Miete statt Kauf: Flexible Hardware-Modelle für saisonale Auftragsspitzen

Die klassische Neuanschaffung ist dann nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste Lösung. MDE-Geräte zu mieten ermöglicht Unternehmen, ihre Hardwarekapazität zeitlich begrenzt zu erhöhen und anschließend wieder auf den regulären Gerätebestand zurückzukehren.

Besonders deutlich wird dieser Vorteil bei der Inventur. Sie ist planbar, arbeitsintensiv und erzeugt innerhalb eines sehr kurzen Zeitfensters einen hohen Bedarf an mobilen Geräten.

Die Inventur ist ein typischer Fall für MDE-Miete

Im Tagesgeschäft orientiert sich die Anzahl der MDE-Geräte meist an der regulären Personal- und Prozesskapazität. Ein Lager mit 15 dauerhaft eingesetzten mobilen Geräten benötigt nicht automatisch weitere 30 Geräte während des restlichen Jahres.

Bei einer Stichtagsinventur kann sich die Situation jedoch innerhalb eines Tages ändern. Zusätzliche Mitarbeiter oder Inventurteams zählen parallel verschiedene Lagerbereiche. Je mehr Teams gleichzeitig arbeiten sollen, desto mehr mobile Erfassungsgeräte werden benötigt.

Unternehmen stehen damit vor einer einfachen Kapazitätsfrage: Zusätzliche MDE-Geräte kaufen, die nach der Inventur kaum benötigt werden - oder die fehlende Hardware für den tatsächlichen Nutzungszeitraum mieten?

Gerade bei wenigen Einsatztagen spricht die geringe Nutzungsdauer häufig gegen einen zusätzlichen dauerhaften Gerätebestand.

MDE-Miete ist mehr als die Bereitstellung eines Scanners

Für eine funktionierende Inventur reicht es allerdings nicht, am Inventurtag einen Karton mit mobilen Computern zu öffnen.

Die Geräte müssen zur vorhandenen Software passen, ausreichend geladen sein und die benötigten Anwendungen sowie Konfigurationen enthalten. WLAN-Einstellungen und Zugriffsrechte müssen stimmen. Zubehör wie Ladestationen, Ersatzakkus oder Holster kann ebenfalls erforderlich sein.

Bei der Auswahl der Mietgeräte spielt außerdem der eigentliche Scanprozess eine Rolle. Ein Lager mit gut lesbaren 1D-Barcodes stellt andere Anforderungen als eine Inventur mit beschädigten Etiketten, 2D-Codes oder Barcodes auf schwer erreichbaren Lagerplätzen. Auch Scanreichweite, Displaygröße und Bedienkonzept können die Zählgeschwindigkeit beeinflussen.

Ein professionelles Mietmodell betrachtet deshalb nicht nur die Anzahl der Geräte, sondern deren Einsatzfähigkeit für den konkreten Prozess.

Wie viele Mietgeräte werden für eine Inventur benötigt?

Ein häufiger Fehler besteht darin, die benötigte Hardware ausschließlich anhand der Mitarbeiterzahl zu bestimmen.

Entscheidend ist vielmehr die geplante Inventurorganisation. Arbeiten 25 Zählteams gleichzeitig, müssen genügend Geräte für diese parallelen Prozesse vorhanden sein. Gleichzeitig sollte ein kleiner Gerätepool als Reserve eingeplant werden. Fällt während einer zeitkritischen Stichtagsinventur ein Gerät aus, sollte nicht ein komplettes Team auf die Bereitstellung von Ersatzhardware warten müssen.

Auch die Ladeinfrastruktur muss zur Gerätezahl passen. Werden beispielsweise mehrere Schichten hintereinander gezählt, gewinnen Akkulaufzeit, Wechselakkus und verfügbare Ladeplätze erheblich an Bedeutung.

Die Hardwareplanung sollte deshalb gemeinsam mit der Inventurplanung erfolgen und nicht erst wenige Tage vor dem Stichtag.

Kauf und Miete lassen sich innerhalb einer Geräteflotte kombinieren

MDE-Miete muss den eigenen Gerätebestand nicht ersetzen. Für viele Unternehmen ist ein hybrides Modell sinnvoller.

Der reguläre Bedarf wird mit eigenen MDE-Geräten gedeckt. Temporäre Spitzen werden dagegen mit Mietgeräten abgefangen. Damit bleibt die dauerhaft vorgehaltene Geräteflotte näher am tatsächlichen Grundbedarf.

Das kann neben der Inventur beispielsweise bei saisonalen Auftragsspitzen im Handel und E-Commerce, kurzfristigen Projekten, Lagerumzügen oder zusätzlichen Produktionsaufträgen interessant sein.

Entscheidend ist die Nutzungsintensität über das Jahr. Wird zusätzliche Hardware regelmäßig und über längere Zeiträume benötigt, kann eine Anschaffung wirtschaftlicher werden. Entsteht der Mehrbedarf dagegen nur für ein eng begrenztes Zeitfenster, vermeidet Miete Kapitalbindung und anschließend ungenutzte Hardware.

Bei der Inventur müssen Hardware und Software zusammenpassen

Gerade bei gemieteten MDE-Geräten wird die Abstimmung mit der Inventursoftware wichtig. Der eigentliche Scan erzeugt zunächst nur eine Artikel- oder Lagerplatzkennung. Erst die Anwendung ordnet diese Information dem Inventurprozess zu, übernimmt Zählmengen und stellt die Daten anschließend für Abgleich und Auswertung bereit.

Mietgeräte sollten deshalb vor ihrem produktiven Einsatz vollständig eingerichtet und getestet werden.

Relevant ist beispielsweise, ob Artikel und Lagerplätze korrekt erkannt werden, die Datenübertragung funktioniert und die Mitarbeiter mit dem Bedienablauf vertraut sind. Ein kurzer Testlauf vor der eigentlichen Inventur kann Probleme aufdecken, die am Stichtag erhebliche Verzögerungen verursachen würden.

Die Hardwaremiete wird damit zu einem Bestandteil eines größeren Inventurkonzepts - neben Software, Datenvorbereitung, Personalplanung und organisatorischem Ablauf.

Nach der Auftragsspitze verschwindet auch der zusätzliche Gerätebestand

Genau hier unterscheidet sich Miete von einer klassischen Investition. Nach Abschluss der Inventur oder saisonalen Auftragsspitze werden die zusätzlichen Geräte zurückgegeben. Unternehmen müssen sie anschließend weder lagern noch administrieren, warten oder irgendwann ersetzen.

Das macht Mietmodelle besonders für vorhersehbare, aber zeitlich begrenzte Kapazitätsspitzen interessant.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob Mieten grundsätzlich günstiger als Kaufen ist. Sie lautet: Wie lange und wie häufig wird die zusätzliche Hardware tatsächlich produktiv eingesetzt?

Wer diese Nutzungsdauer realistisch betrachtet, kann den dauerhaften Gerätebestand am Normalbetrieb ausrichten und temporären Mehrbedarf flexibel ergänzen.