Leergutmanagement neu gedacht: Transparenz, Fristenkontrolle und digitale Prozesse mit COSYS

Was ist Leergutmanagement?

Unter Leergutmanagement versteht man die systematische Verwaltung von wiederverwendbaren Ladungsträgern und Transporthilfsmitteln, die innerhalb eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Partnern zirkulieren. Dazu zählen klassische Leergüter wie Paletten, Gitterboxen, KLT-Behälter oder Rollcontainer, aber auch spezielle und oft besonders wertvolle Leergüter wie Kabeltrommeln. Der Zweck des Leergutmanagements ist es, jederzeit verlässlich beantworten zu können, welche Leergüter vorhanden sind, wo sie sich befinden, in welchem Zustand sie sind und wer aktuell die Verantwortung trägt. In vielen Betrieben hängt an dieser Transparenz direkt die Lieferfähigkeit: Wenn der passende Ladungsträger fehlt, stockt der Warenfluss, Aufträge verzögern sich oder es muss kurzfristig Ersatz beschafft werden.

Leergutmanagement bedeutet in der Praxis deutlich mehr als eine Bestandsliste. Es ist ein Prozess, der Bewegungen und Zustände konsequent dokumentiert. Ein Leergut durchläuft verschiedene Stationen wie Wareneingang, Warenausgang, Umlagerungen, innerbetriebliche Transporte, Rückgaben oder Reparaturen. Gerade bei Kabeltrommeln ist diese Prozesskette häufig klar definiert, beispielsweise über Statuslogiken entlang der Supply Chain. Zusätzlich kommen häufig Fristen ins Spiel, etwa wenn Trommeln oder andere Leergüter an Eigentümer oder Dienstleister zurückzuführen sind. Ein funktionierendes Leergutmanagement sorgt dafür, dass jede Bewegung erfasst, jede Zustandsänderung nachvollzogen und jede Rückgabepflicht rechtzeitig erkannt wird. So entsteht ein Kreislauf, der nicht auf Annahmen und Zuruf basiert, sondern auf belastbaren Daten.

Herausforderungen im Leergutmanagement

In der Realität wird Leergutmanagement oft unterschätzt, weil Leergüter als "Begleitmaterial" wahrgenommen werden und nicht als eigenständige Werte. Genau das führt zu typischen Problemen: Bewegungen werden nicht konsequent gebucht, weil es "schnell gehen muss", und später weiß niemand mehr, ob der Ladungsträger noch im Lager steht, bereits auf einer Baustelle ist oder bei einem Partner liegt. Daraus entstehen Suchaufwand, Nachbestellungen und - im schlechtesten Fall - tatsächliche Verluste.

Eine weitere Herausforderung ist die Vielzahl an Beteiligten. Leergut wechselt regelmäßig den Verantwortungsbereich: Lagerpersonal übergibt an Transport, Transport an Baustelle oder an externe Partner, und irgendwann soll das Leergut wieder zurückkommen. Jeder Übergabepunkt ist ein Risiko, denn wenn an einer Stelle nicht sauber dokumentiert wird, fehlt die Grundlage für Nachverfolgung und Klärung. Besonders schwierig wird es, wenn unterschiedliche Leergutarten in unterschiedlichen Systemen geführt werden. Dann entstehen Datensilos: Ein Teil wird beispielsweise im ERP oder im Lagerverwaltungssystem abgebildet, ein anderer Teil in einer separaten Lösung oder sogar in Excel. Eine zentrale Sicht auf &bdquoalle Leergüter&ldquo ist dann nicht möglich, und Auswertungen sind entweder gar nicht vorhanden oder extrem aufwendig.

Hinzu kommt die Fristen- und Rückgabeseite. Wenn Rückführpflichten existieren, reicht es nicht, den aktuellen Bestand zu kennen. Man muss auch wissen, wie lange ein Leergut bereits bei einem Standort oder Partner ist und ob eine Frist überschritten wurde oder kurz davorsteht. Ohne automatische Überwachung werden solche Termine schnell übersehen - mit der Folge von Gebühren, Eskalationen oder Konflikten mit Eigentümern. Unterm Strich zeigt sich: Die größten Kosten entstehen nicht nur durch verlorenes Leergut, sondern durch fehlende Transparenz, manuelle Nacharbeit und eine unklare Verantwortungsverteilung.

