Lagerverwaltungssoftware für Lebensmittelgroßhandel

Welche Anforderungen stellt der Lebensmittelgroßhandel an ein LVS?

Lebensmittel unterscheiden sich von vielen anderen Lagerartikeln durch ihre begrenzte Haltbarkeit, unterschiedliche Lagerbedingungen und besondere Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit. Eine geeignete Lagerverwaltungssoftware muss diese Eigenschaften bei der Bestandsführung und den täglichen Lagerprozessen berücksichtigen.

1. MHD-Verwaltung und Warenrotation

Das Mindesthaltbarkeitsdatum gibt an, bis wann ein Lebensmittel bei sachgerechter Aufbewahrung seine spezifischen Eigenschaften behält. Für den Lebensmittelgroßhandel ist es deshalb wichtig, nicht nur die Artikelmenge, sondern auch die Haltbarkeit einzelner Bestände zu kennen.

Ein LVS sollte MHD-Daten bereits beim Wareneingang erfassen und dem jeweiligen Artikelbestand beziehungsweise der Charge zuordnen. Anschließend müssen Mitarbeitende jederzeit erkennen können, welche Bestände bald ablaufen und welche Waren bevorzugt ausgelagert werden sollten.

Dabei sind zwei Kommissionierprinzipien zu unterscheiden:

• FIFO (First In, First Out): Die zuerst eingelagerte Ware wird zuerst entnommen.
• FEFO (First Expired, First Out): Die Ware mit dem frühesten Ablaufdatum wird zuerst entnommen.

FEFO ist bei Lebensmitteln häufig sinnvoller, weil das Einlagerungsdatum nicht zwangsläufig etwas über die verbleibende Haltbarkeit aussagt. Eine später angelieferte Charge kann beispielsweise ein früheres MHD besitzen als bereits eingelagerte Ware.

Eine MHD-Übersicht, Warnmeldungen und eine regelbasierte FEFO-Auswahl helfen dabei, Abschriften zu reduzieren und die Warenrotation zu verbessern.

2. Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit

Die Chargenverwaltung ermöglicht es, Waren anhand einer eindeutigen Produktions- oder Losnummer zu identifizieren. Sie ist insbesondere bei Rückrufaktionen und Qualitätsproblemen wichtig.

Nach Artikel 18 der EU-Verordnung 178/2002 müssen Lebensmittelunternehmen nachvollziehen können, von wem sie Lebensmittel erhalten haben und an welche anderen Unternehmen sie diese weitergegeben haben.

Dazu müssen relevante Informationen strukturiert verfügbar sein. Dazu gehören insbesondere Lieferanten, Abnehmer, Artikel, Mengen und gegebenenfalls Chargennummern.

Ein leistungsfähiges LVS sollte deshalb folgende Informationen dokumentieren:

• Lieferant und Wareneingangsdatum
• Artikelnummer und Chargennummer
• Erfasste Menge und Lagerplatz
• Umlagerungen und Bestandsveränderungen
• Kommissionierte Mengen und zugehörige Aufträge
• Ausgelieferte Mengen und Empfänger

Die zusätzliche interne Chargenrückverfolgung verbindet eingehende Chargen mit sämtlichen Lagerbewegungen und Auslieferungen. Sie erleichtert es, bei einem Rückruf gezielt betroffene Bestände und Kundenlieferungen zu identifizieren.

3. Temperaturzonen und Kühlkettenüberwachung

Lebensmittelgroßhändler lagern häufig unterschiedliche Produktgruppen unter verschiedenen Temperaturbedingungen. Dazu gehören beispielsweise:

• Trockensortiment und ungekühlte Lebensmittel
• Frischeprodukte und Molkereiwaren
• Tiefkühlprodukte

Ein LVS sollte Lagerplätze und Artikel den vorgesehenen Lagerbereichen zuordnen können. Dadurch lassen sich Waren gezielt in geeignete Lagerzonen einlagern und für die Kommissionierung auffinden.

Wichtig ist allerdings die Unterscheidung zwischen Lagerplatzverwaltung und Temperaturüberwachung: Ein Lagerverwaltungssystem kann die Zuordnung zu Temperaturzonen organisieren. Die kontinuierliche Erfassung und Dokumentation tatsächlicher Temperaturen erfordert dagegen entsprechende Sensoren, Überwachungssysteme und eine geeignete Schnittstelle.

Die EU-Verordnung 852/2004 über Lebensmittelhygiene verlangt, dass die Kühlkette bei entsprechend empfindlichen Lebensmitteln nicht unterbrochen wird. Lebensmittelunternehmen müssen hierfür geeignete, auf den HACCP-Grundsätzen basierende Verfahren einsetzen.

4. Retouren und Qualitätskontrolle

Retouren sind im Lebensmittelgroßhandel besonders kritisch. Beschädigte Verpackungen, falsche Lieferungen oder überschrittene Haltbarkeitsdaten können dazu führen, dass Waren nicht mehr regulär verkauft werden dürfen.

Ein digitales Retourenmanagement sollte deshalb nicht einfach jede Rücksendung wieder dem verfügbaren Bestand hinzufügen.

Stattdessen müssen Mitarbeitende den Artikel identifizieren, die Menge erfassen und den Warenzustand dokumentieren. Anschließend wird entschieden, ob die Ware wieder eingelagert, gesperrt oder ausgebucht werden muss.

Bei Lebensmitteln sind dafür gegebenenfalls zusätzliche Qualitätsprüfungen und Freigabeprozesse erforderlich.

5. Inventur und Bestandsgenauigkeit

Eine regelmäßige Inventur ist notwendig, um tatsächliche Lagerbestände mit den Systembeständen abzugleichen. Bei Lebensmitteln sollte die Kontrolle möglichst auch Chargen und MHD berücksichtigen.

