Wann lohnt sich eine Bestandsmanagement Software?

Eine Bestandsmanagement Software lohnt sich vor allem dann, wenn fehlende Bestandstransparenz, manuelle Buchungen und Suchaufwand messbare Auswirkungen auf den Betriebsablauf haben. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie groß ein Unternehmen ist, sondern wie komplex seine Bestandsprozesse inzwischen geworden sind.

Excel stößt bei parallelen Warenbewegungen an Grenzen

Tabellen können für einfache Bestandslisten ausreichen. Problematisch wird es, sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Ware einlagern, entnehmen oder umlagern.

Eine Excel-Datei bildet zunächst einen Datenstand ab. Der tatsächliche Lagerbestand verändert sich dagegen kontinuierlich. Wird eine Materialentnahme nicht sofort eingetragen oder arbeitet ein Mitarbeiter mit einer veralteten Datei, stimmen physischer und dokumentierter Bestand nicht mehr überein.

Auch eine detaillierte Buchungshistorie, Benutzerzuordnung oder lagerplatzgenaue Führung wird mit Tabellen zunehmend aufwendig. Spätestens wenn Mitarbeiter regelmäßig prüfen müssen, welche Liste aktuell ist oder wer eine Menge verändert hat, wird die vermeintlich einfache Lösung selbst zum Prozessrisiko.

Ein vorhandenes ERP macht Bestandsmanagement nicht automatisch überflüssig

Viele mittelständische Unternehmen arbeiten bereits mit ERP-Systemen wie SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, proALPHA oder Sage. Damit stellt sich berechtigterweise die Frage, warum zusätzlich eine Bestandsmanagement Software benötigt werden sollte.

Entscheidend ist, wie gut das vorhandene System die operativen Abläufe im Lager unterstützt. Das ERP kann weiterhin das führende System für Einkauf, Aufträge und kaufmännische Prozesse sein, während eine spezialisierte Lösung die mobile Datenerfassung am Lagerplatz übernimmt.

Müssen Mitarbeiter Warenbewegungen erst am stationären PC nachtragen oder werden operative Lagerprozesse außerhalb des ERP dokumentiert, besteht eine Lücke zwischen physischem Materialfluss und Systembuchung. Genau hier kann eine ergänzende Bestandsmanagement Software sinnvoll sein.

Häufige Suchvorgänge sind ein deutliches Warnsignal

Ein Lager kann formal funktionieren und trotzdem erhebliche versteckte Prozesskosten verursachen. Ein typisches Beispiel sind Suchzeiten.

Wenn Mitarbeiter regelmäßig nach Artikeln suchen, Kollegen nach Lagerorten fragen oder nicht wissen, ob Material überhaupt noch vorhanden ist, fehlt eine zuverlässige lagerplatzbezogene Bestandsführung. Das Problem wird besonders bei hoher Artikelvielfalt und mehreren Lagerbereichen sichtbar.

Eine Bestandsmanagement Software verknüpft Artikel mit Lagerorten und dokumentiert Umlagerungen. Damit wird das Wissen über den Bestand vom Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter entkoppelt.

Wiederkehrende Bestandskorrekturen sprechen für strukturelle Probleme

Auch häufige Differenzen zwischen Buch- und Ist-Bestand sind ein wichtiges Signal. Werden Bestände regelmäßig manuell korrigiert, sollte nicht nur die Inventur optimiert werden.

Relevant ist die Ursache: Werden Materialentnahmen nicht erfasst? Fehlen Umlagerungsbuchungen? Entstehen Fehler beim Wareneingang? Eine digitale Bestandsführung macht Warenbewegungen nachvollziehbarer und schafft damit eine Grundlage, solche Ursachen systematisch zu untersuchen.

Zusätzliche Business Intelligence Auswertungen können beispielsweise zeigen, bei welchen Artikeln oder Prozessen besonders häufig Korrekturen auftreten.

Mehrere Lager erhöhen den Nutzen einer zentralen Lösung

Mit jedem zusätzlichen Lagerort steigt der Abstimmungsbedarf. Ohne zentrale Bestandsübersicht können gleichzeitig Fehl- und Überbestände entstehen: Ein Standort bestellt Material nach, obwohl es an einem anderen Standort ausreichend vorhanden ist.

Eine Bestandsmanagement Software wird daher besonders interessant, wenn Hauptlager, Produktionslager, Ersatzteillager oder Außenstandorte gemeinsam gesteuert werden sollen. Bestände lassen sich standortbezogen betrachten und Umlagerungen digital dokumentieren.

Mobile Datenerfassung spart nicht nur Eingabezeit

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht allein dadurch, dass ein Scan schneller als eine Tastatureingabe ist. Entscheidend ist, dass Informationen direkt am Prozess entstehen.

Artikel und Lagerplätze können beispielsweise mit einem Datalogic Memor 12 oder einem robusteren MDE-Gerät wie dem Zebra MC3400 gescannt werden. Dadurch entfällt die nachträgliche Übertragung handschriftlicher Aufzeichnungen und die Buchung wird unmittelbar mit der Warenbewegung verbunden. Das reduziert Medienbrüche und verbessert gleichzeitig die Aktualität der Bestandsdaten.

Wann rechnet sich die Einführung?

Eine allgemeingültige Grenze nach Artikelzahl, Lagergröße oder Mitarbeiterzahl gibt es nicht. Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten Unternehmen vielmehr die Kosten des aktuellen Prozesses erfassen: Suchzeiten, Fehlbestände, unnötige Nachbestellungen, Bestandskorrekturen, Inventuraufwand und manuelle Dateneingaben.

Diesen laufenden Prozesskosten stehen Einführung, Hardware, Software und gegebenenfalls Schnittstellen gegenüber. Je häufiger Bestandsprobleme den täglichen Betrieb beeinflussen, desto größer ist das Einsparpotenzial.

Der richtige Zeitpunkt ist deshalb meist nicht erst erreicht, wenn das Lager ohne Software überhaupt nicht mehr funktioniert. Wirtschaftlich interessant wird digitales Bestandsmanagement bereits dann, wenn manuelle Prozesse regelmäßig Zeit, Bestandsqualität oder Lieferfähigkeit kosten.