Wann rechnet sich eine Lagerverwaltungssoftware?
Eine Lagerverwaltungssoftware soll Bestände transparenter machen, Arbeitsabläufe beschleunigen und Fehler im Lager reduzieren. Doch gerade kleine und mittelständische Unternehmen stellen sich vor der Einführung die Frage, ob sich die Investition tatsächlich lohnt. Schließlich verursacht eine Software Kosten für Lizenzen, Einrichtung, Schnittstellen und gegebenenfalls mobile Geräte. Gleichzeitig ist die manuelle Lagerverwaltung auf den ersten Blick günstig, wenn Bestände lediglich auf Papier oder in Excel dokumentiert werden.
Ob sich eine Lagerverwaltungssoftware rechnet, hängt von mehreren Faktoren ab: der Anzahl der täglichen Lagerbewegungen, dem Personalaufwand, der Fehlerquote und den Kosten, die durch fehlende oder falsch erfasste Artikel entstehen. Entscheidend ist nicht allein die Größe des Lagers, sondern vor allem, wie effizient die vorhandenen Prozesse funktionieren und welches Verbesserungspotenzial besteht.
Wie ist eine Lagerverwaltungssoftware aufgebaut und welche Aufgaben übernimmt sie?
Eine Lagerverwaltungssoftware, häufig auch als LVS oder Warehouse Management System (WMS) bezeichnet, unterstützt Unternehmen bei der Organisation und Steuerung ihrer Lagerprozesse. Sie bildet Bestände digital ab und dokumentiert, wo Artikel gelagert werden, in welchen Mengen sie verfügbar sind und welche Bewegungen stattfinden.
Zu den grundlegenden Aufgaben gehören der Wareneingang, die Einlagerung, die Bestandsführung, die Umlagerung, die Kommissionierung, der Warenausgang und die Inventur. Je nach Lösung kommen weitere Funktionen wie Mindestbestandsüberwachung, Chargen- und Seriennummernverwaltung, Mindesthaltbarkeitsdaten oder die Anbindung an ERP- und Warenwirtschaftssysteme hinzu.
Ein wesentlicher Bestandteil ist die mobile Datenerfassung. Mitarbeiter können Artikel und Lagerplätze mit einem Smartphone oder einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE) scannen. Die erfassten Informationen werden an die Lagerverwaltung übertragen, sodass Warenbewegungen nachvollziehbar bleiben und Bestände zeitnah aktualisiert werden können.
Ergänzend bieten viele Lösungen eine zentrale Verwaltungsoberfläche. Dort lassen sich Artikelstammdaten pflegen, Bestände kontrollieren, Lagerbewegungen nachvollziehen und Kennzahlen auswerten. Schnittstellen zu bestehenden Systemen ermöglichen den Austausch relevanter Daten, beispielsweise zu Artikeln, Aufträgen oder Lieferungen.
Eine Lagerverwaltungssoftware ersetzt dabei nicht zwangsläufig das ERP-System. Während das ERP unter anderem kaufmännische Prozesse, Einkauf und Auftragsverwaltung abbildet, konzentriert sich das LVS auf die operativen Abläufe innerhalb des Lagers. Beide Systeme können sich ergänzen und gemeinsam eine durchgängige Prozesskette schaffen.
Welche Kosten entstehen bei der Einführung?
Um beurteilen zu können, wann sich eine Lagerverwaltungssoftware rechnet, müssen zunächst die Kosten betrachtet werden. Diese unterscheiden sich je nach Funktionsumfang, Unternehmensgröße und Betriebsmodell.
Zu den typischen Kostenpositionen zählen:
- Softwarelizenzen: Je nach Anbieter und Modell fallen einmalige Kaufpreise oder laufende Gebühren an.
- Einführung und Einrichtung: Dazu gehören die Konfiguration der Software, die Anpassung von Prozessen und die Übernahme vorhandener Daten.
- Schnittstellen: Für die Anbindung an ERP-, Warenwirtschafts- oder Shopsysteme kann zusätzlicher Aufwand entstehen.
- Hardware: Smartphones, MDE-Geräte, Scanner und gegebenenfalls Etikettendrucker müssen bereitgestellt werden.
- Schulung und Umstellung: Mitarbeiter müssen die neuen Abläufe kennenlernen und während der Einführung mit den veränderten Prozessen arbeiten.
Auch laufende Aufwendungen für Wartung, Support und Updates sollten in die Kalkulation einfließen. Bei Cloud-Lösungen können sich die Kosten beispielsweise auf monatliche Gebühren verteilen, während On-Premise-Systeme andere Investitions- und Betriebsstrukturen mit sich bringen.