Mit mobilen Scannern können Mitarbeitende Lagerplätze und Artikel direkt vor Ort erfassen. Abweichungen lassen sich anschließend digital dokumentieren und überprüfen.

Besonders sinnvoll ist die permanente Inventur: Bestände werden dabei laufend im Rahmen der täglichen Lagerprozesse kontrolliert, statt ausschließlich zu einem festen Stichtag.

ERP-Lagermodul oder spezialisiertes WMS?

Lebensmittelgroßhändler können ihre Lagerprozesse grundsätzlich über ein ERP-System mit integriertem Lagermodul oder über ein spezialisiertes Warehouse Management System abbilden.

Ein ERP-Lagermodul ist häufig ausreichend, wenn wenige Lagerplätze, überschaubare Warenbewegungen und einfache Bestandsprozesse vorliegen. Es bietet den Vorteil, dass Bestellungen, Einkauf, Verkauf und Bestände in einem zentralen System verwaltet werden.

Ein spezialisiertes WMS geht bei der operativen Lagersteuerung häufig weiter. Es unterstützt beispielsweise detaillierte Lagerplatzverwaltung, mobile Prozessführung, Chargenverfolgung und komplexere Kommissionierstrategien.

Entscheidend ist nicht allein die Bezeichnung der Software. Auch moderne ERP-Systeme können umfangreiche Lagerfunktionen besitzen. Vergleichen Sie deshalb die tatsächlich verfügbaren Funktionen und den Aufwand für zusätzliche Module und Schnittstellen.

Welche Lagerverwaltungssoftware passt zu welcher Unternehmensgröße?

Kleinere Lebensmittelgroßhändler benötigen nicht zwangsläufig ein komplexes WMS. Bei überschaubaren Artikelbeständen und wenigen Lagerbereichen stehen meist eine zuverlässige Bestandsführung, MHD-Erfassung, Chargendokumentation und mobile Wareneingangs- und Kommissionierprozesse im Vordergrund.

Ein mobiles LVS kann hier bereits einen erheblichen Mehrwert gegenüber Excel-Listen und papierbasierten Lagerprozessen bieten.

Größere Lebensmittelgroßhändler haben dagegen häufig mehrere Lagerstandorte, hohe Auftragsvolumen, unterschiedliche Temperaturzonen und komplexe Lieferstrukturen. Hier werden zusätzliche Funktionen wie regelbasierte FEFO-Kommissionierung, automatisierte Sperrbestände, Temperaturdatenintegration und leistungsfähige Rückrufauswertungen wichtiger.

Eine sinnvolle Auswahl sollte sich daher an folgenden Fragen orientieren:

1. Wie viele Artikel und Chargen werden täglich bewegt?
2. Müssen MHD und Verbrauchsdatum getrennt verwaltet werden?
3. Ist eine automatische FEFO-Steuerung erforderlich?
4. Wie viele Lager- und Temperaturzonen existieren?
5. Müssen Chargen bis zum einzelnen Kundenauftrag zurückverfolgt werden?
6. Welche Funktionen übernimmt bereits das ERP-System?
7. Wie hoch ist der Integrations- und Schulungsaufwand?

Wie unterstützt COSYS LVS den Lebensmittelgroßhandel?

COSYS Lagerverwaltungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Lagerbestände und Warenbewegungen barcodegestützt zu digitalisieren. Mitarbeitende erfassen Prozesse direkt mit einem MDE-Gerät oder Smartphone. Die Daten werden im COSYS WebDesk zentral verwaltet und ausgewertet.

Für Lebensmittelgroßhändler sind insbesondere folgende Funktionen relevant:

• Wareneingang: Artikel und Mengen werden per Barcode erfasst. Chargen und MHD können den Warenbeständen zugeordnet werden.
• Einlagerung und Umlagerung: Mitarbeitende scannen Artikel und Lagerplätze. Dadurch werden Warenbewegungen nachvollziehbar dokumentiert.
• Chargenverwaltung: Chargen können entlang der Warenbewegungen erfasst und zurückverfolgt werden. Auch die Dokumentation von Chargenrückrufen wird unterstützt.
• MHD-Kontrolle: Mindesthaltbarkeitsdaten lassen sich erfassen, anzeigen und kontrollieren. Überschrittene MHD werden in einer Übersicht dargestellt.
• Kommissionierung: Mitarbeitende bearbeiten digitale Aufträge und bestätigen entnommene Artikel und Mengen per Scan.
• Retouren: Rücksendungen werden mobil erfasst und dokumentiert. Die Zustandsprüfung unterstützt die Entscheidung über Wiedereinlagerung oder Sperrung.
• Inventur: Bestände werden direkt am Lagerplatz per Barcode erfasst und mit den Soll-Beständen abgeglichen.
• Business Intelligence: Der WebDesk ermöglicht die Auswertung von Beständen, Lagerbewegungen und Prozessdaten.

COSYS kann sowohl eigenständig als auch über Schnittstellen mit bestehenden ERP- und Warenwirtschaftssystemen eingesetzt werden.

Wichtig für die Auswahl: Die vorhandene COSYS-Funktionalität umfasst MHD- und Chargenführung sowie FIFO-Unterstützung. Eine ausdrücklich dokumentierte automatische FEFO-Steuerung oder eine integrierte Temperaturüberwachung lässt sich daraus nicht ableiten. Wenn diese Funktionen zwingend erforderlich sind, müssen sie im konkreten Projekt hinsichtlich Konfiguration, Erweiterung und Integration geprüft werden.

Damit eignet sich COSYS insbesondere für Lebensmittelgroßhändler, die ihre operativen Lagerprozesse mobil und barcodegestützt digitalisieren und ihre Bestands- und Chargentransparenz verbessern möchten.