Was ist eine Inventur? Definition
Die Inventur ist eine jährliche Bestandsaufnahme bei der alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu Bilanzierungszwecken erfasst werden. Dabei werden diese gezählt, gemessen oder gewogen. Das Resultat einer Inventur ist das Inventar, welches ein Verzeichnis aller erfassten Positionen beinhaltet und die Grundlage für den Jahresabschluss bildet.
Warum eine Inventur durchführen?
Nach dem Handelsgesetzbuch §240 ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit sowie am Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen. Dabei sind alle Vermögensgegenstände und Schulden genau zu erfassen. Das Inventar muss dabei klar und übersichtlich sein. Für gleichartige Waren kann eine Gruppenbewertung erfolgen, um die Inventur zu erleichtern. Die Inventur hilft Fehlbestände, Überbestände oder Schwund (z.B. Diebstahl) zu erkennen. Sie deckt mögliche Buchhaltungs- oder Lagerfehler auf und stellt sicher, dass Buchwerte und tatsächliche Bestände übereinstimmen.
Welche Inventurverfahren gibt es? (körperliche Inventur, Buchinventur, Anlageninventur)
Körperliche Inventur: Die körperliche Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme aller materiellen Vermögensgegenstände eines Unternehmens durch Zählen, Messen oder Wiegen. Sie dient der Ermittlung der tatsächlichen Bestände und erfolgt in der Regel durch manuelle Erfassung oder technische Hilfsmittel.
Buchinventur: Die Buchinventur erfasst Werte, die nicht physisch zählbar sind, wie Bankguthaben, Schulden, Forderungen oder Verbindlichkeiten. Dabei erfolgt die Bestandsaufnahme anhand von Belegen wie Offene-Posten-Listen, Kontoauszügen oder Verträgen.
Anlageninventur: Die Anlageninventur ist die Bestandsaufnahme aller langfristigen materiellen Vermögensgegenstände eines Unternehmens, die dem Anlagevermögen zugeordnet sind. Dazu gehören beispielsweise Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge und technische Anlagen. Die Erfassung erfolgt durch Sichtprüfung, Inventarlisten oder Kennzeichnungssysteme.
Welche Inventurarten sind gesetzlich erlaubt? Stichtags, verlegte & permanente Inventur
Bei der klassischen Stichtagsinventur erfolgt die Bestandsaufnahme zu einem festgelegten Tag im Jahr &ndash dem Bilanzstichtag. Wählt ein Unternehmen beispielsweise ein Geschäftsjahr, das mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist der Stichtag der 31. Dezember. Die Stichtagsinventur muss nicht exakt am Bilanzstichtag erfolgen. Der Gesetzgeber gewährt Unternehmen einen Zeitraum von zehn Tagen vor oder nach diesem Datum, um Aktiva und Passiva mengenmäßig zu erfassen. Sollte der Fall auftreten, dass die Inventur 3 Monate vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfindet, spricht man von der verlegten Inventur. Die ermittelten Mengen und Werte müssen anschließend auf den Bilanzstichtag hochgerechnet oder zurückgerechnet werden. Werden Bestände einmal im Jahr erfasst und laufend fortgeschrieben, spricht man von einer permanenten Inventur.
Ablauf der Inventur
- Planung und Vorbereitung
Die Auswahl eines geeigneten Inventurverfahrens bildet die Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Bestandsaufnahme. Dabei müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, wie etwa die Art der Bestände, die Unternehmensgröße und gesetzliche Vorgaben. Ebenso ist es essenziell, einen realistischen Zeitrahmen für die Durchführung der Inventur zu ermitteln sowie notwendigen Ressourcen und Zuständigkeiten festzulegen. Die Einweisung der Mitarbeiter in den Inventurprozess spielt eine zentrale Rolle, um Fehler zu vermeiden und eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten. Zudem sollte sichergestellt werden, dass alle Bestände geordnet und leicht zugänglich sind, um den Zählprozess zu erleichtern.
- Durchführung der Bestandsaufnahme
Die eigentliche Bestandsaufnahme erfolgt durch die physische Erfassung der Bestände, entweder manuell oder mithilfe von Scannern. Dabei werden die Artikel gezählt, gemessen oder gewogen, je nach Art der Bestände. Die erfassten Daten müssen anschließend sorgfältig dokumentiert werden, entweder traditionell mit Stift und Papier oder digital in einem entsprechenden System.
- Abgleich und Kontrolle
Durch den Abgleich der erfassten Bestände mit den Stammdaten lassen sich nach der Inventur Abweichungen wie Fehlmengen, Überschüsse oder Buchungsfehler einfach identifizieren und analysieren. Dadurch können Fehlbestände nachträglich korrigiert und Unstimmigkeiten gezielt überprüft werden.
- Auswertung und Abschluss
Der letzte Schritt umfasst die Auswertung und den Abschluss der Inventur. Es wird ein detaillierter Inventurbericht erstellt, in dem die festgestellten Differenzen erfasst und analysiert werden. Anschließend erfolgt die buchhalterische Verbuchung dieser Abweichungen, um eine korrekte Bestandsführung zu gewährleisten. Basierend auf den Ergebnissen der Inventur können zudem Maßnahmen zur Bestandsoptimierung abgeleitet werden, um zukünftige Inventuren effizienter zu gestalten. Abschließend werden alle relevanten Unterlagen archiviert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und bei Bedarf auf die Daten zugreifen zu können.
Inventursoftware zur Unterstützung
Die COSYS Inventursoftware ist die perfekte Lösung für alle Inventurverfahren. Sie besteht aus einer mobilen Inventur-App und einem Backend, mit denen Inventurprozesse vollständig digitalisiert werden können. Mit der COSYS Inventur App lassen sich Bestände einfach über MDE-Geräte oder Smartphones erfassen und direkt ins Backend übertragen. Über den COSYS WebDesk können die im Backend gespeicherten Daten eingesehen und analysiert werden. Die Software optimiert den gesamten Inventurprozess, reduziert menschliche Fehler und steigert die Effizienz.