Inventur Apotheke: Digitale Unterstützung für die Bestandsaufnahme in Ihrer Filiale

Die Inventur ist für Apotheken ein jährlich wiederkehrender Pflichttermin - gesetzlich vorgeschrieben und gleichzeitig betriebswirtschaftlich von großer Bedeutung. Sie dient nicht nur der korrekten Erfassung des Warenbestands, sondern auch als Grundlage für die Bilanz und zur Aufdeckung von Differenzen, beispielsweise durch Schwund oder Fehllieferungen. Besonders in Apotheken ist die Inventur eine Herausforderung: Das Sortiment ist breit gefächert, reicht von freiverkäuflichen Produkten über verschreibungspflichtige Medikamente bis hin zu Betäubungsmitteln und kühlpflichtigen Präparaten - alles mit eigenen Vorgaben zur Lagerung und Dokumentation.

Hinzu kommt der laufende Betrieb mit Kundenverkehr, Rezeptbearbeitung und Beratung, der während der Inventur möglichst wenig gestört werden soll. Viele Apotheken greifen deshalb noch immer zu Stift und Papier, um schnell durchzukommen - was jedoch zu Fehlern, Doppelzählungen oder übersehener Ware führen kann. Der Aufwand ist hoch, die Genauigkeit leidet und die Nacharbeit kostet zusätzliche Zeit.

Um diesem Aufwand zu begegnen, setzen immer mehr Apotheken auf digitale Lösungen. Der Einsatz moderner Inventursoftware und mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) bietet eine effiziente Alternative zur klassischen Zählung. Ziel dieses Beitrags ist es, zu zeigen, wie Sie mit der digitalen Inventur von COSYS und dem flexiblen Mietmodell für Inventurscanner nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität Ihrer Bestandsaufnahme deutlich verbessern.

Besondere Anforderungen der Apothekeninventur

Die Inventur in Apotheken bringt ganz eigene Anforderungen mit sich, die sie deutlich von anderen Branchen unterscheidet. Der hohe Anteil an Arzneimitteln, Medizinprodukten und sensiblen Artikeln wie Betäubungsmitteln (BTM) stellt besondere Ansprüche an die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Bestandsaufnahme. Jedes Produkt muss exakt erfasst und gemäß den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert werden - beispielsweise gemäß § 17 der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO), die eine ordnungsgemäße Lagerung und lückenlose Bestandsführung fordert.

Hinzu kommen pharmazeutische Besonderheiten wie Rückläufer, abgelaufene Medikamente oder kühlpflichtige Waren, die gesondert behandelt und bei der Inventur entsprechend berücksichtigt werden müssen. Auch sogenannte Rezeptur- oder Defekturpräparate sowie Produkte mit Sonderkennzeichnungen (z. B. Tierarzneimittel oder Hilfsmittel) machen eine sorgfältige Planung und Durchführung erforderlich.

Nicht zuletzt sind auch die rechtlichen Rahmenbedingungen streng: Die Inventurergebnisse müssen nicht nur vollständig und korrekt sein, sondern auch dokumentiert und revisionssicher archiviert werden. Für viele Apotheken bedeutet das eine Doppelbelastung - der laufende Betrieb muss weitergehen, während gleichzeitig gesetzliche Anforderungen und wirtschaftliche Ziele erfüllt werden müssen.

Gerade wegen dieser Komplexität lohnt sich der Blick auf digitale Unterstützung: Sie ermöglicht eine strukturierte, nachvollziehbare und zeitsparende Durchführung der Inventur - bei gleichzeitiger Entlastung des Personals.

Digitale Unterstützung durch COSYS Software

Digitale Werkzeuge bieten Apotheken eine enorme Erleichterung bei der Inventur - und genau hier setzt die COSYS Inventur Software an. Die Anwendung wurde speziell für die Anforderungen in Apotheken entwickelt und ermöglicht eine einfache, strukturierte und fehlerfreie Bestandsaufnahme - direkt per Barcodescan und mobiler Erfassung. Anstelle von Papierlisten und manuellem Abtippen erfolgt die Erfassung der Artikel über mobile Endgeräte wie MDE-Scanner oder Smartphones, die per Touchscreen bedient werden. Die intuitive Benutzeroberfläche führt die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch den Prozess, von der Erfassung über die Kontrolle bis zur Übergabe der Daten.

