Wann lohnt sich ein Smart Locker?

Was ist ein Smart Locker?

Ein Smart Locker ist eine digital gesteuerte Schließfachanlage für die sichere Ausgabe, Rückgabe oder Zwischenlagerung von Gegenständen. Berechtigte Personen öffnen das zugewiesene Fach beispielsweise per PIN, QR-Code, Mitarbeiterausweis, NFC-Chip oder Smartphone.

Im Unterschied zu einem einfachen Schließfach dokumentiert ein Smart Locker die Nutzung digital. Je nach Software lässt sich nachvollziehen, welches Fach belegt ist, wer einen Gegenstand abgeholt hat und ob eine Rückgabe noch aussteht. Dadurch wird aus einem Aufbewahrungsort ein steuerbarer Übergabepunkt.

Wann lohnt sich ein Smart Locker im Unternehmen?

Ein Smart Locker lohnt sich vor allem dann, wenn regelmäßig wiederkehrende Übergaben viel Arbeitszeit beanspruchen. Das gilt beispielsweise, wenn Mitarbeiter Pakete persönlich ausgeben, IT-Abteilungen Hardware zu festen Zeiten bereitstellen oder Werkzeuge manuell gegen Listen ausgegeben werden.

Eine feste Mindestanzahl an Übergaben gibt es nicht. Bereits ein überschaubares Volumen kann den Einsatz rechtfertigen, wenn jede einzelne Übergabe lange Wege, Wartezeiten oder eine aufwendige Dokumentation verursacht. Je häufiger sich diese Abläufe wiederholen und je mehr Personen daran beteiligt sind, desto größer ist das mögliche Einsparpotenzial.

Welche Anzeichen sprechen für eine Anschaffung?

Ein konkreter Bedarf besteht häufig, wenn Empfänger mehrfach benachrichtigt werden müssen, Übergaben nur während bestimmter Zeiten möglich sind oder Gegenstände regelmäßig gesucht werden. Auch fehlende Nachweise, unklare Zuständigkeiten und überfüllte Ausgabebereiche sind typische Hinweise.

Besonders relevant wird ein Smart Locker bei Schichtarbeit, Homeoffice, mehreren Gebäuden oder wechselnden Arbeitsplätzen. In diesen Fällen treffen Ausgabepersonal und Empfänger nicht immer gleichzeitig aufeinander. Die Schließfachanlage entkoppelt die Bereitstellung von der tatsächlichen Abholung.

Für welche Einsatzgebiete eignet sich ein Smart Locker?

Smart Locker eignen sich für unterschiedliche Übergabe-, Ausgabe- und Rückgabeprozesse. Der wichtigste Einsatzbereich in Unternehmen ist die interne Post- und Paketverteilung. Eingehende Sendungen werden einem Empfänger zugeordnet, sicher in einem Fach hinterlegt und unabhängig von einer persönlichen Zustellung abgeholt.

Weitere mögliche Einsatzgebiete sind:

IT-Equipment: Laptops, Tablets, Smartphones, MDE-Geräte, Scanner oder Zubehör können ausgegeben, zurückgenommen und einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Mit elektrifizierten Fächern lassen sich geeignete Geräte während der Lagerung aufladen, sodass sie für den nächsten Einsatz vorbereitet sind.

New-Work-Modelle: In Büros mit Desk Sharing, Homeoffice und wechselnder Anwesenheit dienen Smart Locker als persönliche Übergabe- oder Aufbewahrungspunkte für Dokumente, Arbeitsmaterialien und gemeinsam genutzte Geräte.

PSA-Ausgabe: Persönliche Schutzausrüstung wie Handschuhe, Schutzbrillen, Gehörschutz oder Schutzhelme kann kontrolliert und schichtunabhängig bereitgestellt werden.

Click & Collect: Vorbestellte Waren werden in einem zugewiesenen Fach hinterlegt und können von Kunden innerhalb eines festgelegten Zeitraums selbstständig abgeholt werden.

Werkzeug- und Materialausgabe: Werkzeuge, Messgeräte, Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien lassen sich berechtigten Personen zuordnen. Bei rückgabepflichtigen Gegenständen wird zusätzlich dokumentiert, ob und wann die Rückgabe erfolgt ist.

Welche Einsatzgebiete sich miteinander verbinden lassen, hängt von Fachgrößen, Standort, Zugangsberechtigungen und Software ab. Eine Anlage kann mehrere Prozesse abbilden, sofern die jeweiligen Buchungen und Verantwortlichkeiten eindeutig getrennt werden. Alternativ können mehrere Smart Locker gezielt an den Bereichen aufgestellt werden, an denen regelmäßig Übergaben stattfinden.

