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Wie können Value Added Services mit einem WMS dokumentiert werden?

Value Added Services, kurz VAS, umfassen zusätzliche Leistungen, die über die klassischen Lager- und Logistikprozesse hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise das Umpacken von Waren, Etikettieren, Konfektionieren, Montieren, Displaybau oder das Zusammenstellen individueller Verkaufseinheiten. Gerade in der Kontraktlogistik und im E-Commerce spielen solche Zusatzleistungen eine wichtige Rolle. Damit diese Tätigkeiten nachvollziehbar, effizient und korrekt abgerechnet werden können, müssen sie zuverlässig dokumentiert werden. Ein Warehouse Management System (WMS) kann dabei als zentrale Plattform dienen.

Was sind Value Added Services?

Value Added Services sind logistische Zusatzleistungen, die an Waren durchgeführt werden, bevor diese an den nächsten Prozess oder den Kunden übergeben werden. Die eigentliche Lagerung oder der Transport stehen dabei nicht im Mittelpunkt. Stattdessen wird die Ware durch zusätzliche Arbeitsschritte verändert, ergänzt oder für den weiteren Verkauf beziehungsweise Versand vorbereitet.

Typische Beispiele sind das Anbringen von Etiketten, das Umpacken in neue Verpackungen, das Zusammenstellen von Sets, die Montage von Produkten oder das Bestücken von Displays. Auch Qualitätskontrollen, Preiskennzeichnungen oder das Beilegen von Werbematerial können zu den VAS gehören.

Für Unternehmen entstehen dadurch zusätzliche Prozessschritte, die über die normale Warenbewegung hinausgehen. Genau deshalb ist es wichtig, diese Leistungen getrennt und nachvollziehbar zu erfassen.

Warum sollten VAS mit einem WMS dokumentiert werden?

Werden Value Added Services ausschließlich auf Papier, per Excel-Tabelle oder über manuelle Listen dokumentiert, entstehen schnell Medienbrüche. Mitarbeiter müssen Daten mehrfach erfassen und Informationen können verloren gehen oder falsch übertragen werden. Außerdem ist später oft nur schwer nachvollziehbar, wann eine Leistung durchgeführt wurde und welche Mengen tatsächlich bearbeitet wurden.

Ein WMS kann diese Informationen direkt mit den jeweiligen Artikeln, Aufträgen, Lagerbewegungen oder Kundenaufträgen verknüpfen. Dadurch entsteht eine durchgängige digitale Dokumentation. Jeder relevante Arbeitsschritt kann einem Auftrag oder einer Ware zugeordnet werden.

Das erleichtert nicht nur die operative Steuerung, sondern schafft auch eine bessere Grundlage für die Abrechnung von Dienstleistungen. Gerade bei Logistikdienstleistern, die für unterschiedliche Kunden individuelle Zusatzleistungen erbringen, ist eine genaue Erfassung der erbrachten Arbeiten wichtig.

VAS-Aufträge im WMS anlegen

Eine Möglichkeit besteht darin, Value Added Services als eigene Arbeitsaufträge im WMS abzubilden. Ein solcher Auftrag kann beispielsweise festlegen, dass 500 Produkte umverpackt und anschließend mit einem neuen Etikett versehen werden sollen.

Im Auftrag lassen sich verschiedene Informationen hinterlegen. Dazu gehören beispielsweise Artikelnummer, Menge, Kunde, gewünschter Service, Bearbeitungsfrist und Zielbereich. Je nach WMS können zusätzlich Arbeitsanweisungen oder spezielle Vorgaben hinterlegt werden.

Der Mitarbeiter erhält den Auftrag anschließend digital auf seinem mobilen Endgerät. Nach der Bearbeitung wird der Vorgang direkt im System bestätigt. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Menge bearbeitet wurde und welcher Bearbeitungsstatus aktuell vorliegt.

Arbeitsschritte digital erfassen

Ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation ist die Erfassung der einzelnen Arbeitsschritte. Bei komplexeren VAS-Prozessen reicht es häufig nicht aus, lediglich &bdquoAuftrag abgeschlossen&ldquo zu dokumentieren.

Stattdessen kann ein Prozess aus mehreren Schritten bestehen. Bei einem Displaybau könnte beispielsweise zunächst das Material zusammengestellt werden. Anschließend erfolgt die Montage, danach die Bestückung und abschließend eine Qualitätskontrolle. Jeder dieser Schritte kann im WMS als eigener Prozessschritt abgebildet werden.

Über mobile Datenerfassung können Mitarbeiter die einzelnen Tätigkeiten direkt am Arbeitsplatz bestätigen. Durch das Scannen von Artikel-, Auftrags- oder Lagerplatzetiketten wird außerdem sichergestellt, dass die richtige Ware bearbeitet wird.

Mengen und Zeiten dokumentieren

Neben der Art der Leistung sind vor allem Mengen relevant. Ein WMS kann beispielsweise erfassen, wie viele Artikel umverpackt, etikettiert oder montiert wurden. Werden nur Teilmengen eines Auftrags bearbeitet, kann auch dieser Fortschritt digital festgehalten werden.

Zusätzlich kann je nach System die Bearbeitungszeit dokumentiert werden. Start- und Endzeiten liefern Informationen darüber, wie lange ein bestimmter Arbeitsschritt gedauert hat. Diese Daten können später zur Prozessanalyse oder zur Kalkulation von Dienstleistungen verwendet werden.

