Mobile Inventur für den Mittelstand

Für die mobile Inventur in mittelständischen Unternehmen eignet sich eine Software, die mobile Erfassung per Barcode auf MDE-Geräten und Smartphones mit einer zentralen Steuerung verbindet: vorgegebene Zählplätze, ein Dashboard für den Zählstatus, Erst- und Zweitzählung, Differenzlisten, eine Prüfung vor der Buchung und eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft. COSYS Inventurservice ist eine solche Lösung. Sie besteht aus der COSYS Inventur App für die Zählung und dem WebDesk für Planung, Steuerung und Auswertung.

Welche Funktionen für den Mittelstand wirklich zählen, zeigt sich in drei Phasen.

Vor der Zählung: Struktur statt Listen

Mittelständische Unternehmen müssen häufig Bestände an mehreren Standorten erfassen. Zentrallager, Filialen und Außenlager können dabei innerhalb eines engen Zeitfensters gezählt werden müssen.

In der COSYS Inventursoftware werden Artikelstamm- und Bestandsdaten über eine Schnittstelle oder einen abgestimmten Datenimport aus dem ERP-System übernommen. Im WebDesk lassen sich Zählbereiche und Zählplätze definieren und den zuständigen Teams zuordnen. So steht bereits vor dem ersten Scan fest, welche Bereiche erfasst werden müssen und wer dafür verantwortlich ist.

Während der Zählung: den Fortschritt im Blick behalten

Eine zentrale Funktion für die Inventurleitung ist das Dashboard zum Inventurfortschritt. Es zeigt den Zählstatus nach Standort und Zählbereich: welche Zählplätze abgeschlossen sind, welche noch offenstehen und wo Auffälligkeiten auftreten.

Für Bereiche mit hochwertigen oder schwer zu zählenden Artikeln lassen sich Erst- und Zweitzählungen vorsehen. Abweichungen zwischen beiden Zählungen können frühzeitig erkannt und überprüft werden, solange die Mitarbeitenden noch vor Ort sind.

Die Erfassung erfolgt mit der COSYS Inventur App nach einem klaren Ablauf: Zählplatz scannen, Artikel scannen, Menge eingeben. Im Offline-Betrieb werden die Daten zunächst auf dem Gerät gespeichert und bei verfügbarer Verbindung übertragen. So kann die Zählung auch bei eingeschränkter Netzabdeckung fortgesetzt werden.

Nach der Zählung: prüfen, auswerten, lernen

Im WebDesk prüft die Inventurleitung die erfassten Bestände und Differenzlisten, veranlasst bei Bedarf gezielte Nachzählungen und gibt die Ergebnisse für die Übertragung an die Warenwirtschaft frei.

Mit COSYS Process Data Analytics (PDA) lassen sich Inventurdaten zusätzlich auswerten, beispielsweise nach Standort, Warengruppe oder Zählplatz. Dabei können sowohl Mengen- als auch Wertabweichungen sichtbar gemacht werden. Sofern entsprechende historische Daten vorliegen, ist auch ein Vergleich mehrerer Inventurperioden möglich.

Dadurch können Verantwortliche untersuchen, in welchen Bereichen wiederholt Differenzen auftreten, wie sich Zählzeiten entwickeln und wo bei der nächsten Inventur zusätzlicher Vorbereitungsbedarf besteht.

Welche Anforderungen mittelständische Unternehmen haben

Während kleinere Einzelstandorte häufig überschaubare Inventurprozesse organisieren, müssen mittelständische Unternehmen oft mehrere Lager, Filialen oder organisatorische Einheiten koordinieren. Gleichzeitig stehen nicht immer eigene IT-Ressourcen für die Einrichtung und Betreuung einer separaten Inventurlösung zur Verfügung.

Der COSYS Inventurservice verbindet deshalb die mobile Inventurerfassung mit zentraler Steuerung und ergänzenden Dienstleistungen. Dazu gehören vorkonfigurierte MDE-Mietgeräte für den zeitlich begrenzten Bedarf, Unterstützung bei der Vorbereitung und technischer Support während der Inventur. Der Betrieb des Backends ist je nach Anforderung in der COSYS Cloud oder als On-Premise-Lösung möglich.

Kurz gefragt

Läuft COSYS Inventur auf MDE-Geräten und Smartphones?

Ja. Die COSYS Inventur App unterstützt beide Gerätearten. Je nach Projekt können unterschiedliche kompatible Geräte innerhalb derselben Inventur eingesetzt werden.

Braucht man eigene Geräte?

Nein. COSYS stellt bei Bedarf vorkonfigurierte MDE-Mietgeräte mit installierter Inventur App und vorbereiteten Stammdaten bereit. Nach der Inventur wird die Rückgabe der Mietgeräte organisiert.

Welche Funktionen sind für mittelständische Unternehmen besonders wichtig?

Definierte Zählplätze, eine zentrale Übersicht über den Zählfortschritt, Erst- und Zweitzählungen, Differenzprüfung sowie die kontrollierte Übergabe der Inventurdaten an das ERP-System. Ergänzende Auswertungen unterstützen die Vorbereitung künftiger Inventuren.