Wann lohnt sich ein WMS für ein kleines Lager?

Gerade wenn Bestände über Excel-Listen, Papierbelege oder mehrere voneinander getrennte Systeme geführt werden, können sich mit zunehmendem Lageraufwand Fehler und unnötige Arbeitsschritte entwickeln. Ein WMS kann hier für strukturierte Abläufe, aktuelle Bestandsinformationen und eine bessere Nachvollziehbarkeit sorgen.

Woran erkennt man, dass ein kleines Lager ein WMS benötigt?

Eine feste Grenze bei der Anzahl der Lagerplätze oder Artikel gibt es nicht, ab der sich ein WMS automatisch lohnt. Ein kleines Lager mit 500 Artikeln und zahlreichen täglichen Warenbewegungen kann einen höheren Verwaltungsaufwand verursachen als ein deutlich größeres Lager mit wenigen Bewegungen.

Ein wichtiger Indikator ist deshalb der tägliche Zeitaufwand. Müssen Mitarbeiter häufig nach Artikeln suchen, Bestände manuell kontrollieren, Lagerbewegungen nachtragen oder Inventuren aufwendig vorbereiten, entsteht ein vermeidbarer Arbeitsaufwand.

Auch wiederkehrende Fehler sprechen für eine Digitalisierung. Stimmen die Bestände regelmäßig nicht mit den tatsächlichen Mengen überein oder werden bei der Kommissionierung falsche Artikel entnommen, kann ein WMS die Prozesse durch Barcode-Erfassung und systemgestützte Prüfungen unterstützen.

Wie viel Zeit kann ein WMS sparen?

Besonders deutlich wird der mögliche Nutzen bei den Such- und Dokumentationszeiten. Angenommen, zwei Mitarbeiter verbringen jeweils 30 Minuten pro Arbeitstag damit, Artikel zu suchen, Bestände abzugleichen oder Lagerbewegungen manuell zu dokumentieren. Bei 220 Arbeitstagen entstehen dadurch rund 220 Arbeitsstunden pro Jahr.

Bei angenommenen Personalkosten von 30 Euro pro Stunde entspricht das einem rechnerischen Aufwand von etwa 6.600 Euro jährlich. Wenn eine digitale Lagerverwaltung diesen Zeitaufwand beispielsweise um 50 Prozent reduziert, könnten rund 110 Arbeitsstunden beziehungsweise 3.300 Euro eingespart werden.

Dabei handelt es sich selbstverständlich nur um ein Rechenbeispiel. Wie hoch die tatsächliche Einsparung ausfällt, hängt von den vorhandenen Prozessen, der Anzahl der Mitarbeiter und dem Automatisierungsgrad ab. Trotzdem zeigt das Beispiel, dass bereits wenige Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag einen relevanten Kostenfaktor darstellen können.

Weniger Suchzeiten durch digitale Lagerplätze

Ein besonders häufiger Zeitfresser in kleinen Lagern ist die Suche nach Artikeln. Wenn Lagerplätze nicht eindeutig dokumentiert sind oder sich die tatsächlichen Lagerorte von den Angaben in Listen unterscheiden, müssen Mitarbeiter zunächst selbst herausfinden, wo sich die benötigte Ware befindet.

Ein WMS ordnet Artikel eindeutig Lagerplätzen zu und stellt diese Informationen digital zur Verfügung. Über ein mobiles Gerät kann der Mitarbeiter beispielsweise den Artikel oder Lagerplatz scannen und direkt erkennen, wo die Ware liegt.

Verbringt ein Mitarbeiter beispielsweise täglich nur 20 Minuten mit der Artikelsuche, entstehen bei 220 Arbeitstagen bereits mehr als 73 Arbeitsstunden pro Jahr. Bei 30 Euro Personalkosten pro Stunde entspricht dies einem rechnerischen Aufwand von rund 2.200 Euro. Werden solche Suchzeiten durch eine strukturierte Lagerverwaltung reduziert, entsteht bereits bei einem einzelnen Mitarbeiter ein messbarer Zeitwert.

Welche Lagerprozesse profitieren von einem WMS?

Ein WMS kann verschiedene Prozesse eines kleinen Lagers digital unterstützen. Beim Wareneingang werden Artikel beispielsweise per Barcode erfasst und direkt im System verbucht. Anschließend kann die Ware einem geeigneten Lagerplatz zugeordnet werden.

Bei der Einlagerung erhalten Mitarbeiter Informationen darüber, wohin die Ware gebracht werden soll. Umlagerungen können ebenfalls direkt mobil gebucht werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Artikel von welchem Lagerplatz auf einen anderen Platz bewegt wurde.