Ein zentraler Vorteil ist die unterstützte Erfassung aller relevanten Produktkennzeichnungen: Die Software erkennt sowohl PZN-Codes als auch SecurPharm-2D-Codes und kann auf Wunsch auch Serien- und Chargennummern mitdokumentieren - ein Muss bei sensiblen oder rückverfolgungspflichtigen Produkten. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit und erfüllt gleichzeitig regulatorische Anforderungen zur lückenlosen Dokumentation.

Für eine strukturierte und revisionssichere Inventur bietet die COSYS Lösung auch die Möglichkeit zur Erst- und Zweitzählung. So lassen sich Differenzen direkt im System nachvollziehen und gezielt prüfen, ohne dass auf externe Listen oder zusätzliche Kontrollschritte zurückgegriffen werden muss. Das reduziert nicht nur den Aufwand, sondern steigert auch die Genauigkeit des Inventurergebnisses.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Integration mit dem COSYS WebDesk, einem webbasierten Analyse- und Verwaltungstool. Dort laufen alle Inventurdaten zentral zusammen und können in Echtzeit eingesehen und ausgewertet werden. Über integrierte Business Intelligence-Funktionen wie Dashboards, Berichte und Filteransichten gewinnen Apothekenleitung und Filialmanagement sofortigen Überblick über Zählfortschritte, Differenzen und kritische Bestände. So wird die Inventur nicht nur zur Pflichtaufgabe, sondern zur fundierten Entscheidungsgrundlage für die Optimierung des Warenlagers.

COSYS legt zudem großen Wert auf Kompatibilität: Die Inventur Software lässt sich problemlos mit bekannten Apothekensystemen wie Awinta, ADG, Pharmatechnik und anderen kombinieren. Dabei ist keine langwierige Installation notwendig - alles funktioniert mobil und effizient, genau auf den Zeitpunkt der Inventur hin abgestimmt.

COSYS MDE-Geräte Mietmodell für Apotheken

Für Apotheken, die keine eigenen Geräte vorhalten möchten, bietet COSYS ein flexibles Mietmodell für professionelle MDE-Geräte wie den Zebra TC21/TC26 oder den Honeywell EDA52. Die Geräte werden vorkonfiguriert geliefert, inklusive (optional) vorinstallierter Inventur Software - sofort einsatzbereit, ohne technischen Aufwand.

Gerade zur Hochsaison der Inventuren ist das ein echter Vorteil: Sie erhalten moderne, leistungsstarke Scanner genau dann, wenn Sie sie brauchen - und geben sie nach der Inventur einfach wieder zurück. So vermeiden Sie Investitionskosten und binden keine Ressourcen für selten genutzte Technik.

Zusätzlich profitieren Sie vom technischen Support, einer schnellen Lieferung und der Sicherheit, mit zuverlässiger Hardware und erprobter Software zu arbeiten. Effizient, wirtschaftlich und exakt auf Ihre Apotheke zugeschnitten.

Fazit

Die Apothekeninventur muss kein Zeitfresser mehr sein. Mit der digitalen Inventur Software von COSYS und dem flexiblen Mietmodell für MDE-Geräte meistern Sie die gesetzlichen Anforderungen effizient, genau und stressfrei. COSYS unterstützt Sie bei der Erfassung aller relevanten Daten - von PZN- und SecurPharm-Codes bis zu Serien- und Chargennummern - und liefert Ihnen über den WebDesk aussagekräftige Auswertungen in Echtzeit. So verwandeln Sie die Inventur von einer Pflichtaufgabe in einen wertvollen Beitrag zur Lageroptimierung und Betriebssicherheit. Jetzt digital umstellen - und Inventur einfacher, schneller und sicherer gestalten.