Inventur durchführen mit eine Lagerverwaltung

Grundlagen der Inventur: Was Sie wissen müssen

Die Inventur bezeichnet die systematische Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Im Fokus der Lagerverwaltung steht dabei die detaillierte Aufnahme der physischen Bestände. Ihr Hauptzweck ist die Ermittlung des tatsächlichen Bestands, der für die Bilanzierung, die Kostenkontrolle und die Planung zukünftiger Einkäufe unerlässlich ist.

Es gibt verschiedene Inventurarten, die Unternehmen je nach Bedarf und Struktur anwenden können:

• Stichtagsinventur: Hierbei wird der gesamte Lagerbestand an einem bestimmten Stichtag physisch gezählt, gewogen oder gemessen. Dies erfordert oft eine temporäre Schließung des Lagers und kann sehr zeit- und ressourcenintensiv sein. Ihr Vorteil liegt in der hohen Genauigkeit zum Bilanzstichtag.
• Permanente Inventur: Diese Methode ermöglicht eine fortlaufende Bestandsführung mithilfe eines Lagerverwaltungssystems (LVS). Jede Zu- und Abnahme wird erfasst, sodass der aktuelle Lagerbestand jederzeit digital verfügbar ist. Eine jährliche körperliche Zählung (oder Stichprobeninventur) ist dennoch erforderlich, um die digitale Bestandsführung mit den tatsächlichen Werten abzugleichen. Der große Vorteil ist die Flexibilität und die Vermeidung von Betriebsunterbrechungen.
• Verlegte Inventur: Die Inventur wird innerhalb einer Frist von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt. Die Bestände müssen dabei auf den Stichtag vor- oder zurückgerechnet werden.
• Stichprobeninventur: Basierend auf statistisch-mathematischen Verfahren wird nur ein Teil des Bestandes gezählt. Bei einer hohen Übereinstimmung der Stichprobe mit dem Soll-Bestand kann auf eine Vollinventur geschlossen werden.

Unabhängig von der gewählten Methode ist eine genaue Inventur von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Minimierung von Verlusten und die Optimierung von Kapitalbindung im Lager.

Der Inventur-Ablauf: Vorbereitung ist die halbe Miete

Ein erfolgreicher Inventur Ablauf beginnt lange vor dem eigentlichen Zähltag. Die Vorbereitung ist entscheidend, um Fehler zu minimieren und den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten:

1. Planung und Zeitrahmen: Legen Sie den genauen Zeitpunkt fest und erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan.
2. Personal schulen: Weisen Sie den Mitarbeitern klare Aufgaben zu und schulen Sie sie im Umgang mit Zähllisten, Scannern und der Software.
3. Lager aufräumen und strukturieren: Sorgen Sie für Ordnung im Lager. Artikel sollten eindeutig gekennzeichnet und leicht zugänglich sein. Bestände, die nicht mehr benötigt werden, sollten vorab ausgebucht werden.
4. Material und Ausrüstung bereitstellen: Stellen Sie sicher, dass genügend Zählhilfen, Scanner, Etiketten und Formulare vorhanden sind.
5. Letzte Buchungen abschließen: Alle Warenein- und -ausgänge müssen vor Beginn der Zählung verbucht sein, um Abweichungen zu vermeiden.

Während des Inventur Ablaufs ist höchste Konzentration gefragt. Jeder Artikel sollte einmal und nur einmal gezählt werden. Doppelzählungen oder Auslassungen sind die häufigsten Ursachen für Inventurdifferenzen vermeiden.

Herausforderungen der Inventur und wie man Inventurdifferenzen vermeidet

Trotz sorgfältiger Planung können bei der Inventur immer wieder Inventurdifferenzen auftreten. Diese Abweichungen zwischen dem buchhalterisch geführten Bestand und dem tatsächlich vorhandenen Lagerbestand können verschiedene Ursachen haben:

• Menschliche Fehler: Tippfehler bei der Dateneingabe, Verwechslungen von Artikeln, ungenaues Zählen.
• Diebstahl und Schwund: Unbemerkte Entnahmen oder physischer Verlust von Artikeln.
• Beschädigung: Artikel, die nicht mehr verkaufsfähig sind, aber noch im Bestand geführt werden.
• Prozessfehler: Falsche Buchungen von Warenein- oder -ausgängen, unklare Retourenprozesse.

Um Inventurdifferenzen vermeiden zu können, sind präzise Prozesse und eine konsequente Überwachung unerlässlich. Regelmäßige Stichproben, eine klare Kennzeichnung aller Artikel und die konsequente Schulung der Mitarbeiter sind erste wichtige Schritte. Der größte Hebel liegt jedoch in der Digitalisierung.

Die Zukunft der Inventur: Warum Inventur Software unverzichtbar ist

Der Übergang von manuellen zu digitalen Inventurprozessen ist für moderne Unternehmen kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Eine dedizierte Inventur Software oder ein umfassendes Lagerverwaltungssystem (LVS) transformiert die Art und Weise, wie die Inventur durchgeführt wird.

Die Vorteile einer modernen Inventur Software sind vielfältig und wirkungsvoll:

• Erhöhte Genauigkeit: Fehler durch manuelle Eingaben werden minimiert. Barcode- oder RFID-Scanning sorgt für eine präzise und schnelle Erfassung.
• Zeitersparnis und Effizienz: Der Zählprozess wird erheblich beschleunigt. Mitarbeiter können sich auf die eigentliche Zählung konzentrieren, anstatt auf aufwendige Dokumentation.
• Echtzeit-Transparenz: Aktuelle Bestandsdaten sind jederzeit digital verfügbar, was eine kontinuierliche Übersicht über das Lager ermöglicht.
• Automatisierung von Prozessen: Routineaufgaben wie die Bestandsaktualisierung nach Wareneingang oder -ausgang erfolgen automatisch.
• Bessere Entscheidungsfindung: Auf Basis präziser Bestandsdaten können Einkaufs-, Produktions- und Verkaufsentscheidungen optimiert werden. Dies reduziert Überbestände und minimiert Fehlmengen.
• Vermeidung von Inventurdifferenzen: Durch eine lückenlose Dokumentation und den Abgleich von Soll- und Ist-Beständen können Abweichungen schnell erkannt und korrigiert werden.

Fazit: Effizienz durch moderne Inventurprozesse

Die Inventurdurchführung ist ein entscheidender Prozess, der die Grundlage für eine effiziente Lagerverwaltung und belastbare Geschäftsentscheidungen bildet. Während traditionelle Methoden zeitaufwendig und fehleranfällig sein können, bietet der Einsatz moderner Inventur Software die Möglichkeit, Genauigkeit, Effizienz und Transparenz signifikant zu steigern. Unternehmen, die in fortschrittliche Technologien investieren, positionieren sich nicht nur für eine reibungslose Bestandsaufnahme, sondern auch für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit im dynamischen Markt.