Wie viele Inventur-Geräte braucht man pro Mitarbeiter?

Für die Geräteplanung ist deshalb nicht allein entscheidend, wie viele eigene Mitarbeiter an der Inventur beteiligt sind. Relevant ist vor allem, wie viele Personen gleichzeitig digital erfassen, wie die Zählteams organisiert sind und wie eng das Zeitfenster für die Inventur ist.

Ein Inventurscanner pro Mitarbeiter: Wann ist das sinnvoll?

Bearbeitet jeder Mitarbeiter selbstständig einen zugewiesenen Inventurbereich, sollte grundsätzlich auch jedem ein eigenes MDE-Gerät zur Verfügung stehen. Der Mitarbeiter scannt Artikel oder Lagerplätze, erfasst die gezählte Menge und übermittelt beziehungsweise speichert das Ergebnis direkt in der Inventursoftware.

Dieses 1:1-Verhältnis ermöglicht eine hohe Parallelisierung. Sind beispielsweise zwölf Mitarbeiter gleichzeitig mit der Bestandsaufnahme beschäftigt, können zwölf Bereiche parallel bearbeitet werden.

Das ist insbesondere bei Stichtagsinventuren mit engem Zeitfenster relevant. Fehlen Geräte, obwohl ausreichend Personal verfügbar wäre, wird die Hardware selbst zum Engpass: Mitarbeiter müssen warten oder sich Scanner teilen.

Reicht ein Inventurgerät für zwei Mitarbeiter?

Ein Inventurgerät pro zwei Mitarbeiter kann ausreichen, wenn die Inventur bewusst im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt wird. Dabei bedient eine Person das MDE-Gerät, scannt die Artikel und erfasst beziehungsweise zählt die vorhandenen Mengen digital. Die zweite Person unterstützt beispielsweise beim Kontrollieren der Bestände, beim Bewegen von Ware oder beim Gegenprüfen der ermittelten Menge.

Für zehn solcher Zweierteams mit insgesamt 20 Mitarbeitern würden damit zunächst zehn Inventurgeräte benötigt.

Arbeiten beide Mitarbeiter dagegen eigenständig und zählen jeweils einen eigenen Regal-, Lager- oder Sortimentsbereich, benötigt jeder ein eigenes Gerät. Entscheidend für den Gerätebedarf ist daher nicht die Gesamtzahl der eingesetzten Mitarbeiter, sondern wie viele Personen oder Teams gleichzeitig eine eigenständige digitale Zählung durchführen.

Wie lässt sich der Gerätebedarf berechnen?

Als einfache Orientierung eignet sich folgende Formel:

Inventurgeräte = gleichzeitig digital erfassende Mitarbeiter oder Teams + Reservegeräte

Ein Beispiel: 18 eigene Mitarbeiter führen die Inventur durch. Das Unternehmen bildet neun Zweierteams, von denen jeweils eine Person am MDE-Gerät erfasst. Damit werden neun Geräte gleichzeitig benötigt. Werden zusätzlich zwei Geräte als technische Reserve vorgesehen, ergibt sich ein Bedarf von elf Inventurgeräten.

Arbeiten dieselben 18 Mitarbeiter dagegen eigenständig in getrennten Zählbereichen, steigt der Bedarf entsprechend.

Diese Berechnung sollte vor der Bestellung oder Miete erfolgen. So lässt sich vermeiden, dass am Inventurtag entweder zu wenig Hardware verfügbar ist oder unnötig viele Geräte bereitgestellt wurden.

Mehrere Schichten können den Gerätebedarf reduzieren

Auch die zeitliche Organisation beeinflusst die benötigte Stückzahl. Werden verschiedene Mitarbeitergruppen nacheinander eingesetzt, können dieselben Inventurgeräte mehrfach verwendet werden.

Arbeiten beispielsweise zehn Mitarbeiter in einer Frühschicht und weitere zehn anschließend in einer zweiten Schicht, müssen nicht automatisch 20 Geräte bereitstehen. Die Scanner der ersten Gruppe können an die nächste Schicht übergeben werden.

Dabei muss jedoch ausreichend Zeit für Datenübertragung, Benutzerwechsel, Funktionskontrolle und gegebenenfalls das Laden der Akkus eingeplant werden. Bei langen Inventurtagen kann deshalb auch die verfügbare Ladeinfrastruktur die Geräteplanung beeinflussen.

Reservegeräte gehören zur Inventurplanung

Die exakt errechnete Anzahl sollte nicht automatisch der endgültigen Bestellmenge entsprechen. Bei zeitkritischen Inventuren ist eine technische Reserve sinnvoll.

MDE-Geräte können beschädigt werden, Akkus können ausfallen oder einzelne Scanner können unerwartete technische Probleme verursachen. Steht kein Ersatz bereit, kann dadurch ein kompletter Mitarbeiter oder ein ganzes Zählteam vorübergehend ausfallen.

Wie viele Reservegeräte benötigt werden, hängt von der Größe der Geräteflotte und dem Zeitdruck der Inventur ab. Bei einer kleinen Inventur kann bereits ein zusätzliches Gerät ausreichen. Bei einer größeren parallelen Zählung sollte die Ausfallreserve entsprechend mitgeplant werden.

Nicht die maximale Gerätezahl entscheidet

Mehr Inventurscanner bedeuten allerdings nicht automatisch eine schnellere Inventur. Hardware bringt nur dann zusätzliche Leistung, wenn genügend eigene Mitarbeiter verfügbar sind und diese parallel in sinnvoll aufgeteilten Zählbereichen arbeiten können.

Deshalb sollten Personalplanung, Bereichsaufteilung und Geräteplanung gemeinsam erfolgen. Erst wenn feststeht, wer wann welchen Bereich zählt und wie die Daten erfasst werden, lässt sich der tatsächliche Hardwarebedarf sinnvoll bestimmen.

Unternehmen, die nur für ihre jährliche Inventur zusätzliche Geräte benötigen, müssen diese zudem nicht zwingend kaufen. Fehlende Inventurscanner können für den benötigten Zeitraum gemietet werden. So lässt sich die vorhandene eigene Geräteflotte gezielt für den Inventurstichtag ergänzen.