Die Inventur beginnt im November: Vorbereitung als Aufgabenpaket für jede Filiale
Wie Filialisten Zählplätze, Lager, Geräte und Teams sechs Wochen vor dem Stichtag systematisch vorbereiten
Wenn eine Inventur schiefgeht, sieht man es am Stichtag. Entstanden ist das Problem meist Wochen vorher. Ein Lager, das nicht aufgeräumt wurde. Zählplätze, die niemand beschriftet hat. Ware im Zulauf, die bei der Zählung noch auf der Rampe stand. Ein Gerät, das nicht geladen war. Keine dieser Pannen hat mit der Zählung selbst zu tun. Alle sind Vorbereitungsaufgaben, die nicht erledigt wurden.
2026-11-02 10:21:26Was zur Vorbereitung gehört
Eine typische Filiale hat vor der Jahresinventur ein Dutzend Dinge zu erledigen:
- Lager und Fläche aufräumen, Ware an feste Plätze bringen
- Zählplätze festlegen und beschriften
- Retouren, Reklamationen und beschädigte Ware separieren
- offene Wareneingänge und Umlagerungen buchen
- Ware im Schaufenster und auf Aktionsflächen erfassbar machen
- Zählteams einteilen, Aushilfen einplanen
- Geräte prüfen oder Mietgeräte bestellen
- an einer Einweisung teilnehmen.
Für die Zentrale heißt das: zwölf Aufgaben mal Anzahl Filialen. Bei 40 Filialen sind das fast 500 Einzelaufgaben, verteilt über sechs Wochen.
Warum E-Mail und Excel dafür nicht reichen
Die meisten Inventurleitungen verschicken eine Checkliste per E-Mail und bitten um Rückmeldung. Die Rückmeldungen kommen unvollständig, zu verschiedenen Zeitpunkten und in verschiedenen Formaten zurück. Wer wissen will, ob Filiale 23 ihr Lager aufgeräumt hat, muss anrufen. Und erfährt es oft erst am Stichtag.
Die Vorbereitung als Projekt
Eine Alternative ist, die Inventurvorbereitung so zu behandeln, wie sie sich verhält: als Projekt mit Teilaufgaben, Fristen und Verantwortlichen pro Filiale.
Mit dem COSYS Task Management legt die Inventurleitung im COSYS WebDesk ein Projekt &bdquoInventur 2026&ldquo an. Jede Vorbereitungsaufgabe wird zur Teilaufgabe mit Frist, etwa &bdquoZählplätze beschriftet bis 4. Dezember&ldquo, und geht an alle oder ausgewählte Filialen. Die Filialen sehen die Aufgaben in der App auf dem MDE-Gerät oder Smartphone. Sie schließen sie mit einem Tipp ab, bei Bedarf mit Foto: das aufgeräumte Lager, die beschrifteten Regale. Läuft etwas nicht, setzt die Filiale einen Status wie &bdquoMaterial fehlt&ldquo, statt die Frist stillschweigend verstreichen zu lassen.
Die Inventurleitung sieht im WebDesk pro Filiale, was erledigt ist und was offen. Bei nahenden Fristen gibt es eine Benachrichtigung. Nachgefasst wird gezielt bei den Filialen, die hinterherhinken. Schulungsanmeldungen lassen sich auf demselben Weg einsammeln.
Und dann die Zählung
Ist die Vorbereitung erledigt, beginnt der Teil, den die COSYS Inventursoftware übernimmt. Gezählt wird nach Zählplätzen mit der COSYS Inventur App, die Ergebnisse werden im WebDesk geprüft und erst danach an die Warenwirtschaft übergeben. Task Management und Inventur laufen auf denselben Geräten und im selben WebDesk.
Der Zeitplan
Sechs Wochen vor dem 31. Dezember ist Mitte November. Wer dann das Aufgabenpaket verschickt, hat Zeit für Rückfragen und Nacharbeit. Wer erst Mitte Dezember damit anfängt, verschiebt die Vorbereitung in die Zählnacht.