Die Ausgabe von IT-Hardware in Unternehmen

Warum stoßen klassische IT-Ausgabeprozesse heute an ihre Grenzen?

Klassische IT-Ausgabeprozesse stoßen heute an ihre Grenzen, da sie den Echtzeitbedarf durch die stetig rasante technologische Entwicklung und den Wunsch nach moderner, hybrider Arbeit nicht mehr decken kann.

Mangelnde Geschwindigkeit: Klassische Freigabeprozesse, das Einsammeln von Unterschriften und das handliche Dokumentieren dauern oft länger als nur wenige Tage. Mittlerweile benötigen Angestellte in gewissen Fachbereichen oder Entwicklungsteams kurzfristig und sofortigen Zugriff auf neue Hard- und Software, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zunehmende Schatten-IT: Wenn klassische IT-Ausgabeprozesse zu langwierig sind, umgehen Mitarbeiter diese oft mit der Eigenbeschaffung von Soft- oder Hardware (bspw. nicht freigegebene KI-Tools auf den eigenen Laptop). Das führt zu enormen Sicherheitslücken, Compliance-Verstößen und anfallende Kosten in unbekannter Höhe.

Mangelnde Automatisierung: Viele klassische Prozesse sind durch manuelle Arbeit geprägt. Erhöhte IT-Hardware-Ausgaben verlangen jedoch automatisierte Abläufe, die Daten, Kommunikation und die IT-Prozesse in Echtzeit kombiniert.

Was sind Herausforderungen bei der Ausgabe von IT-Hardware?

Die größten Herausforderungen bei der Ausgabe von IT-Hardware fallen besonders in der Dokumentation und dem Equipment selbst an. Wird die Ausgabe vom Mitarbeiter nicht richtig dokumentiert, können besonders teurere technische Geräte schnell abhandenkommen. Laptops, Headsets oder Maus und Tastatur werden eventuell ausgeliehen, MDE-Geräte am Ende des Tages für den nächsten Morgen einfach zur Seite gelegt oder eine Rückgabe wird schlichtweg vergessen. Besonders in Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten, Arbeitsplätzen oder Home Office kann es schnell passieren, dass teure Geräte "verlegt" werden oder gar verloren gehen. Eventuell bringt statt der Person, die das Gerät ausgeliehen hat, ein/e Kollege/-in die ausgeliehene Hardware wieder zurück. Somit kann sich eine Rückverfolgung als enorm schwierig gestalten, sollte keine saubere Vor- oder Nachbearbeitung erfolgt sein.

Welche Probleme können auftreten?

Die Probleme, die auftreten können, sind meist eine Vertrauens- und Kostenfrage. IT-Abteilungen vergessen auf Grundlage von Papier oder einfachen Exceltabellen bei langjährigen Mitarbeitern durch die lange Zusammenarbeit schnell die Ausgabe zu dokumentieren. Geht es dann um mehrere Kollegen, ist es schnell möglich, den Überblick zu verlieren. Wurde vorher der Namen unleserlich aufgeschrieben oder gar nicht erst auf Zettel oder in einer Tabelle vermerkt, kann eine Suche ohne Fund dann schnell zur Kostenfrage werden - Der Gebrauch von modernen, funktionierenden Geräten ist in Unternehmen am Ende unumgänglich. Schlussendlich sinkt durch unklare Anschuldigungen das Vertrauen der Mitarbeiter, was die Entwicklung, Zufriedenheit und Effizienz enorm beeinflussen kann.

Wie kann die IT-Hardware-Ausgabe im Unternehmen automatisiert werden?

Eine automatisierte Ausgabe von IT-Hardware erfolgt aus dem Zusammenspiel von Hardware-Asset-Management-Software (HAM), Mobile-Device-Management (MDM) und dem Einsatz von Smart Locker. Ziel ist die Minimierung des Verwaltungsaufwands und das sofortige Bereitstellen von Equipment für neue Mitarbeiter.

Wie helfen Smart Locker bei der IT-Hardware-Ausgabe?

