Das große Inventur 1x1 mit COSYS

Herausforderung Stichtagsinventur: Pflicht, Druck und Pragmatik

In Deutschland gilt eine gesetzliche Inventurpflicht: Unternehmen müssen zum Ende ihres Geschäftsjahres Vermögensgegenstände und Bestände vollständig, richtig und nachvollziehbar erfassen. In der Praxis heißt das: zählen, bewerten, dokumentieren und zwar so, dass es einer Prüfung standhält. Genau an diesem Stichtag zeigt sich, wie gut Prozesse, Stammdaten und Organisation zusammenspielen. Oft liegt parallel noch das Tagesgeschäft an, Personal ist knapp bemessen, und die Lagerstruktur ist über Jahre gewachsen. Dann werden handschriftliche Listen oder spontane Excel-Sammlungen schnell zur Fehlerquelle. Artikelbezeichnungen sind nicht einheitlich, Etiketten fehlen, Chargen oder Seriennummern werden übersehen. Häufig läuft auch die Kommunikation holprig: Wer zählt welchen Bereich? Welche Differenzen sind akzeptabel, welche müssen nachgezählt werden? Wenn diese Fragen ungeklärt bleiben, verlängert sich die Inventur, Nacharbeiten nehmen zu und die Nerven liegen blank.

Die Folgen einer unsauberen Inventur sind spürbar. Zum einen drohen Bilanz- und Steuerrisiken, wenn Bestände falsch ausgewiesen werden oder Nachvollziehbarkeit fehlt. Zum anderen steigt der operative Aufwand: Nachzählungen kosten Zeit, Diskussionen binden Führungskräfte, und das Tagesgeschäft leidet. Zudem wirkt sich eine schlechte Inventurqualität unmittelbar auf die Disposition aus: Fehlbestände bleiben unentdeckt, Überbestände binden Kapital, und die Lieferfähigkeit gerät unter Druck. Kurz: Die Inventur ist Pflicht aber sie darf nicht zum Risikoereignis werden.

COSYS Inventur Software: App, WebDesk und sauberer Datenfluss

Die Inventur-App von COSYS setzt genau dort an, wo die meisten Fehler entstehen: an der Erfassungsstelle. Mitarbeitende scannen Barcodes oder QR-Codes, erfassen Lagerplätze, Gebinde, Chargen, Seriennummern sowie Mindesthaltbarkeitsdaten und werden Schritt für Schritt durch den Zählvorgang geführt. Plausibilitätsprüfungen verhindern unrealistische Eingaben, doppelte Erfassungen fallen sofort auf, und bei kritischen Artikeln kann ein Vier-Augen-Prinzip greifen. Die App arbeitet bei Bedarf offline und synchronisiert zuverlässig, sobald eine Verbindung besteht. Stammdaten aus ERP, CSV oder Excel werden eingespielt, sodass am Gerät klare Artikelinformationen vorliegen. Das senkt Rückfragen, erhöht die Geschwindigkeit und reduziert Fehler. Die App läuft auf professionellen MDE-Geräten ebenso wie - in BYOD-Szenarien - auf Smartphones mit Bluetooth- oder Ringscannern. So bleibt die Lösung flexibel und nah an der Realität Ihres Lagers.

Der WebDesk bildet das Rückgrat der Steuerung. Hier planen Verantwortliche Zählteams, definieren Bereiche und verfolgen den Fortschritt in Echtzeit. Statt hektischem Hinterhertelefonieren gibt es einen klaren Überblick: Welche Gänge sind abgeschlossen, wo gibt es Engpässe, welche Differenzen erfordern eine Nachzählung? Aus den eingehenden Daten entstehen Differenzlisten und Nachzählrouten, die gezielt dorthin führen, wo es wirklich wichtig ist. Rollen- und Rechtekonzepte sorgen dafür, dass Aufgaben sauber getrennt sind und die Nachvollziehbarkeit gewahrt bleibt. Am Ende lassen sich die Ergebnisse revisionssicher exportieren - als Datei oder über eine Schnittstelle direkt ins ERP oder in die Finanzbuchhaltung. Jeder Schritt ist protokolliert, jeder Eingriff dokumentiert, sodass Sie bei einer Prüfung schnell belastbare Nachweise haben.

Business Intelligence: aus Pflicht wird Erkenntnis

Inventurdaten sind mehr als eine Momentaufnahme. Mit den BI-Dashboards von COSYS erkennen Sie Muster und Potenziale. Kennzahlen wie Abweichungsquote, Zähltempo und Abdeckungsgrad zeigen, wo es hakt. Vergleiche über Jahre, Standorte oder Schichten machen sichtbar, ob Maßnahmen wirken. ABC- und XYZ-Betrachtungen helfen, wert- oder mengenrelevante Artikel stärker zu fokussieren. Heatmaps und Drilldowns führen Sie in problematische Zonen Ihres Lagers, etwa zu Bereichen mit häufigen Etikettenproblemen oder wiederkehrenden Abweichungen. So wird die Inventur zum Startpunkt für kontinuierliche Verbesserung - von der Etikettierung über die Lagerplatzlogik bis zur Stammdatenqualität.

Hardwaremiete: Inventurscanner, wenn Sie sie brauchen

Weil Inventuren saisonal sind, lohnt sich der Kauf zusätzlicher Geräte oft nicht. Mit der COSYS Hardwaremiete erhalten Sie vorkonfigurierte Inventurscanner im benötigten Umfang, inklusive Ladezubehör und passendem Setup. Die Geräte kommen fix und fertig bei Ihnen an, werden eingeschaltet und sind sofort einsatzbereit. Brauchen Sie kurzfristig mehr Kapazität, lässt sich der Bestand aufstocken nach der Inventur geht die Hardware zurück, ohne dass Kapital langfristig gebunden wird. Für Nebenbereiche oder Filialen können Sie auf BYOD-Konzepte mit Smartphones und leichten Ringscannern ausweichen. Das Ergebnis ist eine skalierbare, wirtschaftliche und stressfreie Ausstattung - genau für den Zeitraum, in dem Sie sie brauchen.

Fazit

Die Stichtagsinventur bleibt eine Pflicht - doch sie muss weder Nerven kosten noch Risiken erzeugen. Mit dem COSYS Inventurservice bündeln Sie eine praxiserprobte App, einen starken WebDesk und aussagekräftige BI-Dashboards mit flexibel verfügbarer Hardware und einem Service, der Sie wirklich entlastet. Das Ergebnis sind klare Abläufe, weniger Fehler und transparente, prüfungssichere Ergebnisse. Kurz: Sie zählen schneller, entscheiden fundierter und gehen mit einem guten Gefühl in die Bilanz - Jahr für Jahr.