Total Cost of Ownership: Warum sich robuste MDE-Geräte langfristig auszahlen

Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst sämtliche Kosten, die während des Lebenszyklus einer mobilen Geräteflotte entstehen. Dazu gehören neben Anschaffung und Zubehör auch Einrichtung, Administration, Reparaturen, Geräteausfälle, Ersatzbeschaffung, Softwarepflege und schließlich die Ablösung der Hardware.

Gerade bei mehreren Dutzend oder Hunderten Geräten kann sich dadurch die ursprüngliche Kostenrechnung deutlich verschieben.

Consumer-Smartphone und Industrie-MDE erfüllen unterschiedliche Anforderungen

Robuste MDE-Geräte von Herstellern wie Zebra, Datalogic oder Honeywell sind für wiederkehrende betriebliche Prozesse konzipiert. Dazu gehören integrierte Scanengines, austauschbare Akkus, industrietaugliches Zubehör und - modellabhängig - Schutz gegen Staub, Wasser, Stürze oder Temperaturschwankungen.

Consumer-Smartphones können Barcodes ebenfalls über ihre Kamera erfassen. Bei wenigen gelegentlichen Scans kann das vollkommen ausreichend sein. Bei hunderten oder tausenden Scanvorgängen pro Schicht verändert sich die Rechnung jedoch.

Eine dedizierte Scanengine ist auf die schnelle Erfassung unterschiedlicher Barcodes und Scanbedingungen ausgelegt. Bereits wenige zusätzliche Sekunden pro Vorgang summieren sich bei hohen Scanvolumina zu Produktivitätskosten. In einer von Zebra beauftragten ergonomischen Vergleichsstudie schnitten Enterprise-Geräte mit integrierter Scanengine bei scanintensiven Workflows unter anderem bei Bearbeitungszeit und Bedienaufwand besser ab als Consumer-Geräte mit kamerabasierter Erfassung.

Damit gehört auch die Produktivität pro Gerät in eine vollständige TCO-Betrachtung.

Ausfallzeiten sind ein Kostenfaktor, obwohl sie auf keiner Rechnung stehen

Noch deutlicher wird der Unterschied bei Defekten. Fällt ein MDE im Wareneingang, bei der Kommissionierung oder Inventur aus, entstehen nicht nur Reparaturkosten. Das Gerät muss entgegengenommen, diagnostiziert, repariert oder ersetzt, neu eingerichtet und anschließend wieder dem richtigen Mitarbeiter oder Standort zugeordnet werden.

Währenddessen fehlt es im operativen Prozess. Untersuchungen von VDC Research, auf die Zebra verweist, zeigen entsprechend deutliche Unterschiede beim Gerätelebenszyklus. Nach vier Jahren waren in der betrachteten Untersuchung noch 78,4 Prozent der Rugged Devices im Einsatz, gegenüber 46,9 Prozent der Consumer-Geräte.

Das bedeutet nicht, dass jedes Industrie-MDE automatisch wirtschaftlicher ist. Ein hochrobustes Gerät für einen Büroarbeitsplatz wäre ebenso falsch dimensioniert wie ein ungeschütztes Smartphone für einen anspruchsvollen Lagerprozess. TCO entsteht immer aus dem Verhältnis zwischen Gerät, Nutzungsdauer und tatsächlichem Einsatzprofil.

Der oft unterschätzte TCO-Posten heißt IT

Mit wachsender Geräteflotte wird außerdem die Administration relevant. Ein Unternehmen mit 150 MDE-Geräten verwaltet nicht einfach 150 Stück Hardware. Betriebssysteme müssen gepflegt, Apps verteilt, Konfigurationen vereinheitlicht, Sicherheitsrichtlinien umgesetzt und technische Probleme nachvollzogen werden.

