Moderne interne Postverteilung in Kommunen

Warum stößt die klassische interne Postverteilung oft an ihre Grenzen?

Die klassische interne Postverteilung in Städten und Gemeinden stößt mittlerweile an ihre Grenzen, da der Postfluss und die Postmenge stetig steigen. Eingangspost, Verteilung und Annahme werden in Bücher und Listen eingetragen, Unterschriften müssen gepflegt werden und der Transport an verschiedene Ämter erfolgt oft noch auf Vertrauensbasis.

Welche Probleme entstehen dadurch bei Kommunen?

Die entstehenden Probleme der internen Postverteilung bei Kommunen reichen von mangelnder Sendungsverfolgung bis hin zur Bearbeitung.

1. Mangelnde Sendungsverfolgung: Nachdem die Post die zentrale Poststelle verlässt, ist eine nachvollziehbare Verfolgung durch die mangelnde Transparenz nahezu unmöglich.

2. Fristversäumnisse: Wurde die Post intern weitergeleitet, landen Dokumente oder Pakete auf den Schreibtischen der zuständigen Sachbearbeiter. Werden sie nicht sofort bearbeitet oder in richtigen Situationen als wichtig markiert, können diese schnell unter andere Papierstapel landen - das bekannte "mach ich morgen" könnte bei nicht bemerkten, zeitkritischen Dokumenten jedoch zu einem Fristversäumnis führen. Das kann (je nach Aufgabe) schwere oder kostspielige Folgen nach sich ziehen.

3. Hoher manueller Aufwand: Der manuelle Prozess der internen Postverteilung bei Kommunen ist enorm aufwändig sowie personal- und zeitintensiv. Jeder Empfänger und jede Abteilung werden manuell gefiltert und Briefe werden händisch sortiert und in Papier-Listen eingezeichnet.

Wie sieht ein moderner Workflow interner Hausprozesse bei Städten und Gemeinden aus?

Ein moderner Workflow der internen Hausprozesse ersetzt bei Städten und Gemeinden die Zettelwirtschaft und papierbasierte Prozesse durch digitale Erfassung und Bearbeitung. Es basiert auf einem zentralen Posteingang, der mit Hilfe eines automatisierten Systems die interne Postverteilung zeitsparend und effizient abwickelt. Auf Fristen kann dadurch besser aufmerksam gemacht werden und der interne Transport der zu verteilenden Post wird endlich deutlich sichtbar.

Wie funktioniert die lückenlose Dokumentation (Sendungsverfolgung)?

Eine lückenlose Dokumentation durch Sendungsverfolgung (Tracking) funktioniert durch die Anwendung spezifischer Soft- und Hardware. Um Arbeitsprozesse zu digitalisieren, wird eine Software zur Verwaltung verwendet. Durch ein Zusammenspiel von Hardware (Beispielsweise MDE-Geräte oder Smartphones) können Informationen von Posteingang, Transportstatus bis hin zur Verteilung und Annahme darüber mobil erfasst und an das System weitergeleitet werden. So entsteht eine transparente und nachvollziehbare Sendungsverfolgung, welche den Schutz vor Verlust und rechtlichen Komplikationen enorm steigert.

Warum lohnt sich die Digitalisierung der internen Postverteilung bei Kommunen?

Die Digitalisierung der internen Postverteilung bei Kommunen lohnt sich besonders in den Bereichen der Zeit- und Kostenersparnis. Eingangspost kann schneller zugeteilt und dokumentiert werden, dadurch können die Mitarbeiter der zentralen Postverteilung effizienter und schneller Arbeiten. Das ermöglicht mehr Zeit für andere Aufgaben, die sonst immer wieder nach hinten verschoben werden müssen. Auch für die Mitarbeitenden der verschiedenen Abteilungen und Ämter ist es von Vorteil, schneller an zu bearbeitende Dokumente und Aufgaben zu gelangen.

Welche Vorteile entstehen?

Die dabei entstehenden Vorteile machen sich besonders in Zeit- und Arbeitsaufwand bemerkbar. Durch das Wegfallen von diversen Listen und Büchern, die händisch geführt werden müssen, reicht ein einziger Scan zur transparenten Dokumentation. Historien sind geordnet auf einen Blick und interne Postwege können zurückverfolgt werden. Sowohl die zentrale Poststelle als auch Abteilungen und Ämter können schneller auf das zu bearbeitende Material zugreifen. Die Effizienz steigt, Zeitaufwand sinkt und Verluste werden präventiv minimiert. Gerade bei sensiblen Dokumenten oder teuren Paketen sind diese Möglichkeiten von großem Vorteil.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer internen Poststellen-Software für Kommunen?

Die wichtigsten Funktionen einer internen Poststellen-Software sind die Verwaltung, Dokumentation und transparente Verfolgung von Eingangspost. Mit der richtigen Lösung, beispielsweise der COSYS Postverteilungs-Software, sind alle wichtigen Informationen in einer Webanwendung einsehbar. Die oben genannten Funktionen lassen sich einfach über das Programm steuern und ersetzen dadurch den Papierstapel. Mit dem Zusammenspiel verschiedener MDE-Geräte, beispielsweise Barcode-Scanner, Etikettendrucker oder ganz einfach über das Smartphone, kann die Eingangspost digital erfasst werden. Über die Cloud-basierte Verbindung (oder auch On Premise) werden Informationen zwischen Hard- und Software in Echtzeit übermittelt. Das ermöglicht die transparente Sendungsverfolgung und gewährt eine volle Digitalisierung.

Fazit

Eine Softwarelösung - wie die COSYS Postverteilungs-Software - ist ein wichtiger Schritt in die Digitalisierung von Kommunen. Besonders durch das Bearbeiten von sensiblen und befristeten Dokumenten ist es wichtig, schnellstmöglich und vor allem auf sicheren Wegen die interne Postverteilung abzuwickeln. Selbst bei seltenen Verlustfällen kann es trotzdem schnell zu großen Problemen führen, die im Nachhinein nicht nur zu einem enormen Zeit- und Suchaufwand, sondern auch zur Kostenfrage werden.