Wie ermittelt man die Anforderungen an ein LVS?

Eine fundierte LVS-Anforderungsanalyse untersucht deshalb konkrete Arbeitsabläufe, dokumentiert Schwachstellen und übersetzt diese in überprüfbare Softwareanforderungen. Ziel ist ein Lastenheft, mit dem sich verschiedene Lagerverwaltungssysteme objektiv vergleichen lassen. Dafür sollten Lagerleitung, operative Mitarbeiter und IT gemeinsam prüfen, welche Funktionen unverzichtbar sind und welche erst bei einer späteren Erweiterung benötigt werden.

Schritt 1: Tatsächliche Lagerabläufe aufnehmen

Die Analyse beginnt direkt im Lager, nicht am Schreibtisch. Verantwortliche begleiten Mitarbeiter bei Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Versand.

Dabei wird dokumentiert, wie Informationen weitergegeben werden, wann Bestandsbuchungen erfolgen und welche Arbeitsschritte außerhalb der bestehenden Software stattfinden.

Besonders wichtig sind Abweichungen vom Standardprozess. Was passiert, wenn eine Lieferung unvollständig eintrifft? Wie wird ein Artikel behandelt, der am vorgesehenen Lagerplatz fehlt? Wer darf Bestandskorrekturen durchführen?

Solche Situationen sollten ausdrücklich aufgenommen werden. Denn ein LVS, das nur reibungslose Standardabläufe unterstützt, wird im Tagesgeschäft schnell an Grenzen stoßen.

Schritt 2: Anforderungen für jeden Lagerprozess festlegen

Aus den beobachteten Abläufen werden konkrete Anforderungen abgeleitet. Dabei sollte jeder Prozess einzeln betrachtet werden.

Wareneingang: Müssen Lieferungen gegen Bestellungen geprüft werden? Sind Teillieferungen, Übermengen und beschädigte Waren zu erfassen? Werden Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten benötigt?

Einlagerung und Umlagerung: Gibt es feste oder dynamische Lagerplätze? Soll das System Lagerplätze vorschlagen? Müssen Mitarbeiter Artikel und Zielplatz per Barcode bestätigen?

Kommissionierung: Werden Einzel- oder Sammelaufträge bearbeitet? Gibt es mehrere Lagerzonen? Wie sollen Fehlmengen, Teilentnahmen und unterbrochene Aufträge behandelt werden?

Inventur: Soll eine permanente Inventur möglich sein? Müssen Zählungen unabhängig vom angezeigten Sollbestand erfolgen? Wer prüft und genehmigt Differenzen?

Diese Fragen machen aus allgemeinen Funktionswünschen konkrete Anforderungen, die sich später in einer Softwaredemonstration überprüfen lassen.

Schritt 3: Bestandsführung und Lagerstruktur definieren

Ein LVS muss zur tatsächlichen Lagerorganisation passen. Deshalb sollten Unternehmen ihre Lagerorte, Lagerplätze, Artikelgruppen und Bestandsstatus systematisch erfassen.

Dabei ist beispielsweise zu klären, ob reservierte Ware vom frei verfügbaren Bestand getrennt werden muss. Auch Sperrbestände, Retouren oder Materialien für die Produktion können eigene Buchungsregeln erfordern.

Bei mehreren Lagerstandorten stellt sich zusätzlich die Frage, wie interne Warenbewegungen dokumentiert werden und ob Bestände standortübergreifend sichtbar sein sollen.

Das Ergebnis sollte eine eindeutige Beschreibung der benötigten Lager- und Bestandsstruktur sein.

Schritt 4: Schnittstellen und mobile Hardware prüfen

Eine wichtige Aufgabe der Anforderungsanalyse ist die Festlegung der Systemgrenzen. Welche Daten verwaltet das ERP, welche das LVS und wann müssen Informationen übertragen werden?

Für jede Schnittstelle sollten Datenarten, Übertragungsrichtung und Fehlerbehandlung festgelegt werden. Besonders relevant sind Artikelstammdaten, Kundenaufträge, Bestandsänderungen und Versandinformationen.

Parallel dazu wird die Lagerhardware betrachtet. Kompakte Fulltouch-MDE-Geräte können für Kleinteilelager geeignet sein, während weitläufige Lagerhallen unter Umständen Geräte mit größerer Scanreichweite benötigen.

Auch WLAN-Abdeckung, Akkulaufzeit, Etikettendruck und mögliche Offline-Anforderungen gehören in die Bewertung.

Schritt 5: Muss-Kriterien und Abnahmetests festlegen

Nicht jede Funktion besitzt dieselbe Priorität. Deshalb sollten Unternehmen ihre Anforderungen in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien unterteilen. Während Muss-Kriterien für den reibungslosen Lagerbetrieb unverzichtbar sind, beschreiben Soll- und Kann-Kriterien zusätzliche Funktionen oder spätere Erweiterungsmöglichkeiten.

Eine wichtige Muss-Anforderung kann beispielsweise die automatische Prüfung gescannter Artikel während der Kommissionierung sein. Das LVS muss dabei Fehlentnahmen erkennen und verhindern, dass falsche Artikel unbemerkt verbucht werden. Bei Umlagerungen sollte wiederum sichergestellt sein, dass Bestände nach erfolgreicher Buchung dem richtigen Ziellagerplatz zugeordnet werden.

Solche konkreten Vorgaben lassen sich im Gegensatz zu allgemeinen Erwartungen an Geschwindigkeit oder Benutzerfreundlichkeit praktisch überprüfen. Dafür werden typische Lagerabläufe und mögliche Fehlerfälle als Testszenarien festgelegt. Bei einer Softwaredemonstration können Unternehmen anschließend gezielt bewerten, ob das LVS die definierten Anforderungen tatsächlich erfüllt.

Schritt 6: Ergebnisse im LVS-Lastenheft dokumentieren

Das Lastenheft bündelt die ermittelten Anforderungen und bildet die Grundlage für Softwareauswahl und Angebotserstellung.

Neben den benötigten Funktionen sollten darin auch Lagerstruktur, Schnittstellen, Benutzerrollen, technische Rahmenbedingungen und geplante Erweiterungen enthalten sein.

Wichtig ist außerdem, Verantwortlichkeiten und Abnahmekriterien festzuhalten. So bleibt nachvollziehbar, welche Anforderungen zwingend erfüllt werden müssen und welche Anpassungen gegebenenfalls erforderlich sind.

Eine gute LVS-Anforderungsanalyse beschreibt nicht nur, welche Funktionen gewünscht werden, sondern welchen konkreten Lagerprozess die Software wie unterstützen muss. Genau diese Unterscheidung erleichtert den späteren Anbietervergleich und reduziert das Risiko einer ungeeigneten Systementscheidung.