Hinzu kommt die Modellkontinuität. Consumer-Geräte werden vergleichsweise schnell durch neue Generationen ersetzt. Enterprise-Hardware ist dagegen häufig auf längere Beschaffungs-, Support- und Wartungszeiträume ausgelegt. Zebra garantiert beispielsweise für bestimmte Produktreihen mehrjährige Verfügbarkeit und anschließend weiterlaufenden Support. Beim Zebra TC73/TC78 nennt der Hersteller eine auf fünf Jahre ausgelegte Lebensdauer und zehn Jahre Service ab Erstverkauf.

Das ist für die TCO wichtiger, als es zunächst erscheint. Müssen während eines Rollouts immer wieder andere Smartphone-Generationen integriert werden, entstehen heterogene Geräteflotten mit unterschiedlichen Betriebssystemständen, Zubehörteilen und Supportanforderungen.

MDM macht aus Einzelgeräten eine verwaltbare Flotte

Genau an diesem Punkt wird Mobile Device Management (MDM) zu einem Bestandteil der Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Über ein MDM lassen sich Geräte zentral konfigurieren und verwalten, Apps verteilen sowie Richtlinien und Gerätezustände kontrollieren. Statt jedes MDE einzeln in die IT zu holen, können viele administrative Aufgaben remote durchgeführt werden.

Das COSYS MDM ergänzt diese klassische Administration um Analysefunktionen. Damit wird beispielsweise sichtbar, welche Geräte innerhalb der Flotte auffällig sind und wo technische Probleme oder Ausfallzeiten entstehen.

Für die TCO-Betrachtung ist diese Transparenz entscheidend. Denn erst wenn bekannt ist, welche Geräte tatsächlich Probleme verursachen, lassen sich Reparaturhäufigkeit, Ausfallzeiten und Austauschbedarf sinnvoll bewerten.

MDM ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Geräteverwaltung, sondern kann Daten für das Lifecycle Management der gesamten MDE-Flotte liefern.

MDE-Service entscheidet mit über die wirtschaftliche Nutzungsdauer

Ein robustes Gehäuse allein erzeugt noch keine niedrigen Gesamtbetriebskosten. Entscheidend ist auch, was nach einem Defekt passiert.

Professionelle MDE-Services umfassen deshalb mehr als die eigentliche Reparatur. Je nach Servicekonzept gehören beispielsweise Fehlerdiagnose, Reparaturabwicklung, Ersatzgeräte, Akkutausch, Zubehörversorgung, Gerätekonfiguration und die Wiederbereitstellung eines einsatzfähigen Geräts dazu.

Gerade bei älteren Flotten stellt sich zudem regelmäßig die Frage, ob eine Reparatur noch wirtschaftlich ist. Sind Ersatzteile verfügbar? Wie lange erhält das Betriebssystem Sicherheitsupdates? Passt das Modell weiterhin zur eingesetzten Software? Oder verursacht die weitere Instandhaltung inzwischen höhere Kosten als ein geplanter Austausch?

Ein strukturiertes Lifecycle Management verhindert, dass Geräte entweder vorschnell ersetzt oder unwirtschaftlich lange weiterbetrieben werden.

Der günstigste Einkauf ist deshalb nicht automatisch die günstigste Lösung

TCO zwingt Unternehmen, mobile Hardware nicht als einmaligen Einkauf, sondern als mehrjährigen Betriebsprozess zu betrachten. Neben dem Gerätepreis gehören Produktivität, Lebensdauer, IT-Aufwand, Reparaturen, Ausfallzeiten, Ersatzgeräte, Softwarepflege und Administration in dieselbe Rechnung.

Eine VDC-Untersuchung zu mobilen Enterprise-Flotten kam sogar zu dem Ergebnis, dass IT-Administrationsaufwand und verlorene Mitarbeiterproduktivität zusammen rund 80 Prozent der betrachteten TCO ausmachten. Rugged Devices lagen über fünf Jahre teilweise mehr als 50 Prozent unter den Gesamtbetriebskosten von Consumer-Geräten.

Die wirtschaftlichste Entscheidung lautet deshalb nicht zwangsläufig "möglichst robust". Sie lautet vielmehr: so robust, langfristig verfügbar und administrierbar, wie der konkrete Einsatz es erfordert.