Werkzeugmanagement mit COSYS optimieren

Use Case BauTech Infrastruktur GmbH: Wenn das Werkzeug unsichtbar wird

Unser fiktives Unternehmen, die BauTech Infrastruktur GmbH, ist ein mittelständischer Dienstleister für Tief- und Leitungsbau mit rund 180 Mitarbeitenden. Mehrere Kolonnen sind gleichzeitig auf Baustellen im ganzen Bundesgebiet unterwegs. Im Zentrallager liegen hunderte Werkzeuge: Bohrhämmer, Pressmaschinen, Vermessungsgeräte, Akkuschrauber, Trennschleifer und Spezialgeräte mit regelmäßigen Prüf- und Wartungsfristen.

Der Prozess heute: Bauleiter bestellen Werkzeuge per E-Mail oder Telefon beim Lager. Der Lagerist stellt die Bestellung zusammen, lädt die Geräte in Container oder auf Fahrzeuge und füllt einen händischen Leihschein aus. Auf der Baustelle verteilt die Kolonnenführung die Werkzeuge an einzelne Mitarbeitende - erneut ohne digitale Erfassung. Am Ende des Projekts kommen Kisten und Container zurück, der Lagerist versucht anhand von Zetteln und Erinnerungen zu rekonstruieren, was fehlt oder beschädigt ist. Prüffristen werden in einer Mischung aus Outlook-Kalender und Excel-Liste geführt.

Die Folgen sind typisch: Werkzeuge verschwinden spürbar oft auf Baustellen, Nachkäufe treiben die Kosten, Verantwortlichkeiten sind schwer nachzuweisen und die Disposition weiß nicht genau, welche Geräte wann wieder verfügbar sind. Wartungen werden teils verspätet durchgeführt, weil Fristen übersehen werden, und Auswertungen zu Verlusten oder Auslastung lassen sich nur mit großem manuellem Aufwand erstellen.

Digitale Werkzeugverwaltung von COSYS als Lösungsbaustein

BauTech entscheidet sich für die digitale Werkzeugverwaltung von COSYS. Jedes Werkzeug bekommt einen Barcode oder QR-Code, Seriennummern werden im System hinterlegt. Die Mitarbeitenden nutzen Smartphones oder MDE-Geräte mit der COSYS App, um Entnahmen und Rückgaben direkt im Lager oder auf der Baustelle zu scannen.

Bei der Ausgabe wählt der Lagerist zunächst Baustelle oder Projekt in der App, scannt dann die Werkzeuge und kann auf Wunsch eine konkrete Person hinterlegen. Der digitale "Leihschein" wird auf dem Gerät unterschrieben und bei Bedarf durch ein Zustandsfoto ergänzt. Statuswechsel - etwa von "verfügbar"zu "im Einsatz"oder "in Wartung" - erfolgen automatisch, sobald gescannt wird.

Anstatt Papierlisten und Excel-Dateien nutzt die Verwaltung den COSYS WebDesk: eine zentrale Weboberfläche, auf der Stammdaten, Bestände, Projekte und Werkzeugbewegungen eingesehen und bearbeitet werden können. Die Bestandsübersicht zeigt auf einen Blick, welche Werkzeuge in welcher Menge vorhanden sind, wo sie liegen und welchem Projekt oder Mitarbeitenden sie aktuell zugeordnet sind. Über Projekt- und Werkzeugverlaufssichten sieht die Disposition jede Buchung chronologisch - inklusive der Information, wer wann welche Änderung durchgeführt hat.

Optional ergänzt BauTech die Lösung um intelligente Werkzeugschränke. Nur autorisierte Mitarbeitende erhalten über Badge oder PIN Zugriff, jede Schrankentnahme wird automatisch im System verbucht. Dadurch kann kein Werkzeug "nebenbei"mitgenommen werden, ohne digitale Spur zu hinterlassen.

