Reparatur oder Austausch kann die Hardware erneut bereitgestellt werden.

Damit werden insbesondere drei Fragen beantwortet: Welches Gerät ist betroffen? Wo befindet es sich aktuell? Und welcher Bearbeitungsschritt steht als Nächstes an?

Die Kombination aus Ausgabeautomat, Bestandsverwaltung und innerbetrieblichem Transport reduziert persönliche Übergaben und verbessert die Nachvollziehbarkeit über den gesamten Gerätelebenszyklus.