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Wie funktioniert die Retourenabwicklung mit einem WMS?

Retouren gehören in vielen Unternehmen zum täglichen Geschäft. Besonders im E-Commerce, Versandhandel und Großhandel werden regelmäßig Waren zurückgeschickt. Gründe dafür können beispielsweise falsche Artikel, Beschädigungen, Qualitätsmängel oder die Rückgabe durch einen Kunden sein. Damit retournierte Waren nicht zu einem organisatorischen Aufwand werden, ist ein strukturierter und digital unterstützter Retourenprozess wichtig.

Ein Warehouse Management System (WMS) kann die einzelnen Schritte der Retourenabwicklung digital unterstützen. Von der Erfassung des zurückgesendeten Artikels über die Prüfung und Bewertung bis hin zur Wiedereinlagerung oder Weiterleitung an andere Prozesse werden die relevanten Informationen dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, was mit einer Retoure passiert und wie sich der Bestand verändert.

Was passiert bei einer Retoure?

Der Retourenprozess beginnt bereits mit der Ankündigung oder dem Eingang einer Rücksendung. Je nach Unternehmen kann der Kunde eine Retoure beispielsweise über ein Onlineportal anmelden. Dabei werden Informationen zum Auftrag und zum zurückgesendeten Artikel erfasst.

Trifft das Paket im Lager ein, wird die Retoure identifiziert. Dazu können beispielsweise Auftragsnummer, Retourennummer oder ein Barcode verwendet werden. Ein Mitarbeiter scannt die Sendung oder den Artikel und ruft die zugehörigen Informationen im WMS auf.

Dadurch ist sofort erkennbar, zu welchem Auftrag die Ware gehört und welcher Artikel erwartet wird. Die manuelle Suche in Unterlagen oder verschiedenen Systemen kann dadurch reduziert werden.

Wareneingang der Retoure

Nach der Identifikation wird die Ware als Retoure im Lager erfasst. Dabei werden unter anderem Artikelnummer und Menge geprüft. Je nach Produkt können zusätzlich Seriennummer, Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum relevant sein.

Das WMS kann dabei prüfen, ob der zurückgesendete Artikel tatsächlich zum ursprünglichen Auftrag gehört. Wird beispielsweise ein anderer Artikel zurückgeschickt als ursprünglich bestellt, kann der Mitarbeiter eine entsprechende Abweichung dokumentieren.

Auch Beschädigungen können während des Retoureneingangs erfasst werden. Bei Bedarf können Mitarbeiter Fotos aufnehmen und dem Vorgang zuordnen. Dadurch lässt sich der Zustand der Ware später nachvollziehen.

Prüfung der zurückgesendeten Ware

Ein wichtiger Bestandteil der Retourenabwicklung ist die Qualitätsprüfung. Nicht jede zurückgesendete Ware kann automatisch wieder als regulärer Bestand verkauft werden.

Je nach Produkt und Unternehmensprozess wird beispielsweise geprüft, ob die Verpackung vollständig ist, ob der Artikel Gebrauchsspuren aufweist und ob das Produkt technisch einwandfrei funktioniert.

Das Ergebnis der Prüfung kann digital dokumentiert werden. Mögliche Zustände sind beispielsweise &bdquoeinwandfrei&ldquo, &bdquoVerpackung beschädigt&ldquo, &bdquoArtikel beschädigt&ldquo oder &bdquoPrüfung erforderlich&ldquo.

Auf Grundlage dieses Ergebnisses kann anschließend entschieden werden, wie mit der Retoure weiter verfahren wird.

Was passiert nach der Prüfung?

Nach der Prüfung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ist die Ware in einwandfreiem Zustand, kann sie wieder als regulärer Bestand eingebucht werden. Das WMS weist dem Artikel einen geeigneten Lagerplatz zu oder übernimmt einen bereits definierten Lagerplatz.

Ist die Ware beschädigt, kann sie beispielsweise in einen separaten Prüf- oder Sperrbestand überführt werden. Dort wird sie nicht für normale Kundenaufträge berücksichtigt.

Andere Waren können zur Reparatur, Aufbereitung oder weiteren Qualitätsprüfung weitergeleitet werden. Auch eine Rücksendung an den Lieferanten ist möglich.

Die Entscheidung sollte im System dokumentiert werden, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, welchen Status die retournierte Ware besitzt.

Wiedereinlagerung von Retouren

Kann ein Artikel wieder verkauft werden, muss er erneut in den Lagerbestand aufgenommen werden. Dabei sollte nicht nur die Bestandsmenge angepasst, sondern auch der konkrete Lagerplatz erfasst werden.

Der Mitarbeiter scannt beispielsweise den Artikel und anschließend den vorgesehenen Lagerplatz. Das WMS aktualisiert daraufhin den Bestand.

Bei einer chaotischen Lagerhaltung kann das System einen passenden freien Lagerplatz auswählen. Bei einer festen Lagerplatzverwaltung wird der Artikel dagegen wieder seinem definierten Lagerplatz zugeordnet.

Durch die direkte Buchung wird verhindert, dass retournierte Ware zwar physisch im Lager liegt, aber im digitalen Bestand nicht berücksichtigt wird.

