Die Organisation des Paketempfangs in großen Unternehmen

Welche Aufgaben umfasst der Paketempfang?

Die Aufgaben im Paketempfang beinhalten alle Bereiche rund um Annahme, Qualitätskontrolle und Verwaltung von Paketen. Es entlastet Fachabteilungen, indem alle eingehenden Sendungen zentral gebündelt werden. Bevor das Paket jedoch angenommen wird, muss vorab der Zustand auf äußere Mängel oder Schäden geprüft werden. Daraufhin wird die Sendung im System digital erfasst und automatisch einem Empfänger zugeordnet. Eine Benachrichtigung mit den Lieferinformationen wird an die hinterlegte E-Mail gesandt und im Anschluss intern den Mitarbeitern oder Abteilungen zugestellt bzw. im Lager abgelegt.

Welche Probleme treten im Arbeitsalltag häufig auf?

Die Probleme, die im Arbeitsalltag beim Paketempfang in Unternehmen häufig auftreten können, beginnen meist schon vor der eigentlichen Paketannahme. Lieferungen kommen beschädigt oder gar nicht an, weshalb durch Retoure oder einer neuen Bestellung enorm viel Zeit verloren gehen kann. Durch eine fehlerhafte Adressierung können Empfänger eventuell nicht zugeordnet werden. Gibt es noch keine Digitalisierung von Postannahme und -verteilung, kann es auch intern - durch die begrenzte Nachverfolgung der Sendungen - zu hohem Suchaufwand oder gar Verlust führen. Je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher wird die durch zahlreiche Listen für Annahmen, Unterschriften und Retouren entstehende Papier- und Zettelwirtschaft.

Wie sieht ein effizienter Paketempfang aus?

Ein effizienter Paketempfang bei großen Unternehmen erfolgt vor allem durch die Digitalisierung der Arbeitsaufgaben bei der Paketannahme. Sie ermöglicht eine digitale Erfassung der Lieferung über Bar- oder QR-Codes per Smartphone oder MDE-Gerät und verteilt diese dann automatisch. Dadurch ist eine transparente Nachvollziehbarkeit gegeben, was in der Folge Verluste oder Leerläufe auf einen Großteil minimiert.

Durch die COSYS Inhouse Logistik Software besteht außerdem eine Schnittstelle zwischen der bereitgestellten Webanwendung und dem hausinternen ERP-Systemen eines Unternehmens. Somit können Empfänger ganz automatisch benachrichtigt werden, wie der Lieferstand der bestellten Post ist und ob diese zugestellt wird oder bereits abholbereit ist.

Warum ist eine digitale Sendungsverfolgung entscheidend?

Eine digitale Sendungsverfolgung ist bei großen Unternehmen entscheidend, da sie den internen Paketverlauf vollkommen nachvollziehbar macht. Rechtliche Risiken und hohe Kosten durch Suchzeiten und Verlusten können somit verhindert werden. Bei der immer weiter steigenden Anzahl an Bestellungen und Lieferungen pro Tag kommt ein manuelles System, vor allem bei einer hohen Anzahl an Beschäftigten, schnell an seine Grenzen.

Die Digitalisierung minimiert außerdem eine schnell überflutende Zettelwirtschaft und spart durch die Organisierung bei der Zuordnung oder Retoure enorm viel Zeit.

Wie lassen sich mehrere Gebäude und Standorte organisieren?

Mehrere Gebäude und Standorte lassen sich bei der Postannahme in großen Unternehmen am besten durch eine zentrale Annahme und der darauffolgenden digitalen Verteilung organisieren. Für Pakete und Dokumente, die nicht digitalisiert werden können, werden feste Tourpläne eingerichtet und zu beliefernde Empfänger, Gebäude oder Abteilungen festgelegt.

An den einzelnen Standorten hilft auch der Einsatz von Smart Lockern, welche die Zustellung flexibel gestalten lassen und Nichtzustellungen verhindern.

Welche organisatorischen Maßnahmen verbessern den Paketempfang?

Organisatorische Maßnahmen, die den Paketempfang verbessern, stellen sich aus einer zentralen Annahme, einer digitalen Erfassung und Verfolgung sowie dem Planen von klaren Zustellungswegen oder Abholungen zusammen.

Zentrale Annahme: Alle Lieferungen werden an einem Ort gebündelt angenommen und digital erfasst.

Digitale Sendungsverfolgung: Durch die Digitalisierung der Arbeitsschritte kann der Paketstatus automatisch aktualisiert werden und per automatisierter Benachrichtigung die Empfänger informieren. So entsteht für die Zentrale und Empfänger eine transparente Nachverfolgung.

Effiziente Zustellung und Abholung: Geplante Touren bei Auslieferungen bewirken eine erfolgreichere Annahme der Empfänger. Mit Einsatz von Paketschränken oder Smart Locker kann man diesen Prozess flexibel gestalten und eine spätere, sichere Auslieferung garantieren.

Wie unterstützt eine Hauspost Software den Paketempfang?

Eine Software zur Unterstützung des Paketempfangs ist die COSYS Hauspost Software. Durch die Verbindung der Webanwendung zu den Smartphones oder MDE-Geräten über eine Cloud können Paketannahmen und Zustellungen digital erfasst werden. Sie dokumentiert die Vorgänge der Hauspost von der Annahme bis hin zum Empfänger und speichert die Daten ab. So sind alle Liefervorgänge - auch historisch - zentral abrufbar und voll nachzuvollziehen. Das erleichtert Mitarbeitern nicht nur die Arbeit, auch werden die Arbeitsschritte dadurch effizienter und sparen enorm viel Zeit ein. Durch den Wegfall von Papier- und Druckerkosten, vergeudete Arbeitszeit und den Leerläufen durch falsche Organisation schützt sich ein Unternehmen dadurch gleichzeitig vor vermeidbaren Kosten. Auch Retoure- oder Schadensfälle (mit zusätzlicher Bilderfassung) lassen sich ganz einfach mit dieser Anwendung verwalten. Durch eine Prozessanalyse der vom Unternehmen eingetragenen Daten wird dann ein Dashboard mit verschiedenen Informationen erstellt, welches zur weiteren Optimierung der einzelnen Arbeitsschritte beiträgt.