Bestandsaufnahme mit einer Inventur Software durchführen

Was genau kann man sich unter einer Inventur vorstellen?

Unter einer Inventur versteht man die vollständige und nachvollziehbare Erfassung aller Bestände zu einem festgelegten Stichtag. Im Lageralltag heißt das ganz konkret: Jedes Teil, das dort liegt, wird gezählt, eindeutig identifiziert und mit dem Bestand im ERP-System abgeglichen. Dabei spielen Artikelnummern, Barcodes, Chargen, Seriennummern und Lagerplätze eine Rolle. Ziel ist es, Klarheit zu schaffen - für den Jahresabschluss, für eine korrekte Bewertung der Bestände und für saubere nachgelagerte Prozesse. Neben der klassischen Stichtagsinventur setzen viele Unternehmen inzwischen auf permanente oder zyklische Zählungen (Cycle Counting). So werden einzelne Bereiche regelmäßig geprüft, ohne das gesamte Lager lahmzulegen. Unabhängig von der Methode bleibt der Anspruch gleich: Die Zählung muss schnell gehen, fehlerarm sein und am Ende eine revisionssichere Dokumentation liefern.

Welche Herausforderungen können bei einer herkömmlichen, manuellen Bestandsaufnahme entstehen?

Wer noch mit Papierlisten, losen Excel-Dateien und manuellen Eingaben arbeitet, stößt in der Praxis schnell an Grenzen. Schon bei der Erfassung entstehen Fehler: schlecht lesbare Handschrift, Zahlendreher beim Abtippen, verwechselte Artikelbezeichnungen oder fehlende Zusatzinformationen wie Charge und Seriennummer. Kommen Schichtwechsel, große Lagerbereiche oder parallele Teams hinzu, entstehen doppelte Zählungen oder Lücken. Das Tagesgeschäft leidet ebenfalls, weil Bereiche gesperrt werden müssen und Kolleginnen und Kollegen auf Freigaben warten. Nach dem Zähltag beginnt häufig die eigentliche Mühe: Notizen müssen konsolidiert, Differenzen nachverfolgt, Unklarheiten telefonisch geklärt und Korrekturen erneut gebucht werden. Ein transparenter Überblick über den Fortschritt fehlt oft, sodass niemand genau sagen kann, wie weit die Inventur ist, wo sich Probleme häufen und wann das Ganze fertig wird. Das kostet Zeit, Nerven und Geld - und die Datenqualität bleibt unsicher.

Vorstellung der COSYS Inventur Software und den in der Praxis einhergehenden Vorteile

Die COSYS Inventur Software setzt genau hier an und digitalisiert den kompletten Ablauf. Gezählt wird nicht mehr per Stift und Liste, sondern per Scan auf einem mobilen Gerät: professionelle MDE-Handhelds oder - je nach Bedarf - einfach ein Smartphone. Mitarbeitende scannen Lagerplatz und Artikel, geben die Menge ein und ergänzen Pflichtangaben wie Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum oder Seriennummer. Die Anwendung führt Schritt für Schritt durch den Prozess und prüft Eingaben unmittelbar. Stimmen Lagerplatz und Artikel nicht zusammen, fehlt eine Pflichtangabe oder liegt die Menge außerhalb plausibler Grenzen, erscheint eine klare Rückmeldung. So werden Fehler abgefangen, bevor sie ins System gelangen.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Geschwindigkeit. Zähllisten und Bereiche lassen sich im Vorfeld anlegen, sodass Teams am Stichtag ohne Sucherei loslegen können. Selbst wenn das Funknetz im Lager schwächelt, bleibt die App dank Offline-Fähigkeit arbeitsfähig und synchronisiert die Daten automatisch, sobald eine Verbindung besteht. Im Hintergrund entsteht gleichzeitig ein sauberer Audit-Trail: Wer hat was wann wo gezählt, mit welchem Gerät und mit welchem Ergebnis? Diese lückenlose Chronik ist bei internen Prüfungen und in der Wirtschaftsprüfung Gold wert. Für die IT ist die Integration unkompliziert, denn Daten können über Schnittstellen zu ERP- und WMS-Systemen, über CSV- oder Excel-Formate importiert und exportiert werden. Unternehmen, die nur zur Inventur zusätzliche Geräte benötigen, profitieren von flexiblen Mietmodellen mit vorkonfigurierten MDEs. Das erleichtert den schnellen Rollout ohne große Investition und ohne lange Schulung, da die Masken intuitiv aufgebaut sind und ein Rollen- und Rechtekonzept die Arbeit klar strukturiert.