Besonders für Logistikdienstleister ist eine solche Dokumentation interessant. Wenn Leistungen nach bearbeiteter Stückzahl oder Arbeitsaufwand abgerechnet werden, stehen digitale Prozessdaten als Grundlage zur Verfügung.

Rückverfolgbarkeit durch Scanning

Das Scannen spielt bei der Dokumentation von Value Added Services eine zentrale Rolle. Statt Artikel oder Aufträge manuell auszuwählen, kann der Mitarbeiter einen Barcode oder QR-Code erfassen.

Dadurch lässt sich beispielsweise feststellen, welcher Artikel bearbeitet wurde, zu welchem Auftrag er gehört und welcher Arbeitsschritt durchgeführt werden soll. Fehler bei der Zuordnung können dadurch reduziert werden.

Auch nach Abschluss der Arbeiten bleibt die Verbindung zwischen Ware und Prozess bestehen. Das schafft eine bessere Rückverfolgbarkeit und erleichtert spätere Kontrollen.

Qualitätskontrollen dokumentieren

Viele Value Added Services beinhalten eine abschließende Qualitätsprüfung. Bei einer Montage muss beispielsweise kontrolliert werden, ob alle Bestandteile vorhanden sind. Bei einer Umverpackung kann geprüft werden, ob das richtige Verpackungsmaterial verwendet wurde. Auch die korrekte Anbringung von Etiketten kann kontrolliert werden.

Ein WMS kann entsprechende Prüfschritte digital abbilden. Mitarbeiter können die Kontrolle direkt am mobilen Gerät bestätigen. Je nach Prozess können auch Abweichungen oder Fehlergründe erfasst werden.

Zusätzlich kann eine Fotodokumentation sinnvoll sein. Bei beschädigten Waren, besonderen Verpackungen oder fertiggestellten Displays können Fotos dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. So entsteht neben den reinen Prozessdaten eine visuelle Dokumentation.

Transparenz über den Bearbeitungsstatus

Ein weiterer Vorteil der digitalen Dokumentation ist die aktuelle Übersicht über offene und abgeschlossene VAS-Aufträge. Verantwortliche können erkennen, welche Aufträge noch bearbeitet werden, welche bereits abgeschlossen sind und bei welchen Vorgängen es Verzögerungen oder Abweichungen gibt.

Gerade bei vielen parallelen Aufträgen erleichtert diese Transparenz die Arbeitsplanung. Prioritäten können angepasst und Mitarbeiter gezielter eingesetzt werden.

Auch Kunden können von einer besseren Nachvollziehbarkeit profitieren. Je nach System und Berechtigung lassen sich Informationen über den Bearbeitungsstatus oder bereits erbrachte Leistungen bereitstellen.

Auswertungen und Abrechnung

Die im WMS erfassten Prozessdaten können anschließend für Auswertungen genutzt werden. Unternehmen können beispielsweise untersuchen, wie viele Etikettierungen, Umpackvorgänge oder Montagearbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt wurden.

Auch die Produktivität einzelner Prozesse lässt sich analysieren. Werden bei einem VAS regelmäßig größere Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Bearbeitungszeit festgestellt, kann der Prozess genauer untersucht und gegebenenfalls optimiert werden.

Darüber hinaus können die erfassten Mengen eine Grundlage für die Abrechnung bilden. Die konkreten Abrechnungsregeln hängen dabei vom jeweiligen Geschäftsmodell und der Integration mit einem ERP- oder Abrechnungssystem ab.

VAS mit einem WMS zentral dokumentieren

Ein WMS kann Value Added Services damit weit über eine einfache Bestandsverwaltung hinaus unterstützen. Von der Anlage eines VAS-Auftrags über die mobile Erfassung der Arbeitsschritte bis hin zur Qualitätskontrolle und Auswertung lassen sich zahlreiche Informationen digital zusammenführen.

Für Unternehmen entsteht dadurch eine durchgängige Dokumentation der Zusatzleistungen. Mitarbeiter erhalten klare Arbeitsaufträge, Verantwortliche bekommen einen besseren Überblick über den Bearbeitungsstand und die erbrachten Leistungen können nachvollziehbar ausgewertet werden.

COSYS Lagerverwaltung für Value Added Services

Auch die COSYS Lagerverwaltung kann zur digitalen Steuerung und Dokumentation von Value Added Services eingesetzt werden. Prozesse wie Umpacken, Etikettieren, Montage oder Displaybau lassen sich als individuelle Arbeitsschritte abbilden und über mobile Geräte erfassen. Die COSYS App ermöglicht dabei die mobile Datenerfassung direkt im Lager, während der COSYS WebDesk für Verwaltung, Prozessübersicht und Auswertungen genutzt werden kann. Durch Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen lassen sich relevante Auftrags- und Artikeldaten zusätzlich in die Prozesse integrieren. So können Unternehmen auch individuelle VAS-Prozesse digital dokumentieren und transparenter gestalten.

Tipp

Nutzen Sie die COSYS Lagerverwaltung, um Value Added Services digital zu erfassen, Arbeitsschritte nachzuverfolgen und Zusatzleistungen transparent auszuwerten. Informieren Sie sich noch heute und vereinbaren eine kostenlose Präsentation der Software.