Out-of-Stock-Management im Einzelhandel: Warum Regallücken im Lebensmittelhandel oft mit dem MHD beginnen

Ein erheblicher Teil der Lücken entsteht im Markt selbst, und zwar dort, wo Ware das Regal verlässt, ohne dass das System davon erfährt. Die MHD-Kontrolle ist dafür ein typisches Beispiel. Wer Out-of-Stock wirksam senken will, muss deshalb neben der Bestellung auch die Entnahmen im Markt sauber erfassen. Der Gewinn liegt in verlässlichen Bestellvorschlägen und in Umsatz, der nicht an der leeren Fläche verloren geht.

Was Out-of-Stock-Management umfasst

Out-of-Stock bezeichnet die Situation, in der ein gelisteter Artikel am Regalplatz nicht verfügbar ist. Out-of-Stock-Management umfasst alle Maßnahmen, die das verhindern oder verkürzen: Prognose und Bestellung, Belieferung, Verräumung und die Pflege der Bestandsdaten im Markt. Zu unterscheiden sind zwei Fälle.

Im ersten Fall ist der Artikel im ganzen Markt nicht vorhanden, weil zu wenig bestellt oder nicht geliefert wurde. Im zweiten Fall ist die Ware im Lager oder auf dem Rollcontainer, aber nicht im Regal. Beide Fälle haben unterschiedliche Ursachen und brauchen unterschiedliche Antworten, auch wenn sie für den Kunden gleich aussehen.

Wie die MHD-Kontrolle unbemerkt Lücken erzeugt

Bei der Datumskontrolle im Kühlregal oder im Trockensortiment werden Artikel mit erreichtem oder nahem Mindesthaltbarkeitsdatum entnommen. Sie werden reduziert, gespendet oder entsorgt. Geschieht die Abschrift später, gesammelt oder gar nicht, steht im System weiterhin ein Bestand, den es am Platz nicht mehr gibt.

Die Folge ist ein Phantombestand. Das automatische Bestellsystem sieht ausreichend Ware und löst keine Nachbestellung aus. Die Lücke bleibt, bis jemand sie beim Regalrundgang bemerkt und den Bestand von Hand korrigiert. Bei Artikeln mit kurzer Restlaufzeit und hohem Umschlag, etwa Molkereiprodukten oder Convenience, wiederholt sich das wöchentlich.

Welche Maßnahmen im Markt wirken

Die wirksamste Maßnahme ist die Buchung im Moment der Entnahme. Wird der Artikel bei der Kontrolle mit einem mobilen Gerät gescannt und mit Menge und Grund als Abschrift oder Preisreduzierung erfasst, ist der Bestand sofort korrigiert. Das Bestellsystem rechnet am selben Tag mit der richtigen Zahl.

Die zweite Maßnahme ist die Planung der Kontrollen als Aufgaben. Wenn feststeht, welcher Regalabschnitt an welchem Tag von wem geprüft wird, entstehen keine Bereiche, die wochenlang unbeachtet bleiben. Die dritte Maßnahme ist die gezielte Lückenprüfung: Artikel, die laut System Bestand haben und sich trotzdem seit Tagen nicht verkaufen, sind Kandidaten für eine Bestandskontrolle am Platz.

Die COSYS Retail Management Software bildet diese Schritte in einer mobilen App ab. MHD-Kontrolle, Bestandskorrektur, Preisreduzierung und Etikettendruck greifen ineinander, und Aufgaben lassen sich an Mitarbeitende verteilen. Die Module sind einzeln einsetzbar und über Schnittstellen an die Warenwirtschaft angebunden, die weiterhin für Disposition und Bestellung zuständig ist. Die mobile Erfassung liefert ihr die Daten, die sie für richtige Vorschläge braucht.

Woran sich der Erfolg messen lässt

Eine belastbare Kennzahl ist die Zahl der manuellen Bestandskorrekturen pro Woche, getrennt nach Grund. Sinkt der Anteil der Korrekturen ohne erkennbare Ursache, wird der Bestand verlässlicher. Ebenso aussagekräftig ist die Zeit zwischen Entnahme und Buchung, die bei mobiler Erfassung praktisch entfällt.

Vorsicht ist bei pauschalen Verfügbarkeitsquoten geboten. Sie werden häufig aus Systemdaten berechnet und zeigen deshalb genau die Lücken nicht, die durch Phantombestand entstehen. Ergänzende Regalprüfungen an festen Tagen geben ein realistischeres Bild.

Fazit

Out-of-Stock-Management beginnt bei der Qualität der Bestandsdaten im Markt und erst danach bei der Prognose. Jede Entnahme ohne Buchung erzeugt eine Lücke, die das System nicht erkennen kann. Lebensmittelhändler sollten deshalb die MHD-Kontrolle als festen, digital dokumentierten Ablauf organisieren und Abschriften sofort erfassen. Wer mit diesem einen Prozess beginnt, verbessert die Regalverfügbarkeit ohne Eingriff in die Disposition und kann später weitere Abläufe wie Wareneingang oder Inventur auf derselben Plattform ergänzen.

Details zu den Modulen stehen auf der Lösungsseite zur Retail Management Software.