Retouren und Bestandsführung

Eine zuverlässige Bestandsführung ist bei Retouren besonders wichtig. Wird ein Artikel zurückgeschickt, verändert sich der verfügbare Bestand nicht zwangsläufig sofort.

Ein beschädigter Artikel sollte beispielsweise nicht direkt wieder als verkaufsfähiger Bestand geführt werden. Stattdessen kann das WMS zwischen verschiedenen Bestandsarten unterscheiden.

Beispielsweise kann zwischen frei verfügbarem Bestand, Prüfbestand, Sperrbestand und beschädigtem Bestand unterschieden werden. Dadurch lässt sich genauer feststellen, welche Waren tatsächlich für neue Aufträge zur Verfügung stehen.

Automatisierte Retourenprozesse

Je nach Systemlandschaft kann die Retourenabwicklung mit weiteren Anwendungen verbunden werden. Informationen aus einem ERP-System, Onlineshop oder Kundenservice können an das WMS übergeben werden.

Dadurch kann bereits vor dem Eintreffen der Ware bekannt sein, welche Retoure erwartet wird. Trifft das Paket anschließend im Lager ein, muss der Mitarbeiter die Rücksendung lediglich identifizieren und den weiteren Prozess starten.

Auch die Ergebnisse der Retourenprüfung können an andere Systeme zurückgemeldet werden. Beispielsweise kann ein ERP- oder Shopsystem darüber informiert werden, dass die Ware eingegangen und geprüft wurde.

Warum ist die digitale Erfassung wichtig?

Bei einer manuellen Retourenabwicklung entstehen schnell Medienbrüche. Informationen werden beispielsweise auf Papier notiert und später in ein System übertragen. Dadurch besteht die Gefahr von Übertragungsfehlern oder Verzögerungen.

Mit einer mobilen Datenerfassung können die relevanten Informationen dagegen direkt am Artikel erfasst werden. Der Mitarbeiter scannt den Barcode und erhält die benötigten Informationen auf dem mobilen Gerät.

Auch Prüfungen, Mengen, Zustände oder Fotos können direkt dem Retourenvorgang zugeordnet werden. Dadurch entsteht eine digitale Dokumentation des gesamten Prozesses.

Vorteile eines WMS bei der Retourenabwicklung

Ein WMS kann den Retourenprozess transparenter und strukturierter gestalten. Mitarbeiter erhalten klare Vorgaben für die einzelnen Arbeitsschritte und können Rücksendungen direkt im System bearbeiten.

Gleichzeitig bleibt der Warenbestand aktuell. Wiedereinlagerungen, Sperrungen und weitere Bestandsänderungen werden direkt dokumentiert.

Ein weiterer Vorteil ist die Nachvollziehbarkeit. Unternehmen können später erkennen, wann eine Retoure eingegangen ist, welcher Artikel betroffen war, wie die Prüfung ausgefallen ist und was anschließend mit der Ware passiert ist.

Die gesammelten Daten können außerdem ausgewertet werden. So lassen sich beispielsweise besonders häufig retournierte Artikel oder wiederkehrende Retourengründe identifizieren. Diese Informationen können wiederum genutzt werden, um Prozesse oder Produkte zu verbessern.

COSYS Lagerverwaltung bei Retouren

Die COSYS Lagerverwaltung kann Retourenprozesse digital unterstützen. Über mobile Geräte lassen sich zurückgesendete Artikel per Barcode erfassen und direkt dem entsprechenden Vorgang zuordnen. Mitarbeiter können Mengen, Artikelinformationen und Lagerbewegungen direkt im Lager dokumentieren.

Auch die anschließende Wiedereinlagerung kann digital abgebildet werden. Wird eine Retoure wieder in den verfügbaren Bestand aufgenommen, kann der Mitarbeiter Artikel und Lagerplatz scannen. Beschädigte oder noch zu prüfende Waren können dagegen entsprechend gekennzeichnet und getrennt verwaltet werden.

Über den COSYS WebDesk stehen die erfassten Prozessdaten zentral zur Verfügung. Dadurch können Unternehmen nachvollziehen, welche Retouren eingegangen sind und wie diese bearbeitet wurden. Je nach Prozess lassen sich auch Fotos zur Dokumentation von Beschädigungen erfassen.

Fazit

Eine strukturierte Retourenabwicklung beginnt mit der eindeutigen Identifikation der Rücksendung und endet erst mit der endgültigen Entscheidung über die weitere Verwendung der Ware. Ein WMS kann dabei alle wichtigen Prozessschritte digital begleiten.

Vom Retoureneingang über die Artikel- und Qualitätsprüfung bis zur Wiedereinlagerung, Sperrung oder Weiterleitung werden die relevanten Informationen zentral erfasst. Dadurch bleiben Bestände aktuell und der Status einer Retoure nachvollziehbar.

Besonders bei einem hohen Retourenaufkommen kann die Digitalisierung dazu beitragen, Bearbeitungszeiten zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und einen transparenten Überblick über die zurückgesendeten Waren zu schaffen.

Tipp

Erfassen Sie Retouren direkt per Barcode mit der COSYS Lagerverwaltung und dokumentieren Sie Prüfung, Zustand und Wiedereinlagerung digital. Der Retourenprozess kann durch die COSYS Fotodokumentation zusätzlich erfasst werden. Informieren Sie sich noch heute und vereinbaren eine kostenlose Produktvorstellung.