Der Sendungseingang und seine Möglichkeiten

Der Unterschied zwischen Analog und Digital

Die analoge Bearbeitung des Sendungseinganges ist ganz klassisch, wenn man handschriftlich auf Papier arbeitet. Diese Methode ist nur effizient, wenn am Tag nicht zu viele Pakete ankommen. Eine handschriftliche Dokumentation gibt einen kleinen Überblick darüber, welche Pakete angekommen sind. Das Ganze ist aber sehr mühselig und anfällig für Fehler. Zum einen kann jeder etwas anderes aufschreiben und man weiß nicht, welche Informationen wichtig sind. Außerdem kann es leichter passieren, dass mal ein Paket vergessen wird. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erfassung der Sendungsnummer. Das Abschreiben der Nummer ist fehleranfällig und kostet Zeit. Je mehr Pakete man hat, desto nerviger und schlimmer wird es.

Eine Mischung zwischen analog und digital ist die Excel-Liste. Sie verbindet das handschriftliche mit den digitalen Möglichkeiten. Excel ist beim Sendungseingang besser als handschriftlich, aber immer noch fehleranfällig. Auf die Excel-Liste hat man von überall aus Zugriff und kann die Daten schneller aktualisieren als handschriftliche Informationen. Es gibt aber immer noch keine Echtzeitdaten und es muss händisch nachgetragen werden. Dabei können Fehler passieren, wenn der Mitarbeiter selber nicht weiß, wie oder was er eintragen soll. Außerdem gibt es keine Sendungsverfolgung. Man weiß also nicht, wo ein Paket steckt und was mit ihm passiert. Die Erfassung der Sendungsnummer kann man hier vereinfachen, indem man einen Handscanner verwendet. Dieses System ist schneller und nicht so fehleranfällig wie das Abschreiben der Nummer.

Ein digitaler Sendungseingang erfolgt mit einer Postbearbeitungssoftware und der entsprechenden Hardware. Mit Scannern und der Software wird eine Sendungsverfolgung vom Eingang bis zum Empfang beim Zielempfänger gewährleistet. Mit der Software kann man Echtzeitdaten abfragen. Wenn man also wissen möchte, wo sich ein bestimmtes Paket befindet, dann kann man das mit der Software herausfinden. Mit der Software ist auch eine Prozessdatenanalyse (PDA) möglich. Mit der PDA werden Daten visuell aufbereitet und man kann sie so miteinander vergleichen. Durch das Vergleichen der Daten kann man herausfinden, wo sich Verbesserungspotenzial befindet, um die Logistik effektiver zu machen.

Postbearbeitungssoftware

Mit einer Postbearbeitungssoftware kann man seinen Sendungseingang abbilden. Diese Software kann aber noch mehr. Nämlich die ganze Postbearbeitung vom Eingang bis zur Zustellung beim Zielempfänger erfassen. Wenn das Paket ankommt, dann wird es als erstes gescannt mit einem Tablet, MDE-Gerät oder Smartphone. Auf dem Gerät ist eine App, mit der man die Pakete weiterbearbeitet. Dann gibt es noch eine Webanwendung auf dem PC, wo man alle Pakete findet und deren Status einsehen kann. In der Webanwendung und in der App gibt es unterschiedliche Sichtweisen. Die App hat meistens die Rolle eines Benutzers und die Webanwendung ist meist ein Administrator. Für die App kann man individuell einstellen, welche Prozesse durchgeführt werden können und welche Felder Pflichtfelder sind oder ausgeblendet werden.

Es sind noch verschiedene Sicherheiten in der Software eingebaut. Es gibt die Funktion, eine Unterschrift zu erfassen und zu dokumentieren, um nachweisen zu können, wer ein Paket angenommen hat. Dann gibt es noch die Fotoerfassung, mit der man Beschädigungen und vieles mehr erfassen kann. Sie können auch Notizen hinterlegen, die in der App angezeigt werden. Das kann zum Beispiel eine Abstellgenehmigung sein, falls man den Empfänger nicht persönlich antrifft. Es wird außerdem eine Benachrichtigung versandt, wenn das Paket zur Abholung bereit ist oder an einen Dritten zugestellt wurde.

Paketschrank

Im Sendungseingang können Paketschränke eine große Erleichterung sein. Smarte Paketschränke haben eine IT-technischeAusstattung. Durch die Internetverbindung können sie einfach an bestehendeSysteme angebunden werden. Ein Paketschrank wird als Erweiterung derSelbstabholung gesehen. Die Pakete werden nach dem Eingang in dem Paketschrankeingelagert und können danach von dem Empfänger abgeholt werden. Der Empfängerbekommt eine automatische Benachrichtigung. Der Paketschrank kann aufverschiedenen Weisen geöffnet werden, mit einer App, einem Pin oder auch einemQR-Code. Das Personal spart dadurch Zeit und Kosten werden für das Unternehmengesenkt.