Wie lässt sich der tatsächliche Lagerbestand zuverlässig abbilden?

Ein zuverlässiges digitales Abbild des tatsächlichen Lagerbestands benötigt deshalb mehr als eine aktuelle Artikelmenge. Bestände müssen eindeutig einem Lagerort und Status zugeordnet und Veränderungen möglichst unmittelbar beim physischen Vorgang erfasst werden. Erst dann lässt sich beurteilen, welcher Bestand tatsächlich vorhanden und welcher davon operativ verfügbar ist.

Physischer Bestand und verfügbarer Bestand sind nicht dasselbe

Eine zentrale Voraussetzung ist die Unterscheidung verschiedener Bestandsarten. Physisch vorhandene Ware kann bereits reserviert, gesperrt oder anderweitig gebunden sein.

Wird ausschließlich eine Gesamtmenge geführt, entsteht schnell ein falsches Bild der tatsächlichen Verfügbarkeit. Für operative Entscheidungen ist deshalb neben dem physischen Bestand insbesondere der frei verfügbare Bestand relevant.

Auch Ware in Qualitätsprüfung, Retouren oder beschädigte Artikel sollten nicht einfach dem regulären Bestand zugerechnet werden. Klare Bestandsstatus verhindern, dass Material für Aufträge eingeplant wird, obwohl es aktuell nicht verwendet werden kann.

Bestände müssen bis zum Lagerplatz nachvollziehbar sein

Eine korrekte Gesamtmenge reicht ebenfalls nicht aus, wenn niemand weiß, wo sich die Ware befindet. Deshalb sollte der Bestand nicht nur einem Lager, sondern bei entsprechenden Lagerstrukturen einem konkreten Lagerplatz zugeordnet werden.

Bei Einlagerungen wird der Zielplatz dokumentiert, bei Umlagerungen werden Quell- und Ziellagerplatz erfasst. Dadurch entsteht eine digitale Abbildung der tatsächlichen Lagerstruktur.

Das reduziert insbesondere bei hoher Artikelvielfalt den Suchaufwand. Gleichzeitig wird eine wichtige Fehlerquelle sichtbar: Ein Artikel kann mengenmäßig korrekt im System geführt sein und trotzdem operativ fehlen, weil er physisch auf einem anderen als dem dokumentierten Lagerplatz liegt.

Der Buchungszeitpunkt entscheidet über die Aktualität

Selbst korrekte Buchungen können ein falsches Bild erzeugen, wenn sie zu spät erfolgen. Wird Material morgens entnommen und erst am Nachmittag im System ausgebucht, ist der Bestand während dieser Zeit faktisch veraltet.

Deshalb sollten physischer Vorgang und digitale Buchung möglichst eng miteinander verbunden werden. Mobile Datenerfassung ermöglicht, Artikel und Lagerplatz unmittelbar beim Wareneingang, bei der Einlagerung, Umlagerung oder Entnahme zu erfassen.

Ein MDE-Gerät wie der Honeywell CT37 kann dafür beispielsweise direkt am Lagerplatz eingesetzt werden. Entscheidend ist jedoch nicht das Gerät selbst, sondern dass kein unnötiger Medienbruch zwischen Warenbewegung und Buchung entsteht.

Mengeneinheiten müssen eindeutig definiert sein

Eine häufig unterschätzte Ursache unzuverlässiger Bestände sind unterschiedliche Mengeneinheiten. Ein Artikel wird beispielsweise einzeln entnommen, vom Lieferanten aber in Kartons oder Gebinden geliefert.

Ist nicht eindeutig definiert, wie Verpackungs- und Basiseinheiten ineinander umgerechnet werden, können Buchungen formal korrekt aussehen und trotzdem falsche Mengen erzeugen.

Besonders kritisch wird dies, wenn mehrere Lieferanten unterschiedliche Verpackungseinheiten für denselben Artikel verwenden. Die Bestandsführung benötigt deshalb eine eindeutige Basiseinheit und sauber gepflegte Umrechnungsfaktoren.

Laufende Kontrollen sichern die Datenqualität

Auch bei digital geführten Prozessen können Differenzen entstehen. Beschädigungen, Fehlmengen bei Lieferungen, Verwechslungen oder fehlerhafte Buchungen lassen sich nicht vollständig ausschließen.

Deshalb muss der digitale Bestand regelmäßig mit der physischen Realität abgeglichen werden. Neben der klassischen Inventur eignet sich dafür Cycle Counting. Dabei werden ausgewählte Bestände während des laufenden Betriebs kontrolliert.

Besonders häufig bewegte, hochwertige oder bereits auffällige Artikel können häufiger geprüft werden als stabile Bestände. Dadurch werden Abweichungen früher entdeckt und lassen sich zeitlich besser auf bestimmte Vorgänge zurückführen.

Eine Bestandskorrektur muss nachvollziehbar bleiben

Wird eine Differenz entdeckt, sollte der Systembestand nicht einfach kommentarlos überschrieben werden. Sonst stimmt die Menge anschließend zwar wieder, die Ursache der Abweichung bleibt jedoch verborgen.

Korrekturbuchungen sollten deshalb als eigene Transaktionen dokumentiert werden. Zeitpunkt, Artikel, Lagerplatz und gegebenenfalls Benutzer oder Korrekturgrund schaffen eine nachvollziehbare Historie.

Damit können Verantwortliche unterscheiden, ob es sich um einen Einzelfehler handelt oder bestimmte Artikel, Lagerbereiche beziehungsweise Prozesse wiederholt Bestandskorrekturen verursachen.

Ein zuverlässiger Lagerbestand ist ein laufend gepflegtes Datenmodell

Der tatsächliche Lagerbestand lässt sich somit nicht durch gelegentliche Bestandsaufnahmen allein zuverlässig abbilden. Er entsteht aus einer kontinuierlichen Kette korrekt dokumentierter Warenbewegungen.

Je eindeutiger Artikel, Mengen, Lagerplätze und Bestandsstatus geführt werden und je geringer der zeitliche Abstand zwischen physischer Bewegung und Buchung ist, desto näher liegt der digitale Bestand an der Realität. Regelmäßige Kontrollen sichern diese Datenqualität zusätzlich ab und verhindern, dass sich kleinere Abweichungen über längere Zeit unbemerkt summieren.