Wie Sie Ihre Postverteilung digitalisieren

Eine digitale Postverteilung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einer manuellen Verwaltung. Durch die Digitalisierung können Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie manuelle Prozesse teilweise automatisieren, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Eine Software für die Postverteilung ermöglicht es Ihnen, alle Sendungen zentral zu verwalten sowie den Status jederzeit im Blick zu behalten. Dadurch können Sie schnell auf Empfängeranfragen reagieren und die Zustellung optimieren.

Vorteil: Kosteneffizienz!

Durch die Digitalisierung der Postverteilung werden die internen Prozesse optimiert, was zu Zeitersparnissen bei der täglichen Arbeit führt. Sie ermöglicht es Ihnen, den Versand und Empfang von Briefen, Paketen sowie anderen Sendungen effizient zu verwalten. Im Vergleich zu anderen Lösungen ist eine Software mit der passenden Hardware oft kosteneffizienter, da keine zusätzlichen Kosten durch verzögerte Zustellungen oder fehlende Arbeitsmaterialien entstehen. Auch der Paketschwund wird minimiert. Gerade bei Sendungen mit hohem Wert ist es ärgerlich, wenn diese nicht nachvollziehbar sind und somit leicht verloren gehen.

Wichtige Funktionen, die eine Software für die Postverteilung enthalten sollte

Der benötigte Funktionsumfang hängt natürlich immer mit den Anforderungen eines Unternehmens zusammen. Sie sollten darauf achten, eine Software zu nutzen, die flexibel angepasst werden kann. Sollten Sie die internen Prozesse umgestellten oder erweitern, benötigen Sie kein neues System, sondern erweitern einfach das bestehende. Die Funktionsvielfalt ist natürlich auch vom Anbieter abhängig, doch auf einige Funktionen sollten Sie besonderen Wert legen.

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Empfänger.
• Die Software sollte eine Fotofunktion enthalten, um möglichst schnell und unkompliziert Bilder von Beschädigungen oder abgestellten Sendungen machen zu können.
• Achten Sie darauf, dass Sie Software nutzen, die an andere Programme angebunden werden kann. Eine Anbindung an ERP-Systeme bietet Ihnen im täglichen Arbeitsablauf weitere Erleichterungen, zum Beispiel, wenn es sich um die Übertragung von Bestellinformationen handelt.
• Anbindung oder Bereitstellung von Paketschränken, um die Zustellungsprozesse als auch den Prozess des Postausganges zu erleichtern.
• Intuitive Nutzeroberflächen, um neue und unerfahrene Mitarbeiter schnell integrieren zu können.
• Neben den mobilen Datenerfassungsgeräten, die in vielen Fällen zur täglichen Arbeit genutzt werden, sollte auch eine Webansicht vorhanden sein, die eine Komplettübersicht einzelner Sendungen ermöglicht.
• Auswertbare Daten spielen auch in der Postverteilung eine wichtige Rolle, daher sollten Sie eine Software nutzen, die Ihnen Datenanalysen ermöglicht. Diese helfen Ihnen unter anderem dabei, Prozessstörungen sowie saisonale Unterschiede zu erkennen.

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