Inventur mit Scanner - am Beispiel der COSYS Inventur App
Was bedeutet Inventur mit Scanner?
Eine Scanner Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme mithilfe von Scannern und kann entweder prozessintegriert oder prozessunabhängig durchgeführt werden:
Prozessintegrierte Scanner Inventur:
Bei dieser Form sind Scanner direkt in den Produktions- oder Herstellungsprozess eingebunden, beispielsweise in ein Fließband. Sie erfassen kontinuierlich alle Bestände, die an den definierten Erfassungsstationen vorbeilaufen.
Prozessunabhängige Scanner Inventur:
Hier werden mobile Scanner eingesetzt, die die Inventurteams bei der Bestandsaufnahme unterstützen oder diese ersetzen. Diese Methode kommt häufig bei traditionellen Bestandsaufnahmen, etwa am Jahresende, zum Einsatz. Im Gegensatz zur prozessintegrierten Inventur gibt es hier kein festgelegtes Erfassungssystem.
Wie funktioniert eine Inventur mit Scanner (mit der COSYS Inventurlösung)?
Vor der Inventur werden alle relevanten Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem des Unternehmens in das COSYS Backend importiert. Die COSYS Inventur App ist in der Regel auf Smartphones oder MDE-Geräten installiert und wird von den zugewiesenen Mitarbeitern genutzt. Diese erfassen die Artikel durch Scannen der Barcodes. Um die Artikel zu zählen, kann die Menge entweder händisch eingetragen werden oder über die Menge 1 Zählung automatisch ermittelt werden. Die erfassten Daten werden in Echtzeit an das Backend übertragen, wo sie für die weitere Verwaltung und Analyse zur Verfügung stehen.
Vorteile der Inventur mit Scanner
Der Hauptvorteil einer Inventur mit Scannern besteht darin, dass die klassische Inventur mit Stift und Papier ersetzt wird. Der Wegfall dieser Methode geht mit einer immensen Einsparung von Papier- und Personalressourcen einher. Die präzise Erfassung von Artikeln per Barcode beschleunigt den gesamten Inventurprozess erheblich und minimiert gleichzeitig menschliche Fehler auf ein Minimum. Moderne MDE-Geräte und scanfähige Smartphones verfügen über eine benutzerfreundliche Oberfläche und zahlreiche Funktionen, die den Zählprozess weitgehend automatisieren. Digital erfasste Daten lassen sich deutlich einfacher weiterverarbeiten und analysieren als handschriftliche Aufzeichnungen. In der Praxis ist die COSYS Inventur App beispielsweise mit einem Backend und dem COSYS WebDesk verknüpft. Beide Systeme kommunizieren in Echtzeit miteinander, sodass erfasste Daten sofort übertragen und verarbeitet werden können. Zudem lassen sich gescannte Daten leichter archivieren und analysieren, wodurch Bestandsänderungen transparent nachvollzogen und Optimierungspotenziale erkannt werden können.
Einsatzgebiete der Inventur mit Scanner
Die Inventur mit Scanner hat in verschiedenen Branchen und Unternehmensbereichen eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. In großen Lagern und Distributionszentren ist es notwendig, den Bestand regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Artikel korrekt gelagert und dokumentiert sind. In Einzelhandelsgeschäften kann die Inventur mit Scannern sowohl für die tägliche Bestandskontrolle als auch für die jährliche Inventur genutzt werden. Im Gesundheitswesen wird die Inventur mit Scannern häufig verwendet, um Medikamentenbestände zu verwalten, insbesondere in Krankenhäusern oder Apotheken. Dies gewährleistet eine genaue Nachverfolgbarkeit und hilft dabei, Engpässe zu vermeiden.
Best Practises für eine Inventur mit Scanner
Vorbereitung der Inventur:
Vor der Inventur sollten alle Artikelstammdaten im Warenwirtschaftssystem oder ERP-System überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden. Dazu gehören Artikelnummern, Bezeichnungen, Barcodes und Lagerorte. Des Weiteren sollten alle Scanner und mobilen Geräte (wie MDE-Geräte oder Smartphones) auf ihre Funktionalität und die korrekte Verbindung zum Backend überprüft werden. Die Verantwortlichen sollten vorab festgelegt werden, sodass jeder Mitarbeiter klar weiß, welche Aufgaben er zu übernehmen hat (z.B. Scannen von Artikelgruppen oder bestimmten Bereichen).
Durchführung der Inventur
Jeder Artikel sollte nur einmal gescannt werden, um Doppelzählungen zu vermeiden. Wenn mehrere Einheiten eines Artikels vorhanden sind, sollte die Stückzahl nach dem ersten Scan eingegeben oder die Menge 1 Funktion verwendet werden. Wenn beim Scannen dennoch ein Fehler auftritt (z. B. ein nicht vorhandener Artikel oder ein beschädigter Barcode), sollte das System sofort eine Fehlermeldung ausgeben, um eine Korrektur in Echtzeit vorzunehmen. Wenn eine Differenz zwischen den gescannten Beständen und den Soll-Werten festgestellt wird, sollte diese sofort überprüft werden, um mögliche Ursachen (z.B. ungescannte Artikel oder falsche Zuordnungen) zu identifizieren.
Nach der Inventur
Nach Abschluss der Inventur sollten die erfassten Daten mit den ursprünglichen Beständen im System abgeglichen werden. Unstimmigkeiten sollten sofort geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Inventurberichte, die sowohl die erfassten Bestände als auch alle Abweichungen anzeigen, liefern eine detaillierte Berichterstattung. Diese Berichte sollten auch mögliche Ursachen von Differenzen dokumentieren, z.B. Fehlbestände oder Überschüsse. Um wiederkehrende Probleme zu erkennen und den Inventurprozess langfristig zu optimieren, können optional historische Inventurdaten aufbewahrt werden.
Schulung und Kommunikation
Alle Mitarbeiter, die mit Scannern arbeiten, sollten vor der Inventur ausreichend geschult werden. Sie sollten wissen, wie sie die Geräte bedienen, wie sie Barcodes scannen und wie sie mit der Inventur-App umgehen. Es muss sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder regelmäßig über den Fortschritt der Inventur informiert werden und bei Fragen oder Problemen schnell Unterstützung erhalten können.