Wie kann man Lagerbestände in Echtzeit verwalten?

Was bedeutet Bestandsverwaltung in Echtzeit?

Unter Echtzeit-Bestandsverwaltung versteht man die unmittelbare Aktualisierung von Lagerbeständen bei jeder Warenbewegung. Sobald ein Artikel eingelagert, umgelagert, kommissioniert oder versendet wird, wird diese Bewegung direkt im System erfasst.

Im Gegensatz zu manuellen Listen oder zeitversetzten Buchungen spiegelt der digitale Bestand dadurch jederzeit die tatsächliche Situation im Lager wieder.

Typische Warenbewegungen sind:

• Wareneingänge
• Einlagerungen
• Umlagerungen
• Kommissionierungen
• Warenausgänge
• Retouren
• Inventurbuchungen

Je schneller diese Vorgänge erfasst werden, desto genauer sind die Bestandsdaten.

Warum sind Echtzeitdaten so wichtig?

Veraltete Bestandsinformationen führen häufig zu Problemen in der Lagerverwaltung. Wenn Bestände erst Stunden oder Tage später aktualisiert werden, können Fehlentscheidungen entstehen.

Mögliche Folgen sind:

• Fehlbestände trotz angeblich verfügbarer Ware
• Doppelbestellungen
• Überhöhte Lagerbestände
• Verzögerungen bei der Kommissionierung
• Lieferengpässe
• Unzufriedene Kunden

Aktuelle Bestandsdaten schaffen dagegen Transparenz und ermöglichen eine zuverlässige Planung.

Praxisbeispiel: Die Kosten veralteter Bestandsdaten

Ein Großhändler verkauft täglich rund 200 Artikel eines stark nachgefragten Produkts. Aufgrund verspäteter Bestandsbuchungen werden im System noch 150 Stück angezeigt, obwohl tatsächlich nur noch 20 Stück auf Lager sind.

Der Vertrieb nimmt daraufhin weitere Kundenaufträge an. Insgesamt werden 130 Artikel verkauft, die nicht mehr verfügbar sind.

Die Folgen:

• Lieferverzögerungen für Kunden
• Erhöhter Aufwand im Kundenservice
• Eilbestellungen beim Lieferanten
• Stornierungen von Aufträgen

Bei einem durchschnittlichen Gewinn von 30 Euro pro Artikel ergibt sich allein durch die nicht lieferbaren Produkte ein potenzieller Gewinnverlust von 3.900 Euro. Hinzu kommen mögliche Reputationsschäden und zusätzliche Prozesskosten.

Mit einer Echtzeit-Bestandsverwaltung wäre der tatsächliche Bestand unmittelbar sichtbar gewesen und die Aufträge hätten entsprechend gesteuert werden können.

Voraussetzungen für eine Echtzeit-Bestandsverwaltung

Damit Bestände jederzeit aktuell sind, müssen sämtliche Warenbewegungen unmittelbar erfasst werden.

• Mobile Datenerfassung
  Mitarbeitende sollten Warenbewegungen direkt am Lagerplatz erfassen können. Mobile Scanner oder Smartphones ermöglichen die Buchung genau dort, wo die Bewegung stattfindet.
• Barcode- und QR-Code-Technologie
  Durch das Scannen von Barcodes oder QR-Codes werden Artikel schnell und fehlerarm identifiziert. Manuelle Eingaben werden reduziert und die Datenqualität verbessert.
• Digitale Lagerprozesse
  Papierlisten und nachträgliche Buchungen führen häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Digitale Prozesse sorgen dafür, dass Informationen sofort im System verfügbar sind.
• Zentrale Datenbasis
  Alle Lagerbereiche und Standorte sollten auf dieselben Bestandsdaten zugreifen. So entstehen keine unterschiedlichen Informationsstände innerhalb des Unternehmens.

Vorteile einer Echtzeit-Bestandsverwaltung

Unternehmen profitieren von zahlreichen Vorteilen:

• Höhere Bestandsgenauigkeit
  Da jede Bewegung unmittelbar erfasst wird, stimmen System- und Ist-Bestand deutlich häufiger überein.
• Weniger Fehlbestände
  Kritische Bestände werden frühzeitig erkannt und Nachbestellungen können rechtzeitig erfolgen.
• Schnellere Prozesse
  Aktuelle Daten beschleunigen Kommissionierung, Wareneingang und Bestandskontrollen.
• Bessere Planbarkeit
  Einkauf, Produktion und Vertrieb können auf aktuelle Informationen zugreifen und fundiertere Entscheidungen treffen.
• Geringere Lagerkosten
  Durch die bessere Transparenz lassen sich unnötige Sicherheitsbestände und Überbestände reduzieren.

Wie eine Softwarelösung die Echtzeitverwaltung unterstützt

Eine professionelle Bestandsführungs- oder Lagerverwaltungssoftware bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Echtzeit-Bestandsverwaltung. Sie sammelt sämtliche Bestandsdaten zentral und aktualisiert diese automatisch bei jeder Warenbewegung.

Moderne Systeme bieten dabei Funktionen wie:

• Echtzeit-Bestandsanzeigen
• Mobile Datenerfassung
• Barcode-Scanning
• Lagerplatzverwaltung
• Automatische Bestandskorrekturen
• Überwachung von Mindest- und Meldebeständen
• Auswertungen und Berichte
• Schnittstellen zu ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage, proALPHA oder Odoo

Dadurch entsteht eine vollständige Transparenz über alle Lagerbestände und Lagerbewegungen.

Echtzeit-Bestandsverwaltung mit der COSYS Bestandsführung

Die COSYS Bestandsführung ermöglicht Unternehmen eine digitale und transparente Verwaltung ihrer Lagerbestände. Mithilfe von mobilen Datenerfassungsgeräten oder Smartphones werden Warenbewegungen direkt im Lager erfasst und in Echtzeit an das System übertragen.

Wareneingänge, Umlagerungen, Kommissionierungen und Inventuren können unmittelbar dokumentiert werden, sodass jederzeit aktuelle Bestandsinformationen verfügbar sind. Gleichzeitig reduziert die Barcode-gestützte Erfassung manuelle Fehler und erhöht die Bestandsgenauigkeit.

Unternehmen profitieren dadurch von einer besseren Lieferfähigkeit, schnelleren Lagerprozessen und einer deutlich höheren Transparenz über ihre Bestände.

Fazit

Die Verwaltung von Lagerbeständen in Echtzeit ist ein wichtiger Baustein für effiziente Lagerprozesse und eine hohe Lieferfähigkeit. Aktuelle Bestandsdaten helfen dabei, Fehlbestände zu vermeiden, Lagerkosten zu senken und Entscheidungen auf einer verlässlichen Datengrundlage zu treffen. Durch den Einsatz mobiler Datenerfassung, Barcode-Technologie und einer professionellen Bestandsführungssoftware wie der COSYS Bestandsführung können Unternehmen ihre Lagerbestände jederzeit aktuell und transparent verwalten.