Typisch für den Ablauf mit COSYS: Vor dem Stichtag werden Stammdaten und Zähllisten bereitgestellt. Am Tag der Inventur gehen die Teams in die Zonen, scannen, zählen, erfassen und korrigieren Unstimmigkeiten sofort. Nach Abschluss werden die Ergebnisse samt Differenzen an das führende System übergeben. Die Nacharbeit reduziert sich auf wenige gezielte Prüfungen, weil die App bereits während der Zählung auf Qualität geachtet hat.

Was kann COSYS Business Intelligence - welchen Mehrwert liefert diese Komponente für Ihre Bestandsaufnahme?

COSYS Business Intelligence (BI) bringt die nötige Transparenz in Echtzeit. Über übersichtliche Dashboards - beispielsweise im COSYS WebDesk - sehen Verantwortliche jederzeit, wie weit die Inventur ist, welche Bereiche bereits erledigt sind und in welchen Zonen sich die Arbeit staut. Das ist nicht nur beruhigend, sondern steuert die Ressourcen aktiv: Teams können umverteilt, Engpässe aufgelöst und kritische Bereiche priorisiert werden. Besonders hilfreich ist die Differenzanalyse. Sie zeigt, wo Abweichungen gehäuft auftreten, bei welchen Artikeln, auf welchen Lagerplätzen oder in welchen Warengruppen. Mit wenigen Klicks gelangt man vom Überblick in die Detailansicht, bis hin zum einzelnen Beleg.

Darüber hinaus unterstützt BI die Qualitätssicherung. Wiederkehrende Fehlerbilder - etwa fehlende Pflichtfelder oder ungültige Scans - werden sichtbar und liefern konkrete Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen, Schulungen oder Stammdatenpflege. Wertorientierte Analysen - etwa ABC-Betrachtungen - helfen, teure oder kritische Artikel gezielt früher zu zählen. Aus den gemessenen Zeiten je Zone und Team ergeben sich belastbare Erfahrungswerte für die kommende Inventur: Wie viel Personal ist sinnvoll? Welche Zonen müssen wir zeitlich anders zuschneiden? Schließlich sorgt die Exportmöglichkeit der Auswertungen dafür, dass Prüfpfade schnell bereitstehen und Audits effizienter ablaufen.

Fazit

Eine Inventur muss heute nicht mehr als Ausnahmezustand wahrgenommen werden. Mit der COSYS Inventur Software wird aus der Zählpflicht ein strukturierter, schneller und revisionssicherer Prozess. Scannen statt Tippen reduziert Fehler, geführte Workflows beschleunigen die Erfassung, und die saubere Dokumentation erleichtert jede Prüfung. Die BI-Komponente liefert währenddessen die wichtige Echtzeit-Sicht auf Fortschritt, Abweichungen und Ursachen. So lassen sich Teams zielgerichtet steuern, Differenzen gezielt prüfen und gewonnene Erkenntnisse direkt in bessere Abläufe übersetzen. Ob klassische Stichtagsinventur oder kontinuierliches Cycle Counting: Wer digital zählt, verschafft sich Transparenz, senkt Kosten und steigert die Bestandsqualität nachhaltig. Mit flexibler Gerätewahl - vom professionellen MDE bis zum Smartphone und bei Bedarf im Mietmodell - passt sich COSYS an Ihre Rahmenbedingungen an und hebt Ihre Inventur auf das nächste Level.