Wenn die Ausgabe von IT-Hardware durch Smart Locker erfolgt, können sich Unternehmen - besonders die Mitarbeiter - einige Vorteile daraus ziehen. Es hilft vor allem die Ausgabe flexibler zu gestalten. Geräte können 24/7 von Mitarbeitern ausgeliehen werden. Beispielsweise durch Mitarbeiterkarten, Pins oder QR-Codes kann auch zurückverfolgt werden, wer zu welcher Uhrzeit welche Hardware entnommen hat. Die einzelnen Schließfächer sind außerdem ganz individuell konfigurierbar. Neben der gewünschten Größe ist es zusätzlich möglich, die Innenräume mit einer Waage oder einer Steckdose auszurüsten. Dadurch sind aufzuladende Geräte sofort einsatzbereit. Die Waage dient als weiterer Sicherheitsfaktor. Lagert man mehrere Hardware-Komponenten in einem Fach, kann dadurch gemessen werden, wie viele Teile entnommen wurden. Mit dem Zusammenspiel der Software werden diese Informationen direkt auf ein System übertragen, was die Nachverfolgung und Dokumentation völlig transparent gestaltet und somit auch die Sicherheit der Geräte maximiert. So könnte man auch einen Zugang sperren, sollten Mitarbeiter nicht vorsichtig mit ausgeliehener IT-Hardware umgehen. Das spart Zeit und vor allem Kosten. Besonders für Angestellte ist das ein Zeichen von Vertrauen und Verantwortung, was die Motivation und Effizienz beim Arbeiten erhöhen kann.

Wie hat Homeoffice die interne IT-Logistik verändert?

Homeoffice hat die interne, zentrale IT-Logistik zu einem dezentralen Lifecycle-Management entwickelt. Das heißt, dass die Ausgabe nicht mehr nur an einer zentralen Stelle, wie beispielsweise dem IT-Büro erfolgt. Der gesamte Lebenszyklus der Hardware - von der Beschaffung, über die Einrichtung, Ausgabe, Wartung und wieder zur Rückgabe - wird flexibel über verschiedene Standorte, Außenstellen oder auch direkt im Homeoffice abgewickelt. Damit liegen die Schwerpunkte mittlerweile auf automatisiertem Rollout (Massenverteilung von IT-Hardware), Cloud-Management und Remote-Support.

Welche Rolle spielt eine Software bei der modernen IT-Ausgabe mit Smart Lockern?

Die richtige Software spielt bei der modernen IT-Ausgabe durch Smart Locker eine enorm wichtige Rolle. Sie bestimmt, ob der Prozess auf Dauer reibungslos laufen kann und Mitarbeiter schnellstmöglich an benötigte Hardware gelangen. Für ein solides und sicheres Verfahren bietet COSYS Smart Locker Lösungen an. Durch leistungsstarke Software und robuste Hardware lassen sich so die Smart Locker flexibel an ERP- und IT-Systeme anbinden. Übergaben, Zugriffe und Bestände werden digital dokumentiert und können zentral verwaltet werden. So wird volle Transparenz, Flexibilität und steigernde Effizienz im Arbeitsalltag geschaffen. Durch die Software erhält man eine individuelle digitale Abbildung des Smart Lockers. Freie Plätze, Reservierungen und besetzte Schließfächer hat man so auf einem Blick. Die intelligenten Hardware-Ausgabeautomaten basieren auf einem modularen Aufbau mit Basis- und Erweiterungsmodulen für individuelle Anforderungen, kommen mit flexiblen Fachgrößen für verschiedenes IT-Equipment und sind durch die Auswahl von verschiedenen Materialien flexibel In- oder Outdoor-tauglich. Individuelle Fachkonfigurationen (wie beispielsweise Steckdosen oder Waagen in den Fächern) ermöglichen Anpassungen für unterschiedliche Prozesse und Anforderungen. Das Unternehmen hat also alles auf einen Blick und kann den gesamten Prozess über eine Webanwendung managen. Das verschafft Freiheiten in der Gestaltung bei der Verwendung und ermöglicht so eine komplette Integration des Smart Lockers in die dadurch automatisierten Arbeitsprozesse.

FAZIT

Abschließend lässt sich sagen, dass die Ausgabe von IT-Equipment in Unternehmen durch die steigende Digitalisierung immer komplexer wird. Immer mehr Mitarbeiter benötigen neue Geräte für einen normalen Arbeitsalltag, was bei hohen Anschaffungskosten die Rückverfolgung als enorm wichtig gestaltet. Besonders in Zeiten von Home Office ist eine genaue Dokumentation von Nöten, um Verluste vorzubeugen.