Die häufigsten Fehler bei der Inventur und wie man sie vermeidet

Inventur: Bedeutung und gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen

Die Inventur ist ein essenzieller Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und dient der Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. Sie sorgt für Transparenz über den tatsächlichen Bestand und ist die Basis für eine korrekte Buchführung.

Was versteht man unter einer Inventur?

Bei einer Inventur werden alle materiellen und immateriellen Vermögenswerte eines Unternehmens erfasst, bewertet und dokumentiert. Besonders im Bereich der Lagerhaltung geht es darum, den tatsächlichen Bestand an Waren, Rohstoffen oder Betriebsmitteln mit den Buchwerten abzugleichen.

Es gibt verschiedene Arten der Inventur:

• Stichtagsinventur: Eine einmalige Bestandsaufnahme zu einem festgelegten Zeitpunkt.
• Permanente Inventur: Laufende Bestandskontrollen über das gesamte Geschäftsjahr verteilt.
• Stichprobeninventur: Prüfung auf Basis statistischer Verfahren, anstelle einer vollständigen Zählung.

Warum ist die Inventur für Unternehmen verpflichtend?

In Deutschland ist die Inventur nach § 240 HGB für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen vorgeschrieben. Sie stellt sicher, dass die Buchwerte der tatsächlichen Vermögenslage entsprechen und ermöglicht eine korrekte Gewinnermittlung. Zudem hilft sie, Schwund, Diebstahl oder Buchungsfehler frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Neben der gesetzlichen Pflicht bietet eine präzise Inventur auch wirtschaftliche Vorteile: Sie verbessert die Lagerverwaltung, optimiert Bestellprozesse und steigert die Effizienz der gesamten Wertschöpfungskette.

Ein gut organisierter Inventurprozess ist daher nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Typische Fehlerquellen im Inventurprozess

Eine Inventur ist essenziell, um den tatsächlichen Bestand eines Unternehmens mit den Buchwerten abzugleichen. Doch trotz sorgfältiger Planung können sich Fehler einschleichen, die zu Bestandsabweichungen führen. Dies die häufigsten Fehlerquellen im Inventurprozess &ndash und wie man sie minimieren kann:

1. Erfassungsfehler

Falsche Eingaben, Zahlendreher oder doppelte Buchungen führen dazu, dass Bestände nicht korrekt erfasst werden. Besonders bei manuellen Inventuren sind diese Fehler häufig.

2. Lagerplatzfehler

Artikel befinden sich nicht an ihrem vorgesehenen Platz oder wurden falsch einsortiert. Dadurch können Bestände als fehlend oder doppelt vorhanden verbucht werden.

3. Technische Probleme

Defekte Scanner, Softwarefehler oder fehlerhafte Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen können dazu führen, dass Daten falsch erfasst oder nicht synchronisiert werden.

4. Menschliche Fehler durch Zeitdruck und mangelnde Schulung

Unter Zeitdruck passieren Fehler schneller &ndash sei es durch Unachtsamkeit oder unklare Prozesse. Unzureichend geschulte Mitarbeitende sind ebenfalls eine häufige Fehlerquelle.

5. Veralteter Workflow oder gar manuelle Erfassung mit Stift und Papier

Hohe Fehleranfälligkeit durch Zahlendreher, Lesefehler und verlorene Zettel.

Wie trägt die COSYS Inventur Software zur Fehlerreduzierung bei?

COSYS stellt Ihnen eine maßgeschneiderte Inventur Software zur Verfügung, die die genannten Fehler auf ein Minimum reduziert und Ihre Bestandsaufnahme effizienter und präziser macht. Die COSYS Inventur Software besteht aus einer mobilen App zur Datenerfassung und einem Backend zur Datenverwaltung. Mit der COSYS Inventur App können Sie ganz einfach Artikel und Lagerplätze per Barcode Scan erfassen und die dazugehörige Menge manuell ergänzen. Alternativ ist eine Zählung nach der Menge 1 Logik möglich. Ein erfasster Artikel erhält vorerst die Menge 1 und wird am Ende mit Artikeln gleicher Artikelnummer zusammenfasst. Die nun automatisierte Mengenzählung stellt eine artikelgenaue Bestandsaufnahme sicher. Gescannte Artikel werden zunächst in einer Artikelliste gespeichert. Falls Zählfehler oder doppelte Erfassungen auftreten, können diese dort einfach korrigiert und angepasst werden.

Die Cosys Inventur App ist mit den meisten MDE-Geräten kompatibel, während das Backend an jedes beliebige Warenwirtschaftssystem angeknüpft werden kann. Die App ist auch offline nutzbar, falls keine Netzwerkverbindung verfügbar ist. Ihre Daten bleiben sicher auf dem MDE-Gerät gespeichert und werden automatisch in das Backend übertragen, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Anschließend lässt sich im Backend ein Inventurbericht erstellen, der mithilfe einer umfassenden Exportfunktion in gängige Dateiformate konvertiert und weitergeleitet werden kann.

Die Benutzeroberfläche der COSYS Inventur App ist besonders intuitiv gestaltet. Selbst neue Mitarbeiter oder Nutzer mit geringer technischer Erfahrung können schnell eingewiesen und nahtlos in die Bestandsaufnahme integriert werden. Durch die automatisierte, mobile Inventur lassen sich sowohl Personalkosten als auch Schulungsaufwand deutlich reduzieren.

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und lassen Sie sich von der COSYS Inventur Software überzeugen. Somit wird Ihre nächste Inventur ein garantierter Erfolg!