Behältermanagement Software von COSYS

Genau an diesen Punkten setzt die COSYS Behältermanagement Software an. Ziel ist es, Leergutprozesse durchgängig zu digitalisieren und dadurch eine zentrale, verlässliche Datenbasis zu schaffen. Im Kern geht es darum, jedes Leergut eindeutig identifizierbar zu machen - typischerweise über Barcodes oder QR-Codes - und jede relevante Bewegung direkt am Ort des Geschehens zu erfassen. Dafür wird meist eine mobile App genutzt, die auf MDE-Geräten oder Smartphones läuft. Mitarbeiter buchen damit Zugänge, Abgänge, Umlagerungen, Übergaben und Rückgaben, ohne später am PC nacharbeiten zu müssen. Aus einer &bdquospäter nachtragen&ldquo-Kultur wird ein Echtzeitprozess, bei dem der Bestand nicht geschätzt, sondern tatsächlich bekannt ist.

Neben der reinen Bewegungserfassung spielt die strukturierte Verwaltung der Leergüter eine große Rolle. Leerguttypen, Identifikationen, Eigentümer, Partner und Statusmodelle werden zentral gepflegt. So lässt sich beispielsweise abbilden, in welchem Status sich eine Kabeltrommel aktuell befindet und welche Prozessschritte bereits durchlaufen wurden. Besonders wichtig ist dabei die Historie: Wenn es zu Differenzen kommt, zeigt die Historie, wann das Leergut wo gebucht wurde und wer es übernommen hat. Damit wird Leergutmanagement nicht nur effizienter, sondern auch deutlich &bdquostreitsicherer&ldquo, weil Entscheidungen nicht auf Erinnerungen basieren, sondern auf nachvollziehbaren Buchungen.

Ein entscheidender Vorteil ist außerdem die Möglichkeit, Fristen systematisch zu überwachen. Statt manuell Listen zu pflegen oder Rückgaben aus dem Bauchgefühl heraus zu steuern, können Fälligkeiten automatisiert überwacht und bei Bedarf eskaliert werden. Das ist genau der Baustein, der in vielen SOLL-Vorstellungen gefordert wird: eine zentrale Lösung für alle Leergüter, inklusive automatisierter Fristüberwachung und konsistenter Prozesse - auch dann, wenn mehrere Standorte und externe Partner eingebunden sind.

COSYS Business Intelligence

Die Digitalisierung der Buchungen ist die Basis - den echten Steuerungsvorteil bringt jedoch die Auswertung. Mit COSYS Business Intelligence, häufig über den COSYS WebDesk, werden operative Daten so aufbereitet, dass Fachbereiche und Management schnell erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Statt reiner Listen entstehen Dashboards, die beispielsweise zeigen, welche Leergüter überfällig sind, seit wann sie überfällig sind und bei welchem Partner oder Standort sie festhängen. Solche Overdue-Auswertungen sind besonders wertvoll, weil sie den Fokus sofort auf die größten Kostentreiber lenken: lange Liegezeiten, fehlende Rückgaben oder Bestände, die sich ungleichmäßig verteilen.

Darüber hinaus ermöglicht Business Intelligence eine kontinuierliche Prozessverbesserung. Wenn sichtbar wird, dass bestimmte Übergabepunkte regelmäßig Differenzen erzeugen oder dass sich Leergüter überdurchschnittlich lange an bestimmten Orten stauen, kann man gezielt gegensteuern - etwa durch geänderte Abläufe, zusätzliche Scans an kritischen Punkten oder klare Verantwortlichkeiten. So wird Leergutmanagement vom reaktiven &bdquoFeuerlöschen&ldquo zu einem proaktiven Steuerungsinstrument.

Fazit

Leergutmanagement ist dann erfolgreich, wenn es nicht auf Schätzungen und Nachfragen beruht, sondern auf klaren Prozessen und belastbaren Daten. Gerade bei wertvollen oder fristgebundenen Leergütern wie Kabeltrommeln ist Transparenz über Status, Standort und Verantwortlichkeiten entscheidend, um Verluste, Gebühren und Verzögerungen zu vermeiden. Die COSYS Behältermanagement Software unterstützt dabei, indem sie Bewegungen mobil erfasst, Status und Historie sauber dokumentiert und Fristen systematisch überwacht. In Kombination mit COSYS Business Intelligence entstehen aussagekräftige Dashboards und Kennzahlen, die nicht nur Transparenz schaffen, sondern echte Optimierung ermöglichen. Wer Leergut zentral steuert und datengetrieben auswertet, spart Kosten, erhöht die Verfügbarkeit und macht den gesamten Leergutkreislauf planbar.