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Warum die Transparenz der internen Hauspostprozesse wichtig ist

Was ist interner Hauspost?

Transparenz innerhalb der verschiedenen Prozesse ist wichtig und hilft unternehmen dabei Kosten zu senken und Ressourcen zu schonen. Mit COSYS Prozessdatenanalyse unterstützen wir Sie dabei auch Ihre Prozesse zu optimieren

2022-08-17

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Interne Hauspost ist die Korrespondenz, die nicht an Kunden oder Geschäftspartner geht, sondern an die eigenen Mitarbeiter. Damit ist auch klar: Die internen Hauspostprozesse sind genauso wichtig wie die externen! Denn sonst kann es schnell zu Missverständnissen und Unzufriedenheit kommen. Auch die Kosten für interne Post können sich schnell summieren &ndash vor allem, wenn man bedenkt, dass jedes Unternehmen pro Mitarbeiter und Jahr im Durchschnitt etwa 70 Euro für interne Mitteilungen ausgibt.


Wie funktioniert die interne Hauspost?

Die interne Hauspost ist ein Prozess, der die Zustellung von Dokumenten und anderen Materialien innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation sicherstellt. In vielen Fällen wird die Hauspost von einem zentralen Büro aus bearbeitet, das für die Zustellung in allen Bereichen des Unternehmens oder der Organisation verantwortlich ist. Die Hauspost kann jedoch auch an mehreren Standorten bearbeitet werden, wenn dies für die Organisation effizienter ist.

Der Prozess der internen Hauspost umfasst in der Regel folgende Schritte:

  1. Die zu versendenden Dokumente und anderen Materialien werden an das zentrale Büro oder an die entsprechende Abteilung geleitet.

  2. Das zentrale Büro oder die Abteilung sortiert die Dokumente und Materialien nach Empfängern.

  3. Die Dokumente und Materialien werden an die jeweiligen Empfänger adressiert und versiegelt.

  4. Die adressierten und versiegelten Dokumente und Materialien werden an die Zusteller weitergeleitet.

  5. Die Zusteller liefern die Dokumente und Materialien persönlich bei den Empfängern ab.

  6. Die Empfänger bestätigen den Erhalt der Dokumente und Materialien per Unterschrift oder anderen geeigneten Möglichkeiten.

  7. Die Zusteller leiten die unterzeichneten Bestätigungen an das zentrale Büro oder die Abteilung zurück.

  8. Das zentrale Büro oder die Abteilung archiviert die Bestätigungen als Nachweis für den erfolgreichen Versand der Dokumente und Materialien.

Auch wenn nicht jede interne Hauspostverwaltung nach diesem Schema vorgeht, wird schnell deutlich, wie viele Prozessschritte notwendig sind, um eine Sendung seinem Empfänger zuzustellen. Vor allem die händische Dokumentation ist dabei sehr fehleranfällig und führt häufig zu Problemen und nicht nachvollziehbaren Prozessschritten. Das Ergebnis sind fehlende Pakete und daraus resultierend fehlende Materialien. Mit COSYS interner Hauspostverwaltung werden Ihre Sendungen per Smartphone, Tablett, mobilen Datengeräten oder Barcodescannern digitalisiert und in einer Datenbank abgespeichert. Bei der Wahl der passenden Hardware beraten wir Sie gern.


Durch die Digitalisierung der einzelnen Prozessschritte mit COSYS interner Hauspost Software werden viele Daten erzeugt. Auf Basis dieser Daten können Sie mit COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) alle Prozesse der internen Hauspost einfach und schnell überblicken.

Warum ist Transparenz wichtig?

Transparenz ist wichtig, weil sie uns ermöglicht, unsere Arbeit zu verstehen und zu verbessern. Wenn wir unsere Prozesse nicht verstehen, können wir sie nicht verbessern. Und wenn wir sie nicht verbessern, können wir unsere Ziele nicht erreichen. Die Transparenz von Prozessen ist auch wichtig, weil sie uns ermöglicht, Risiken zu erkennen und zu minimieren. Wenn Prozesse nicht transparent gestalten werden, laufen wir Gefahr, dass Fehler unentdeckt bleiben und sich potenziell vermehren. Das kann zu vielen Problemen führen, die sich auf zahlreiche Gebiete eines Unternehmens auswirken.

Die Transparenz von Prozessen ist also ein sehr wichtiges Thema. Wir sollten uns deshalb immer bewusst sein, welche Prozesse in unserem Unternehmen ablaufen und wie wir sie am besten gestalten können.

Der einfachste Weg hierfür ist die Nutzung von COSYS Basislösungen und dem Prozessdatenanalyse Add-on.























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