Die Digitalisierung in der Postverteilung

Warum stoßen klassische Hauspostprozesse an ihre Grenzen?

Die klassischen werden klassische Hausprozesse auch durch kontinuierlich steigendes Paketvolumen (E-Commerce Boom) sowie das Versenden von Arbeitsmaterialien und Proben per Post, immer weiter ausgereizt.

Wie funktioniert eine digitale Postverteilung in der Praxis?

In der digitalen Postverteilung werden analoge Briefe in digitale Dokumente umgewandelt. Die Post wird zentral eingescannt, durch eine Software ausgelesen und anhand von Mustern oder Schlagworten vollautomatisiert an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Das Sortieren der Briefe per Hand wird somit durch das Einscannen und das automatische Zuordnen des Systems übernommen. Briefe werden statt auf den Tisch in das E-Mail-Postfach abgelegt und Dokumente werden in digitalen Cloud- oder Server-Archiven gesichert, statt nur in einen Aktenschrank eingeheftet zu werden.

Welche Vorteile bietet Barcode-Scanning bei der Hauspost?

Durch Barcode-Scanning werden die Verteilung und Nachverfolgung von Briefen und Paketen in der Hauspost automatisiert. Vorteile, die sich daraus ziehen lassen, sind Beispielsweise eine schnellere Bearbeitung, Transparenz (Track und Trace) sowie eine genaue Nachvollziehbarkeit.

Welche organisatorischen Voraussetzungen sind notwendig?

Um die Einführung von Barcode-Scanning in die Hauspost reibungslos einführen zu können, müssen Vorher klare Strukturen gesetzt werden:

Stammdatenpflege und Zuständigkeitsbereiche: Aktualisierte Mitarbeiterdaten, klare Vertretungsregelungen, Regeln für den Umgang mit Sonderpost

Standardisierte Prozesse beim Posteingang: Ein zentraler Annahmepunkt, eindeutige Kennzeichnungen, festgelegte Prozess-Schritte

Technische Infrastruktur und Schulung: Hardware-Bereitstellung, eine stabile Netzwerkverbindung, Mitarbeiter-Schulungen

Welche Fehler lassen sich durch digitale Prozesse vermeiden?

Durch digitale Prozesse möchten Unternehmen vor allem Verluste oder menschliche Fehler verhindern. Häufig auftretende Fehler sind beispielsweise Dokumentenverluste, Falschzustellungen, versäumte Fristen, Medienbrüche, Sortierungsfehler oder auch Datenschutzverstöße.

Welche wirtschaftlichen Vorteile entstehen?

Wesentliche wirtschaftliche Vorteile durch die Umstellung für Unternehmen sind vor allem verkürzte Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparung durch den Entfall von zusätzlichen Materialen, Mitarbeitern oder Flächen- und Raumeinsparungen sowie ein teilweise kompletter Wegfall von physischen Lagern. Des Weiteren erhöht sich die Effizienz und die Möglichkeit von zusätzlichem Personal um ein Vielfaches.

Welche Rolle spielt eine Softwarelösung wie die COSYS Postverteilung?

Die Softwarelösung COSYS Postverteilung spielt für das Management der Postlogistik eine signifikante Rolle. Die gesamte interne Waren- und Postverteilung wird digitalisiert, was eine vollständige Transparenz und eine effiziente, sichere und nachvollziehbare Verteilung erschafft.

Sendungen werden am Wareneingang (mobil) per Smartphone oder MDE-Gerät erfasst und im System direkt über Empfänger, Abteilungen, Standorten sowie Poststücktyp, Größe und Gewicht zugeordnet. Durch eine Schnittstelle der COSYS-Software zu hausinternen ERP-Systemen werden vorhandene Daten automatisch aktualisiert, was Leerläufe verhindert und Zeit einspart. Durch das Nutzen vorhandener KEP-Sendungsnummern oder den Druck eigener Versandetiketten verschafft die Software eine nahtlose Sendungsverfolgung (Tracking). Dadurch kann im System außerdem der momentane Lieferstatus angezeigt werden. Beispielsweise werden Informationen wie Annahmen, Annahmeverweigerungen, Einlagerungen oder Beschädigungen (auch mit hinzugefügten Fotos) per Echtzeit von dem MDE-Gerät direkt an das System weitergeleitet.

Eine weitere Möglichkeit zur flexiblen Gestaltung der Postverteilung sind Smart Locker. Sollte es um wichtige Dokumente, Arbeitsutensilien oder generelle Post und Pakete gehen, kann auch die Verwendung, Zuordnung und Freischaltung über die COSYS-Software gesteuert werden. Eine Freischaltung per automatisierten Code an die zuständige Empfänger-E-Mail oder über interne Mitarbeiterkarten, kann individuell eingestellt werden.

Gerade in Unternehmen mit viel Postverkehr von sensiblen Dokumenten, technischen Equipment oder generell häufigen Lieferungen, verschafft das Nutzen von Smart Lockern erhöhte Sicherheit.