Auch die Kommissionierung lässt sich digital abbilden. Mitarbeiter erhalten ihre Aufträge auf einem mobilen Gerät und können Artikel sowie Lagerplätze direkt scannen. Wird ein falscher Artikel erfasst, kann das System eine entsprechende Meldung ausgeben.

Bei der Inventur können Bestände ebenfalls mobil erfasst werden. Statt Papierlisten manuell auszuwerten und anschließend in ein System zu übertragen, werden die erfassten Mengen direkt digital verarbeitet.

Wann lohnt sich ein WMS besonders?

Ein WMS kann insbesondere dann interessant sein, wenn mehrere der folgenden Punkte auf ein Unternehmen zutreffen:

• Das Sortiment wächst kontinuierlich.
• Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig im Lager.
• Es gibt viele tägliche Ein- und Auslagerungen.
• Mitarbeiter suchen regelmäßig nach Artikeln.
• Lagerplätze werden häufig verändert.
• Bestände werden über Excel oder Papier dokumentiert.
• Inventuren verursachen einen hohen Zeitaufwand.
• Fehlbestände oder falsche Bestände treten regelmäßig auf.
• Kommissionierfehler verursachen Nacharbeit oder Retouren.
• Das Lager soll mit einem ERP-System verbunden werden.

Dabei muss ein Unternehmen nicht erst auf eine bestimmte Lagergröße wachsen. Wenn die vorhandenen Prozesse bereits heute viel Zeit verursachen, kann eine Digitalisierung auch bei wenigen hundert Artikeln wirtschaftlich interessant sein.

Welche Kosten entstehen bei einem WMS?

Die Kosten eines WMS hängen unter anderem vom Funktionsumfang, der Anzahl der Nutzer, den benötigten Modulen und der technischen Bereitstellung ab. Für kleine Lager können schlanke Lösungen interessant sein, die zunächst nur die wichtigsten Prozesse digitalisieren.

Cloudbasierte WMS-Lösungen können den Einstieg zusätzlich vereinfachen. Unternehmen benötigen keine eigene Serverinfrastruktur und müssen sich weniger um technische Wartung, Updates oder Backups kümmern. Statt einer größeren Anfangsinvestition können je nach Anbieter laufende Nutzungs- oder Lizenzkosten entstehen.

Bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten deshalb nicht nur die Kosten der Software berücksichtigt werden. Entscheidend ist auch, welche Aufwände durch die Digitalisierung reduziert werden können. Dazu zählen Suchzeiten, manuelle Datenerfassung, Inventuraufwand, Bestandskontrollen und Fehler bei der Kommissionierung.

COSYS Lagerverwaltung für kleine Lager

Auch die COSYS Lagerverwaltung kann für kleinere Lager eine Möglichkeit sein, Lagerprozesse schrittweise zu digitalisieren. Artikel, Lagerplätze und Warenbewegungen werden per Barcode mobil erfasst und direkt im System dokumentiert. Dadurch entsteht eine durchgängige digitale Bestandsführung vom Wareneingang über Einlagerung, Umlagerung und Kommissionierung bis zum Versand.

Über den COSYS WebDesk stehen zusätzlich Funktionen für Stammdaten, Bestände, Lagerplätze, Auswertungen und Prozessdaten zur Verfügung. Unternehmen können ihre Lagerverwaltung dabei passend zu den eigenen Anforderungen aufbauen und beispielsweise mit Funktionen wie Inventur, Etikettendruck oder NVE-Verwaltung erweitern. Die COSYS Lagerverwaltung kann sowohl cloudbasiert als auch On-Premise eingesetzt und an vorhandene ERP-Systeme angebunden werden.

Fazit: Wann lohnt sich ein WMS im kleinen Lager?

Ein WMS lohnt sich nicht erst ab einer bestimmten Anzahl von Lagerplätzen. Entscheidend ist vielmehr, wie viel Aufwand durch die aktuellen Lagerprozesse entsteht. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Artikel suchen, Bestände manuell kontrollieren oder Lagerbewegungen nachtragen müssen, kann eine digitale Lagerverwaltung bereits bei einem kleinen Lager sinnvoll sein.

Schon 20 bis 30 Minuten eingesparte Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Tag können sich über ein Jahr auf zahlreiche Arbeitsstunden summieren. Zusätzlich können strukturierte Prozesse dabei helfen, Bestandsfehler und Kommissionierfehler zu reduzieren.

Unternehmen sollten deshalb zunächst analysieren, wie viel Zeit und Geld aktuell durch manuelle Lagerprozesse gebunden werden. Anschließend lässt sich anhand der eigenen Zahlen besser beurteilen, ob die Einführung eines WMS wirtschaftlich sinnvoll ist.