Bestandsaufnahme mit einer Inventur App
Von handschriftlich zu smart: Prozesse digital denken
Inventur ist Pflicht – aber sie muss weder kompliziert noch nervenaufreibend sein. Viele Unternehmen zählen noch mit Stift, Zettel und Excel und verlieren dadurch Zeit, verursachen Fehler und blockieren Abläufe genau dann, wenn es ohnehin viel zu tun gibt. Eine Inventur App macht Schluss mit Medienbrüchen und sorgt dafür, dass die realen Bestände sauber mit den Buchbeständen übereinstimmen. Dieser Artikel erklärt, warum Inventur geschäftskritisch ist, welche Nachteile die manuelle Zählung hat und wie die Inventur App von COSYS den gesamten Prozess vom Scan im Regal bis zur Übergabe ins ERP digital und revisionssicher abbildet.
2025-09-26 11:04:28Warum eine Inventur essenziell für Ihr Unternehmen ist?
Ohne Inventur fehlt die Grundlage für gute Entscheidungen. Einkauf, Disposition, Verkauf und Finanzbuchhaltung brauchen verlässliche Zahlen, um Mengen zu planen, Kapitalbindung zu steuern und Lieferzusagen einzuhalten. Eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme schafft Transparenz: Sie zeigt, was tatsächlich im Lager liegt, wo Abweichungen entstehen und welche Artikel sich zu schnell oder zu langsam drehen. Gleichzeitig fordert der Gesetzgeber im Rahmen des Jahresabschlusses eine ordentliche Inventur. Das ist kein &bdquonice to have&ldquo, sondern Teil professioneller Unternehmensführung. Wer seine Bestände kennt, reduziert Abschreibungen, vermeidet Fehl- und Überbestände und verbessert die Lieferfähigkeit - und damit am Ende die Kundenzufriedenheit.
Die Konsequenzen einer manuellen Inventur mit Stift und Zettel
Auf dem Papier wirkt die manuelle Zählung zunächst unkompliziert. In der Praxis ist sie jedoch fehleranfällig und teuer. Handschriftliche Notizen werden falsch gelesen, Artikelnummern vertauscht, Positionen doppelt erfasst oder schlicht vergessen. Danach beginnt die eigentliche Mehrarbeit: Zettel müssen in Excel übertragen und von dort ins ERP eingespielt werden. Jeder Medienbruch kostet Zeit und öffnet die Tür für weitere Fehler. Währenddessen läuft das Tagesgeschäft auf Sparflamme, weil Mitarbeitende zählen, kontrollieren und korrigieren, häufig in Überstunden oder am Wochenende. Später ist oft unklar, wer welche Menge zu welchem Zeitpunkt erfasst hat - die Nachvollziehbarkeit leidet, Diskussionen häufen sich, und am Ende stehen Zahlen, auf die sich niemand gern verlässt.Digitale Bestandsaufnahme mit der Inventur App von COSYS
Die Inventur App von COSYS ersetzt Zettelstapel durch einen klar geführten digitalen Ablauf. Mitarbeitende melden sich an, wählen Lager, Bereich oder Zählauftrag und beginnen direkt am Regal mit der Erfassung. Ein Barcode- oder QR-Scan identifiziert den Artikel eindeutig die Menge wird eingegeben und auf Wunsch mit Zusatzinformationen wie Serien- oder Chargennummern, Mindesthaltbarkeitsdatum, Varianten oder Lagerplatz verknüpft. Unplausible Werte weist die App sofort aus, Kommentare und Fotos dokumentieren Besonderheiten ohne Umwege. Fällt das WLAN einmal aus, arbeitet die App offline weiter und synchronisiert sicher, sobald wieder Netz vorhanden ist.Alle Zähldaten laufen zentral im COSYS WebDesk zusammen. Dort sehen Sie live den Fortschritt, prüfen Differenzen, geben Zählungen frei und exportieren die Ergebnisse in Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP. Ob Stichtagsinventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur: Die App bildet die gewählte Methode ab und passt sich Ihrer Lagerstruktur mit Standorten, Zonen und Plätzen an. Bei der Hardware bleiben Sie flexibel. Nutzen Sie vorhandene Android-Smartphones mit Kamera oder setzen Sie auf robuste MDE-Geräte wie Zebra TC21/TC26 oder Honeywell EDA52 mit leistungsstarkem Industriescanner - ideal bei hoher Taktung, schlechteren Barcodes oder langen Schichten. Für saisonale Spitzen stellt COSYS auf Wunsch vorkonfigurierte Mietgeräte bereit, inklusive Support, damit Sie ohne Anschaffungskosten skalieren.
Vorteile einer vollständig digitalisierten Inventur
Der größte Unterschied zeigt sich sofort in der Geschwindigkeit. Scannen geht schneller als Tippen, und die doppelte Datenerfassung entfällt vollständig. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, weil Barcodes Eindeutigkeit schaffen und die App mit Plausibilitätsprüfungen eingreift, bevor falsche Mengen in den Bestand gelangen. Durch die zentrale Sicht im WebDesk entsteht Transparenz in Echtzeit: Sie erkennen, welche Teams welche Bereiche bearbeiten, wo es hängt, und welche Differenzen besondere Aufmerksamkeit verdienen. Der Datenfluss bleibt durchgehend digital - von der Erfassung über die Prüfung bis zur Übergabe ins ERP - und ist damit revisionssicher, zeitgestempelt und lückenlos dokumentiert.Auch organisatorisch bringt die App Ruhe in den Prozess. Rollen und Berechtigungen sorgen für klare Zuständigkeiten, klare Oberflächen reduzieren Schulungsaufwand, und weniger Nacharbeit nimmt den Druck aus Wochenenden und Nachtschichten. Mit optionaler Business-Intelligence-Auswertung lassen sich Muster erkennen: Häufen sich Abweichungen in bestimmten Zonen? Sind einzelne Artikel fehleranfällig? Solche Erkenntnisse fließen in Schulungen, Layout-Anpassungen oder Qualitätsmaßnahmen ein. In Summe sinken die Gesamtkosten der Inventur, weil Stillstände, Papierverbrauch, Korrekturschleifen und externe Stunden zurückgehen - während die Datenqualität sichtbar steigt.