Welche Einsparungen sind durch digitale Lademittelkonten möglich?

Europaletten, Gitterboxen, Kunststoffbehälter und andere Ladungsträger stellen einen erheblichen Vermögenswert dar. Trotzdem werden ihre Bewegungen in vielen Unternehmen noch mit Papierbelegen, Excel-Tabellen oder voneinander getrennten Systemen dokumentiert. Die Folge sind unklare Bestände, lange Abstimmungen und vermeidbare Kosten.

Digitale Lademittelkonten schaffen eine zentrale und nachvollziehbare Datenbasis. Sie zeigen, welches Unternehmen oder welcher Standort wie viele Lademittel erhalten, ausgegeben oder zurückgegeben hat. Auf dieser Grundlage lassen sich Schwund, Überbestände und unnötige Ersatzbeschaffungen deutlich reduzieren.

Was sind digitale Lademittelkonten?

Ein digitales Lademittelkonto erfasst die Zu- und Abgänge von Ladungsträgern zwischen Unternehmen, Standorten, Kunden, Lieferanten oder Speditionen. Die Funktionsweise ähnelt einem Bankkonto: Jede Ausgabe wird als Belastung, jede Rückgabe als Gutschrift dokumentiert.

Ein solches Konto kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• Art und Anzahl der Lademittel
• Ausgebender und empfangender Geschäftspartner
• Datum und Uhrzeit der Buchung
• Standort oder Lagerbereich
• Auftrag, Lieferung oder Tour
• Zustand des Lademittels
• Aktueller Kontosaldo
• Rückgabefrist oder Fälligkeit
• Digitaler Beleg oder Unterschrift

Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich Paletten, Behälter oder Gitterboxen befinden und welcher Geschäftspartner offene Rückgaben hat. Statt unterschiedliche Excel-Listen miteinander abzugleichen, greifen alle Beteiligten auf eine einheitliche Datenbasis zurück.

Welche Einsparungen sind bei digitalen Lademittelkonten möglich?

Die tatsächliche Höhe der Einsparungen hängt von der Anzahl der eingesetzten Lademittel, ihrem Wert, der Umlaufgeschwindigkeit und dem bisherigen Schwund ab. Besonders große Potenziale bestehen bei Ersatzbeschaffungen, Verwaltungsaufwand und gebundenem Kapital.

Beispielrechnung mit fiktiven Zahlen

Ein Unternehmen verwaltet insgesamt 20.000 Europaletten. Der angenommene Wiederbeschaffungswert beträgt 15 Euro pro Palette. Der gesamte Lademittelbestand besitzt damit einen Wert von 300.000 Euro.

Ohne digitale Lademittelkonten liegt der jährliche Schwund bei angenommenen acht Prozent. Das entspricht 1.600 Paletten beziehungsweise Ersatzbeschaffungskosten von 24.000 Euro.

Durch digitale Buchungen, eindeutige Kontosalden und automatische Erinnerungen kann der Schwund beispielsweise auf drei Prozent gesenkt werden. In diesem Fall fehlen nur noch 600 Paletten mit einem Wert von 9.000 Euro.

Mögliche jährliche Einsparung bei Ersatzbeschaffungen: 15.000 Euro.

Zusätzlich benötigt das Unternehmen bisher zwei Mitarbeitende, die jeweils zehn Stunden pro Woche mit der Prüfung von Belegen, Excel-Listen und Reklamationen verbringen. Bei angenommenen Personalkosten von 35 Euro pro Stunde entstehen jährlich Kosten von rund 36.400 Euro:

20 Stunden × 35 Euro × 52 Wochen = 36.400 Euro.

Reduziert die digitale Lademittelverwaltung den Aufwand um 60 Prozent, ergibt sich eine rechnerische Einsparung von 21.840 Euro pro Jahr.

Weitere 5.000 Euro könnten eingespart werden, wenn durch transparentere Bestände weniger Sicherheitsbestände und kurzfristige Palettenzukäufe erforderlich sind.