Wie COSYS die Herausforderungen von BauTech konkret löst

Der vorherige Werkzeugschwund wird durch die lückenlose Zuordnung zu Projekt und Person drastisch reduziert. Jede Entnahme ist nachvollziehbar, und bei fehlenden Geräten gibt es erstmals eine belastbare Gesprächsgrundlage mit Bauleitern, Kolonnen oder Nachunternehmern. Doppel- und Sicherheitsbestellungen gehen zurück, weil im WebDesk transparent ersichtlich ist, welche Geräte demnächst von welcher Baustelle zurückkommen sollen.

Die Suchzeiten sinken, da Mitarbeitende jederzeit per App eine Bestandsinfo abrufen und nachschauen können, wo sich ein bestimmtes Werkzeug befindet - im Zentrallager, in einem Container oder direkt auf einer Baustelle. Auch das Thema Sicherheit verbessert sich: Für jedes Werkzeug sind Prüfintervalle hinterlegt, COSYS erinnert automatisch an fällige Prüfungen und kann Geräte bis zur dokumentierten Prüfung für die Ausgabe sperren.

Verwaltungsaufwand und Medienbrüche verschwinden weitgehend. Statt handschriftlicher Leihscheine, E-Mail-Fluten und Excel-Listen läuft die Kommunikation über klare Workflows in App und WebDesk. Exportfunktionen ermöglichen es, Bewegungsdaten in andere Systeme wie ERP oder Finanzbuchhaltung zu übergeben.

COSYS Business Intelligence: aus Werkzeugdaten werden Entscheidungsgrundlagen

Alle Scanvorgänge, Statuswechsel und Prüfereignisse der Werkzeugverwaltung landen im COSYS Backend und fließen in die COSYS Business Intelligence Platform ein. Diese Plattform bündelt die Daten in einem zentralen Data Warehouse, analysiert sie und stellt sie über Dashboards, Reports und Drill-Down-Funktionen bereit.

Für BauTech entsteht damit ein "Cockpit" speziell für das Werkzeugmanagement: Grafische Auswertungen zeigen zum Beispiel Werkzeugverluste pro Projekt und Monat, typische Schadensmuster bestimmter Gerätetypen oder die Auslastung teurer Spezialmaschinen. Dashboards lassen sich nach Baustelle, Kolonne oder Zeitraum filtern, sodass schnell erkennbar wird, wo Schwund besonders auffällig ist oder welche Projekte regelmäßig mehr Werkzeuge binden als geplant.

Über Drill-Downs springen Verantwortliche von einer aggregierten Kennzahl - etwa "Werkzeugverlust in Q2" - bis hinunter zur einzelnen Buchung mit Scan-Zeitpunkt, verantwortlicher Person und Zustandsfoto. Reporting-Funktionen erzeugen PDF-Berichte für Geschäftsführung oder Einkauf, die als Grundlage für Konditionsgespräche mit Nachunternehmern, Investitionsentscheidungen oder Anpassungen der Mietpreise dienen.

Mittelfristig erlaubt COSYS Business Intelligence sogar Prognosen: Welche Gerätegruppen werden bei bestimmten Auftragstypen in der nächsten Saison verstärkt benötigt, wo drohen Engpässe, und welche Bestände können reduziert werden? So wird das Werkzeugmanagement von einer reaktiven Verwaltungsaufgabe zu einem aktiv gesteuerten Kosten- und Effizienzhebel.

Fazit

Das Beispiel der BauTech Infrastruktur GmbH zeigt, wie schnell analoge Werkzeugverwaltung an ihre Grenzen stößt: hoher Schwund, fehlende Transparenz, unklare Verantwortlichkeiten und kaum belastbare Kennzahlen. Mit der digitalen Werkzeugverwaltung von COSYS wird jeder Schritt - von der Ausgabe über die Nutzung bis zur Rücknahme und Prüfung - per App oder Werkzeugschrank erfasst und zentral im WebDesk sichtbar gemacht.

In Verbindung mit der COSYS Business Intelligence Plattform verwandeln sich diese Prozessdaten in übersichtliche Dashboards, Reports und Prognosen. Unternehmen erhalten damit nicht nur Ordnung im Werkzeuglager, sondern ein durchgängiges, datengetriebenes Toolmanagement, das Verluste reduziert, Sicherheit erhöht und Investitionen auf eine solide Faktenbasis stellt.