Wichtig ist, nicht nur die Anschaffungskosten zu betrachten, sondern sämtliche Kosten über einen sinnvollen Zeitraum den erwarteten Einsparungen gegenüberzustellen.
Fallbeispiel 1: Zeitersparnis bei der täglichen Lagerarbeit
Ein Unternehmen beschäftigt vier Mitarbeiter im Lager. Durch manuelle Bestandsabfragen, handschriftliche Dokumentation und die Suche nach Artikeln entstehen bei jedem Mitarbeiter durchschnittlich 20 Minuten vermeidbarer Aufwand pro Arbeitstag.
Bei 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich folgende Rechnung:
- Vier Mitarbeiter × 20 Minuten = 80 Minuten Zeitersparnis pro Tag
- 80 Minuten × 220 Arbeitstage = 17.600 Minuten pro Jahr
- Das entspricht rund 293 Stunden jährlich.
Wird für eine überschlägige Kalkulation ein interner Stundensatz von 30 Euro angesetzt, ergibt sich ein rechnerischer Wert von rund 8.790 Euro pro Jahr.
Diese Summe ist nicht automatisch eine direkte finanzielle Einsparung. Sie zeigt zunächst, welcher Personalaufwand durch effizientere Prozesse potenziell frei werden könnte. Wird die gewonnene Zeit für zusätzliche Aufträge, andere Lageraufgaben oder eine höhere Produktivität genutzt, kann daraus ein wirtschaftlicher Vorteil entstehen.
Das Beispiel verdeutlicht, dass sich eine Lagerverwaltungssoftware bereits durch kleine tägliche Zeitersparnisse lohnen kann. Entscheidend ist, dass die Verbesserung im tatsächlichen Betrieb erreicht wird.
Fallbeispiel 2: Weniger Fehler bei Beständen und Kommissionierung
Ein weiteres Einsparpotenzial entsteht durch fehlerhafte Bestände und falsche Kommissionierungen. Werden Artikel verwechselt oder Mengen falsch dokumentiert, müssen Mitarbeiter nacharbeiten, Lieferungen korrigieren oder fehlende Ware beschaffen. Unter Umständen entstehen zusätzliche Transportkosten oder unzufriedene Kunden.
Angenommen, ein Unternehmen verzeichnet jährlich 120 relevante Lagerfehler. Für die Bearbeitung eines Fehlers fallen im Durchschnitt 45 Minuten an. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 30 Euro entstehen dadurch direkte Arbeitskosten von insgesamt 2.700 Euro pro Jahr.
Wenn eine digitale Lagerverwaltung die Fehlerzahl beispielsweise um 50 Prozent reduziert, könnten rechnerisch 1.350 Euro an diesem direkten Arbeitsaufwand eingespart werden. Zusätzliche Kosten für Ersatzlieferungen, Retouren oder Produktionsunterbrechungen sind dabei noch nicht berücksichtigt.
Die tatsächliche Reduktion hängt von der Ausgangssituation, der Prozessgestaltung und der konsequenten Nutzung der Software ab. Barcode-Scans und systemgestützte Buchungen können insbesondere dort helfen, wo Artikel oder Mengen bisher häufig manuell erfasst werden.
Fallbeispiel 3: Kapitalbindung und Fehlbestände reduzieren
Auch die Bestandsoptimierung kann die Wirtschaftlichkeit einer Lagerverwaltungssoftware verbessern. Ohne zuverlässige Bestandsdaten bestellen Unternehmen möglicherweise Artikel nach, obwohl diese noch in ausreichender Menge vorhanden sind. Umgekehrt werden benötigte Waren zu spät nachbestellt, weil der tatsächliche Bestand nicht bekannt ist.
Ein Beispiel: Ein Betrieb hält Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien und Produktionskomponenten im Gesamtwert von 100.000 Euro vor. Durch eine bessere Bestandsübersicht und eine bedarfsgerechtere Planung gelingt es, den durchschnittlichen Lagerbestand um zehn Prozent zu reduzieren, ohne die Versorgungssicherheit zu beeinträchtigen.
Dadurch werden 10.000 Euro weniger Kapital im Lager gebunden. Das bedeutet nicht, dass diese Summe vollständig als Gewinn verbucht werden kann. Allerdings sinkt die Kapitalbindung, und bei einem angenommenen jährlichen Finanzierungssatz von sechs Prozent ergibt sich ein rechnerischer Finanzierungsvorteil von 600 Euro pro Jahr. Weitere Einsparungen können entstehen, wenn Lagerflächen, Versicherung oder Abschreibungen reduziert werden.
Eine geringere Bestandsmenge ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn wichtige Artikel weiterhin rechtzeitig verfügbar sind. Eine Lagerverwaltungssoftware schafft hierfür bessere Informationsgrundlagen, ersetzt aber keine durchdachte Disposition.