In diesem fiktiven Beispiel ergibt sich somit folgendes Einsparpotenzial:

• 15.000 Euro durch geringeren Schwund
• 21.840 Euro durch weniger Verwaltungsaufwand
• 5.000 Euro durch reduzierte Sicherheits- und Ersatzbestände

Gesamtes mögliches Einsparpotenzial: 41.840 Euro pro Jahr.

Die Beispielrechnung dient lediglich der Veranschaulichung. In größeren Netzwerken mit mehreren Standorten, Speditionen und Geschäftspartnern können die Einsparungen deutlich höher ausfallen.

Wie realisiert die COSYS Lademittelverwaltung entsprechende Einsparungen?

Die COSYS Lademittelverwaltung digitalisiert den gesamten Kreislauf von Paletten, Behältern und sonstigen Ladungsträgern. Mitarbeitende erfassen die Ausgabe, Annahme, Rückgabe oder Umlagerung direkt mit einem mobilen Datenerfassungsgerät oder Smartphone.

Barcodes ermöglichen eine schnelle und eindeutige Zuordnung. Fehleingaben und Medienbrüche werden reduziert, da die Daten nicht nachträglich von Papierbelegen in Excel oder ein anderes System übertragen werden müssen.

Zu den zentralen Funktionen gehören digitale Lademittelkonten für Kunden, Lieferanten, Speditionen und Standorte. Nach jeder Buchung aktualisiert sich der jeweilige Kontostand. Offene Forderungen und ungewöhnlich hohe Bestände werden dadurch frühzeitig sichtbar.

Auch Rückgabefristen lassen sich überwachen. Überfällige Lademittel können gezielt angemahnt werden, bevor sie dauerhaft verloren gehen oder kostspielig ersetzt werden müssen. Digitale Belege, Zeitstempel und Unterschriften verbessern zusätzlich die Nachweisbarkeit bei Differenzen.

Im COSYS WebDesk stehen die erfassten Daten zentral zur Verfügung. Verantwortliche können Buchungen kontrollieren, Kontosalden vergleichen und Bestände auswerten. Business-Intelligence-Funktionen machen unter anderem sichtbar, bei welchen Geschäftspartnern besonders viele Lademittel gebunden sind, welche Behälter häufig verloren gehen und an welchen Standorten Differenzen auftreten.

So entstehen Einsparungen nicht allein durch die digitale Erfassung, sondern vor allem durch die konsequente Nutzung der gewonnenen Daten.

Wie kann die COSYS Lademittelverwaltung in bestehende Prozesse integriert werden?

Die Einführung kann schrittweise erfolgen. Zunächst werden die relevanten Lademittelarten, Geschäftspartner und Standorte im System hinterlegt. Anschließend werden die bestehenden Prozesse wie Ausgabe, Rücknahme, Tausch, Umlagerung und Inventur digital abgebildet.

COSYS kann dabei als eigenständige Lösung eingesetzt oder über Schnittstellen mit vorhandenen ERP-, Lagerverwaltungs- und Transportmanagementsystemen verbunden werden. Unternehmen müssen ihre gesamte IT-Landschaft daher nicht ersetzen.

Ein Pilotprojekt an einem Standort oder mit einer ausgewählten Lademittelart ermöglicht es, Prozesse zu testen und Mitarbeitende gezielt zu schulen. Nach erfolgreicher Einführung kann die Lösung auf weitere Standorte, Ladungsträger und Geschäftspartner ausgeweitet werden.

Fazit

Digitale Lademittelkonten schaffen Transparenz über Bestände, Bewegungen und offene Rückgaben. Unternehmen können dadurch Schwund reduzieren, Verwaltungsprozesse beschleunigen und unnötige Neubeschaffungen vermeiden.

Die COSYS Lademittelverwaltung verbindet mobile Datenerfassung, digitale Kontenführung, Fristenüberwachung und zentrale Auswertungen. Dadurch werden nicht nur einzelne Buchungen digitalisiert. Unternehmen erhalten eine belastbare Datengrundlage, um ihren gesamten Lademittelkreislauf wirtschaftlicher zu steuern und langfristig Kosten einzusparen.