Unterschied zwischen manueller und digitaler Lademittelverwaltung

Europaletten, Gitterboxen, Kleinladungsträger und Transportgestelle sind ein wichtiger Bestandteil logistischer Prozesse. Trotzdem ist in vielen Unternehmen nicht jederzeit bekannt, wie viele Lademittel vorhanden sind, wo sie sich befinden oder welcher Geschäftspartner für ihre Rückgabe verantwortlich ist.

Der wesentliche Unterschied zwischen manueller und digitaler Lademittelverwaltung liegt deshalb in der Art der Datenerfassung: Während manuelle Prozesse auf Papierbelegen, Excel-Listen und nachträglichen Eingaben basieren, werden bei einer digitalen Lösung sämtliche Lademittelbewegungen unmittelbar im Prozess dokumentiert.

Was versteht man unter Lademittelverwaltung?

Unter Lademittelverwaltung versteht man die Erfassung, Kontrolle und Nachverfolgung wiederverwendbarer Ladungsträger innerhalb eines Unternehmens und entlang der Lieferkette. Dazu gehören unter anderem:

• Europaletten und Einwegpaletten
• Gitterboxen
• Klein- und Großladungsträger
• Mehrwegbehälter
• Rollcontainer
• Transportgestelle
• kundenspezifische Spezialbehälter

Eine funktionierende Lademittelverwaltung beantwortet vor allem folgende Fragen: Welche Lademittel sind verfügbar? Wo befinden sie sich? Wann wurden sie ausgegeben? Welcher Kunde, Lieferant, Fahrer oder Spediteur hat sie übernommen? In welchem Zustand befinden sie sich und wann müssen sie zurückgeführt werden?

Die Verwaltung umfasst somit nicht nur den aktuellen Bestand, sondern den gesamten Lademittelkreislauf &ndash vom Warenausgang über den Tausch beim Geschäftspartner bis zum Rücktransport.

Manuelle vs. digitale Lademittelverwaltung

Eigenschaften einer manuellen Lademittelverwaltung

Bei manuellen Prozessen werden Lademittelbewegungen häufig mit Palettenscheinen, Papierlisten oder einfachen Excel-Tabellen dokumentiert.

Typische Eigenschaften sind:

• Erfassung von Zu- und Abgängen auf Papier
• Nachträgliche Übertragung der Daten in Excel oder andere Systeme
• Unterschiedliche Listen an verschiedenen Standorten
• Hoher Abstimmungsaufwand mit Kunden, Lieferanten und Speditionen
• Verzögerte Aktualisierung von Lademittelbeständen
• Erhöhtes Risiko für Tippfehler und doppelte Buchungen
• Fehlende oder schwer auffindbare Belege
• Unklare Verantwortlichkeiten bei Differenzen
• Aufwendige Kontrolle offener Rückgaben
• Eingeschränkte Auswertungs- und Analysemöglichkeiten

Der größte Nachteil besteht darin, dass Informationen häufig nicht dort erfasst werden, wo die Lademittel tatsächlich übergeben werden. Zwischen Übergabe, Dokumentation und Systembuchung entstehen Medienbrüche. Dadurch können Bestände veraltet oder unvollständig sein.

Eigenschaften einer digitalen Lademittelverwaltung

Eine digitale Lademittelverwaltung bildet Ein- und Ausgänge direkt in einer Software ab. Fahrer, Lagermitarbeiter oder Beschäftigte an der Rampe erfassen die jeweilige Bewegung beispielsweise mit einem Smartphone, Tablet oder mobilen Datenerfassungsgerät.

Typische Eigenschaften sind:

• Mobile Erfassung direkt bei Übergabe oder Rücknahme
• Identifikation per Barcode oder Seriennummer
• Automatische Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Fahrern oder Standorten
• Aktuelle Bestands- und Kontoinformationen
• Digitale Paletten- und Lademittelkonten
• Dokumentation von Mengen, Schäden und Abweichungen
• Foto- und Unterschriftenerfassung als Nachweis
• Zentrale Datenhaltung für mehrere Standorte
• Schnellere Klärung von Differenzen
• Umfangreiche Berichte und Kennzahlen
• Schnittstellen zu ERP-, Lager- oder Transportmanagementsystemen

Digitale Prozesse sorgen insbesondere dann für Vorteile, wenn Lademittel regelmäßig zwischen mehreren Unternehmen, Niederlassungen und Logistikdienstleistern ausgetauscht werden.

COSYS Lademittelverwaltung als Beispiel für eine digitale Lösung

Die COSYS Lademittelverwaltung verbindet eine mobile Anwendung zur Datenerfassung mit dem browserbasierten COSYS WebDesk. Ein- und Ausgänge von Paletten und Behältern werden direkt im Prozess digital erfasst. Die Buchung kann je nach Lademittel über den Typ oder eine individuelle Seriennummer erfolgen.

Mobile Erfassung von Lademittelbewegungen

Mitarbeiter und Fahrer können Tauschvorgänge unmittelbar an der Rampe, im Lager oder beim Kunden dokumentieren. Dafür lassen sich mobile Endgeräte mit Android oder iOS sowie professionelle MDE-Geräte verwenden. Die mobile Erfassung reduziert nachträgliche Eingaben und stellt die Informationen zentral zur Verfügung.

Zu den möglichen Erfassungsarten gehören:

• Barcode- und Seriennummernscan
• Auswahl des Lademitteltyps
• Mengeneingabe
• Fotodokumentation
• Digitale Unterschrift
• Texteingabe bei Schäden oder Abweichungen

Fotos und Unterschriften können einem Vorgang zugeordnet und später als Nachweis aufgerufen werden.

Digitale Lademittelkonten

Die Software unterstützt die Führung doppelter Lademittel- beziehungsweise Palettenkonten. Dabei kann sowohl die Beziehung zum Kunden oder Lieferanten als auch die Beteiligung einer Spedition berücksichtigt werden. So lässt sich nachvollziehen, bei welchem Geschäftspartner sich bestimmte Paletten oder Behälter befinden.

Verwaltung im COSYS WebDesk

Im COSYS WebDesk können berechtigte Benutzer die erfassten Buchungen kontrollieren, Palettenkonten einsehen und Vorgänge nachbearbeiten. Berichte und Business-Intelligence-Auswertungen helfen dabei, Differenzen, ungewöhnlich lange Umlaufzeiten und mögliche Verluste frühzeitig zu erkennen.

Weitere Funktionen sind die Mandantentrennung für unterschiedliche Standorte oder Filialen sowie die Dokumentation von Umlagerungen und Transitbewegungen.

Fazit

Die manuelle Lademittelverwaltung ist bei kleinen Mengen zunächst einfach umzusetzen, wird mit zunehmenden Standorten, Partnern und Lademittelbewegungen jedoch schnell unübersichtlich. Papierbelege und getrennte Tabellen erschweren die Nachverfolgung und führen häufig zu einem hohen Abstimmungsaufwand.

Eine digitale Lademittelverwaltung erfasst Bewegungen dagegen direkt am Entstehungsort. Unternehmen erhalten dadurch transparentere Bestände, nachvollziehbare Konten und belastbare Übergabenachweise. Lösungen wie die COSYS Lademittelverwaltung zeigen, wie mobile Datenerfassung, digitale Palettenkonten, Fotodokumentation und zentrale Auswertungen miteinander verbunden werden können. Das Ergebnis ist ein kontrollierbarer Lademittelkreislauf mit weniger manuellen Buchungen, schneller geklärten Differenzen und einer besseren Grundlage für die Planung.