Retourenmanagement digitalisieren

Retouren effizient erfassen und schneller bearbeiten

Retouren gehören in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft. Besonders im E-Commerce, Großhandel und Einzelhandel werden täglich Waren zurückgesendet, die geprüft, dokumentiert und wieder in den Lagerbestand aufgenommen oder aussortiert werden müssen. Erfolgt dieser Prozess manuell mit Papierlisten oder Excel-Tabellen, entstehen häufig Fehler, lange Bearbeitungszeiten und unübersichtliche Bestände. Ein digitales Retourenmanagement sorgt für strukturierte Abläufe, mehr Transparenz und eine deutlich schnellere Bearbeitung.

Warum ist ein professionelles Retourenmanagement wichtig?

Jede Retoure durchläuft mehrere Arbeitsschritte. Nach dem Wareneingang muss geprüft werden, ob der Artikel vollständig, unbeschädigt und wiederverkaufsfähig ist. Anschließend wird entschieden, ob die Ware erneut eingelagert, repariert, entsorgt oder an den Hersteller zurückgesendet wird.

Ohne eine digitale Erfassung verlieren Unternehmen schnell den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Zudem besteht die Gefahr, dass retournierte Artikel nicht korrekt verbucht werden oder unnötig lange im Wareneingang liegen. Dies bindet Kapital und verzögert die Wiederverfügbarkeit der Produkte.

Ein professionelles Retourenmanagement sorgt dafür, dass jede Rücksendung lückenlos dokumentiert wird und alle Prozessschritte nachvollziehbar bleiben.

So funktioniert ein digitales Retourenmanagement

Mit einer digitalen Lösung werden Retouren direkt beim Wareneingang per Barcode- oder QR-Code erfasst. Mitarbeiter scannen den Artikel, dokumentieren den Rücksendegrund sowie den Zustand der Ware und können bei Bedarf Fotos von Beschädigungen aufnehmen.

Anschließend wird der Artikel automatisch dem passenden Prozess zugeordnet. Je nach Prüfergebnis erfolgt die Wiedereinlagerung, eine Reparatur, eine Sperrung des Artikels oder die Rücksendung an den Lieferanten. Alle Informationen werden in Echtzeit gespeichert und stehen sofort für Lager, Kundenservice und Einkauf zur Verfügung.

Vorteile gegenüber manuellen Prozessen

Ein digitales Retourenmanagement bietet gegenüber papierbasierten oder Excel-gestützten Arbeitsweisen zahlreiche Vorteile:

Schnellere Bearbeitung von Rücksendungen
Lückenlose Dokumentation jeder Retoure
Weniger Erfassungs- und Buchungsfehler
Aktuelle Lagerbestände in Echtzeit
Digitale Erfassung von Rücksendegründen und Schäden
Fotodokumentation direkt am Artikel
Transparente Bearbeitungsstatus
Schnellere Wiedereinlagerung verkaufsfähiger Artikel
Höhere Kundenzufriedenheit durch kürzere Bearbeitungszeiten
Auswertungen zur Analyse von Retourenursachen

Durch die digitale Dokumentation lassen sich außerdem häufige Rücksendegründe erkennen. Unternehmen können daraus Maßnahmen ableiten, beispielsweise zur Verbesserung der Produktqualität, Verpackung oder Produktbeschreibung.

Kostenbeispiel: Einsparpotenzial durch digitale Retourenprozesse

Ein Online-Händler bearbeitet durchschnittlich 60 Retouren pro Tag. Die manuelle Erfassung und Dokumentation benötigt pro Retoure etwa 5 Minuten. Mit einer digitalen Lösung reduziert sich der Zeitaufwand auf rund 2 Minuten.

Zeitersparnis pro Retoure: 3 Minuten
60 Retouren pro Tag = 180 Minuten Zeitersparnis
Das entspricht 3 Arbeitsstunden täglich.
Bei Personalkosten von 35 € pro Stunde werden rund 105 € pro Tag eingespart.
Auf 220 Arbeitstage gerechnet ergibt sich ein jährliches Einsparpotenzial von etwa 23.100 €.

Zusätzlich reduzieren sich Kosten durch fehlerhafte Bestandsbuchungen, verlorene Retouren und unnötig lange Lagerzeiten.

Digitales Retourenmanagement mit COSYS

Die COSYS Lagerverwaltung unterstützt Unternehmen bei der vollständigen Digitalisierung ihres Retourenmanagements. Rücksendungen werden direkt beim Wareneingang mit Smartphones oder MDE-Geräten per Barcode-Scan erfasst. Der Zustand der Ware, Rücksendegründe sowie Fotos können unmittelbar dokumentiert werden.

Die Lösung bietet unter anderem:

Mobile Retourenerfassung per Barcode- oder QR-Code
Dokumentation von Rücksendegründen
Fotodokumentation beschädigter Artikel
Automatische Bestandsbuchungen in Echtzeit
Wiedereinlagerung oder Sperrung von Artikeln
Chargen-, Seriennummern- und MHD-Verwaltung
ERP-Anbindung für eine durchgängige Datenübertragung
Auswertungen und Analysen über den COSYS WebDesk

Mit der digitalen Retourenverwaltung von COSYS behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über alle Rücksendungen und deren Bearbeitungsstatus. Prozesse werden beschleunigt, Fehler reduziert und retournierte Waren können schneller wieder dem Verkauf zugeführt oder gezielt weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit, senkt Kosten und verbessert gleichzeitig den Kundenservice.

Tipp

Die Anzahl der Retouren nehmen immer weiter zu. Nutzen Sie nun die COSYS Lagerverwaltung um diesen unbeliebten Prozess im Lager schnell und effizient abzuwickeln. Weitere Informationen finden Sie hier.