Was sind die Vorteile von Workflow Management in der Logistik?

Workflow Management in der Logistik sorgt dafür, dass zusammenhängende Arbeitsschritte nach definierten Regeln koordiniert und dokumentiert werden. Verantwortlichkeiten, Freigaben und Bearbeitungsstände werden digital abgebildet. Unternehmen können dadurch Schnittstellen zwischen Abteilungen besser organisieren, wiederkehrende Abläufe standardisieren und Prozessverzögerungen schneller erkennen.

Was bedeutet Workflow Management in der Logistik?

Workflow Management bezeichnet die digitale Planung, Steuerung und Überwachung zusammenhängender Arbeitsabläufe. Ein Workflow besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden oder voneinander abhängigen Aufgaben, die nach bestimmten Regeln bearbeitet werden.

In der Logistik kann dies beispielsweise die Bearbeitung einer beschädigten Warenlieferung betreffen. Nach der Erfassung des Schadens wird eine Prüfung veranlasst. Abhängig vom Ergebnis erfolgt anschließend die Freigabe zur Einlagerung, eine Reklamation oder die Rücksendung.

Ein Workflow Management System legt fest, welche Schritte erforderlich sind, wer sie bearbeiten darf und unter welchen Bedingungen der nächste Schritt beginnt.

Anders als eine einfache Aufgabenverwaltung betrachtet Workflow Management somit nicht nur einzelne Tätigkeiten, sondern deren Zusammenhänge und Abhängigkeiten.

Weniger manuelle Abstimmungen zwischen Abteilungen

Viele logistische Verzögerungen entstehen an Übergabepunkten. Das Lager benötigt eine Freigabe aus dem Einkauf, der Versand wartet auf fehlende Auftragsinformationen oder eine Bestandskorrektur muss zunächst geprüft werden.

Digitale Workflows können solche Übergaben strukturieren. Sobald ein Prozessschritt abgeschlossen ist, wird die nächste zuständige Stelle informiert oder eine Folgeaufgabe ausgelöst.

Dadurch müssen Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Zuständigkeiten zu klären oder Rückmeldungen einzuholen.

Besonders bei mehreren Standorten und Schichtbetrieb verbessert dies die Zusammenarbeit, weil Informationen nicht ausschließlich an einzelne Personen gebunden bleiben.

Standardisierte Prozesse reduzieren Fehler

Wenn Mitarbeiter denselben Vorgang unterschiedlich bearbeiten, entstehen vermeidbare Fehler und Dokumentationslücken.

Workflow Management ermöglicht die Festlegung verbindlicher Bearbeitungsschritte. Bei einer beschädigten Lieferung kann beispielsweise vorgeschrieben werden, zunächst eine Fotodokumentation anzulegen und anschließend eine Entscheidung über die weitere Verwendung einzuholen.

Erforderliche Angaben und Prüfungen lassen sich in den Prozess integrieren. Dadurch sinkt das Risiko, dass wichtige Informationen fehlen oder notwendige Freigaben übersprungen werden.

Gleichzeitig erleichtern standardisierte Workflows die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, weil Abläufe klar vorgegeben sind.

Prozessstatus und Engpässe transparent überwachen

Ein weiterer Vorteil liegt in der zentralen Übersicht über laufende Vorgänge.

Verantwortliche können erkennen, welche Workflows abgeschlossen sind, welche auf eine Freigabe warten und wo Bearbeitungsfristen überschritten werden.

Das ist besonders hilfreich bei Prozessen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Statt einzelne Bearbeitungsstände manuell abzufragen, lässt sich der aktuelle Status zentral nachvollziehen.

Auch wiederkehrende Verzögerungen werden sichtbar. Bleiben beispielsweise Reklamationen regelmäßig bei einer bestimmten Prüfstation liegen, kann dies auf ungünstige Zuständigkeiten oder fehlende Kapazitäten hinweisen.

Workflow Management und Automatisierung verbinden

Nicht jeder Arbeitsschritt muss manuell angestoßen werden. Bei geeigneter Systemintegration können definierte Ereignisse automatisch Folgeprozesse auslösen.

Wird beispielsweise bei der Wareneingangskontrolle eine Mengenabweichung festgestellt, kann daraus ein Prüfauftrag entstehen. Nach erfolgter Freigabe wird die weitere Bearbeitung ermöglicht.

Auch Benachrichtigungen, Statusänderungen und Eskalationen lassen sich abhängig von festgelegten Bedingungen automatisieren.

Die eigentliche Entscheidung kann dabei weiterhin beim zuständigen Mitarbeiter liegen. Workflow-Automatisierung bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, dass sämtliche Prozesse ohne menschliche Beteiligung ablaufen.

Wie unterstützt Process Mining die Workflow-Optimierung?

Workflow Management legt fest, wie Prozesse organisiert werden sollen. Process Mining untersucht dagegen anhand digitaler Ereignisdaten, wie sie tatsächlich ablaufen.

Unternehmen können damit beispielsweise feststellen, welche Freigaben besonders lange dauern, wo häufig zusätzliche Bearbeitungsschritte entstehen oder welche Prozesse regelmäßig von vorgesehenen Abläufen abweichen.

Die Ergebnisse liefern Ansatzpunkte für Anpassungen der Workflows.

Auch Business Intelligence unterstützt die Auswertung, etwa durch Kennzahlen zu Bearbeitungszeiten, offenen Vorgängen oder der Häufigkeit bestimmter Prozessabweichungen.

Der größte Nutzen entsteht, wenn Unternehmen ihre Workflows nicht nur digitalisieren, sondern anhand tatsächlicher Prozessdaten kontinuierlich verbessern.

Wann lohnt sich Workflow Management in der Logistik?

Besonders sinnvoll ist Workflow Management bei wiederkehrenden, abteilungsübergreifenden Prozessen mit mehreren Bearbeitungsschritten.

Dazu gehören beispielsweise Qualitätsprüfungen, Reklamationsbearbeitung, Freigabeprozesse, Bestandskorrekturen und die Koordination interner Transportaufträge.

Vor der Einführung sollten Unternehmen festlegen, welche Ereignisse einen Workflow auslösen, welche Zuständigkeiten bestehen und wie Ausnahmefälle behandelt werden.

Nicht jeder einfache Lagerprozess benötigt dafür ein separates Workflow Management System. Viele operative Abläufe werden bereits durch Lagerverwaltungs- oder Transportsoftware gesteuert.

Entscheidend ist deshalb, bestehende Systeme sinnvoll zu ergänzen und zusätzliche Komplexität zu vermeiden.