Wie lässt sich die Wirtschaftlichkeit berechnen?
Die genannten Fallbeispiele zeigen unterschiedliche Vorteile. Für eine fundierte Entscheidung sollten Unternehmen diese Effekte gemeinsam betrachten und den vollständigen Kosten gegenüberstellen.
Eine einfache Berechnung lautet:
Jährlicher wirtschaftlicher Nutzen = eingesparte Prozesskosten + vermiedene Fehlerkosten + realisierte Bestandskostenvorteile
Davon werden die laufenden jährlichen Software- und Betriebskosten abgezogen. Einmalige Einführungskosten sollten bei der Betrachtung des gesamten Investitionszeitraums ebenfalls berücksichtigt werden.
Ein vereinfachtes Beispiel: Erzielt ein Unternehmen jährlich 12.000 Euro an tatsächlich realisierbaren Vorteilen und verursacht die Lagerverwaltungssoftware einschließlich laufender Kosten 7.000 Euro pro Jahr, ergibt sich ein jährlicher Nettoeffekt von 5.000 Euro. Einmalige Einführungskosten sind in dieser vereinfachten Rechnung noch nicht enthalten.
Bei einer Investition von 10.000 Euro und einem jährlichen Nettoeffekt von 5.000 Euro läge die rechnerische Amortisationsdauer unter diesen Annahmen bei zwei Jahren. In der Praxis können Anlaufkosten, Schulungen und unterschiedliche Einsparungsverläufe die tatsächliche Amortisation beeinflussen.
COSYS Lagerverwaltung: Einstieg in die digitale Bestandsführung
Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware können Unternehmen ihre Lagerprozesse digitalisieren und Bestandsbewegungen nachvollziehbar erfassen. Die COSYS App unterstützt die mobile Datenerfassung per Smartphone oder MDE-Gerät. Artikel und Lagerplätze lassen sich über Barcodes identifizieren, während Prozesse wie Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung und Inventur digital abgebildet werden können.
Über den COSYS WebDesk erhalten Verantwortliche eine zentrale Übersicht über Artikel, Bestände und Lagerbewegungen. Dadurch können sie Bestandsinformationen schneller prüfen, Fehlerquellen besser erkennen und die Lagerorganisation gezielt verbessern. Schnittstellen zu vorhandenen ERP-Systemen können den Datenaustausch unterstützen und doppelte Dateneingaben reduzieren.
Welche Lösung wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Unternehmen können prüfen, welche Prozesse den größten Aufwand verursachen und welche Funktionen tatsächlich benötigt werden. Die COSYS Lagerverwaltung lässt sich an unterschiedliche betriebliche Anforderungen anpassen. Interessierte Unternehmen können die COSYS App kostenlos über den Google Play Store oder Apple App Store testen und sich mit der mobilen Bestandsführung vertraut machen.
Fazit: Wann lohnt sich eine Lagerverwaltungssoftware?
Eine Lagerverwaltungssoftware rechnet sich, wenn die erzielten und tatsächlich nutzbaren Vorteile die Investitions- und Betriebskosten übersteigen. Besonders interessant ist sie für Unternehmen, in denen viele Warenbewegungen stattfinden, Mitarbeiter regelmäßig Artikel suchen, Bestände häufig abweichen oder Fehler hohe Folgekosten verursachen.
Doch auch kleinere Lager können profitieren. Schon wenige Minuten Zeitersparnis pro Mitarbeiter und Tag können sich über ein Jahr zu einem relevanten Betrag summieren. Hinzu kommen eine bessere Bestandsübersicht, weniger manuelle Dokumentation und eine zuverlässigere Versorgung.
Der sinnvollste Weg ist, zunächst die eigenen Lagerprozesse zu analysieren, typische Fehler und Zeitverluste zu erfassen und daraus eine realistische Wirtschaftlichkeitsrechnung abzuleiten. So lässt sich beurteilen, welche Funktionen benötigt werden und innerhalb welchen Zeitraums sich die Digitalisierung voraussichtlich bezahlt macht.
Bevor Sie in eine Lagerverwaltungssoftware investieren, analysieren Sie Ihre größten Zeitfresser: Wie lange suchen Mitarbeiter nach Artikeln? Wie oft stimmen Bestände nicht? Wie viel Aufwand verursachen Fehlkommissionierungen und manuelle Listen? Schon eine einfache Erfassung dieser Werte zeigt, wo Einsparpotenziale liegen. Mit der COSYS Lagerverwaltung digitalisieren Sie Ihre Lagerprozesse schrittweise und schaffen eine bessere Grundlage für transparente Bestände und effiziente Abläufe. Testen Sie die COSYS App kostenlos im Google Play Store oder Apple App Store.