Welche Vorteile entstehen im Arbeitsalltag?

Der größte Vorteil liegt in der zeitlich unabhängigen Übergabe. Ein Mitarbeiter legt den vorgesehenen Gegenstand in ein Fach und der Empfänger holt ihn später selbstständig ab. Dadurch entfallen Terminabsprachen, Warteschlangen und zahlreiche interne Rückfragen.

Gleichzeitig verbessert die digitale Dokumentation die Nachvollziehbarkeit. Offene Abholungen, belegte Fächer und erfolgte Rückgaben sind zentral einsehbar. Berechtigungen können dafür sorgen, dass nur vorgesehene Personen Zugriff erhalten. Besonders bei wertvollen Betriebsmitteln oder sicherheitsrelevanten Schlüsseln kann dies den Übergabeprozess deutlich absichern.

Wie lässt sich die Wirtschaftlichkeit berechnen?

Für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten Unternehmen zunächst den bisherigen Aufwand ermitteln. Dazu gehören die Anzahl der Übergaben, die durchschnittliche Bearbeitungszeit, interne Laufwege, Rückfragen, Suchzeiten und Verluste. Auch eingeschränkte Ausgabezeiten sowie Verzögerungen bei dringenden Arbeitsmitteln sollten berücksichtigt werden.

Anschließend wird geprüft, welche Anteile davon durch eine automatisierte Bereitstellung entfallen. Eine einfache Orientierung bietet folgende Rechnung:

Übergaben pro Monat × Zeitaufwand je Übergabe × interne Personalkosten

Ergänzend sollten vermiedene Verluste, geringere Liegezeiten und eine höhere Verfügbarkeit einbezogen werden. Den ermittelten Einsparungen stehen Anschaffungs-, Software-, Integrations-, Wartungs- und Betriebskosten gegenüber. So lässt sich abschätzen, nach welchem Zeitraum sich die Lösung amortisieren kann.

Wann lohnt sich ein Smart Locker eher nicht?

Ein Smart Locker ist nicht automatisch für jeden Standort sinnvoll. Bei wenigen, unregelmäßigen Übergaben ohne nennenswerten Personalaufwand kann ein konventioneller Prozess wirtschaftlicher bleiben. Gleiches gilt, wenn sich Gegenstände aufgrund ihrer Größe, ihres Gewichts oder besonderer Sicherheitsvorgaben nicht für eine Schließfachübergabe eignen.

Auch eine Anlage ohne geeignete Software kann hinter den Erwartungen zurückbleiben. Werden Einlagerung, Benachrichtigung, Berechtigung und Abholung nicht durchgängig abgebildet, verlagert sich der manuelle Aufwand lediglich. Vor der Anschaffung sollte deshalb zuerst der Prozess und danach die benötigte Hardware definiert werden.

Wie unterstützt eine passende Software den Smart-Locker-Betrieb?

Die Smart-Locker-Lösung von COSYS verbindet die Schließfachanlage mit digitalen Ausgabe-, Rückgabe- und Verwaltungsprozessen. Neben der Paketübergabe können auch IT-Equipment, Werkzeuge, Materialien oder Schlüssel in eigenen Anwendungsbereichen verwaltet werden. Mehrere Smart Locker lassen sich dadurch gezielt für unterschiedliche Abteilungen oder Standorte einsetzen.

COSYS ermöglicht unter anderem eine automatische Fachreservierung, Benachrichtigungen und digitale Übergabenachweise. Der Zugriff kann per Scan, PIN, NFC oder QR-Code erfolgen. Schnittstellen zu bestehenden ERP-, Warenwirtschafts-, IT- oder HR-Systemen sowie der Betrieb über Cloud oder On-Premise unterstützen die Einbindung in vorhandene Infrastrukturen. Die verfügbare Hardware umfasst unterschiedliche Fachgrößen und modular erweiterbare Anlagen.

Fazit

Ein Smart Locker lohnt sich, wenn regelmäßige Übergaben unnötig viel Arbeitszeit beanspruchen, Empfänger flexibler auf Gegenstände zugreifen sollen oder eine zuverlässige Dokumentation fehlt. Ausschlaggebend ist nicht allein die Zahl der Fächer, sondern der gesamte Prozess. Besonders wirtschaftlich wird die Lösung, wenn sie mehrere wiederkehrende Übergaben automatisiert und gemeinsam mit einer passenden Software eingesetzt wird.