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Abweichungen mit der Prozessdatenanalyse schnell erkennen

Mit der Prozessdatenanalyse von COSYS bringen Sie maximale Effizienz in ihre Postverteilung

Die COSYS Postverteilung Software bietet für viele ungeahnte Möglichkeiten. Zum einen verbessert Sie alle Abläufe in Ihrer internen Postverteilung, macht diese transparent und erstellt digitale Ausliefernachweise. Zum anderen sammelt die Software alle diese Daten und erstellt daraus umfassende Analysen und Auswertungen, die Sie bei der weiteren Optimierung der Postverteilung unterstützen.

2022-02-02

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Prozessdatenanalyse im Paket Management
Prozessdatenanalyse im Paket Management

Jedes Unternehmen, das über eine interne Postverteilung verfügt, gelangt an einen Punkt, an dem das Paketaufkommen ohne Hilfsmittel nicht mehr zu bewältigen ist. Alle Sendungen einzeln händisch zu erfassen führt zu Fehlern, ist zeitintensiv und wird schnell unübersichtlich. Daraus ergeben sich verspätete Zustellungen, fehlende Sendungen, Störungen in anderen Prozessen und unzufriedene Mitarbeiter.

Doch selbst mit technischer Unterstützung fallen nicht immer alle Prozessabweichungen sofort auf. Kleine Fehler schleichen sich ein, verursachen Kosten und haben Einfluss auf andere Prozesse. Um das zu vermeiden, haben wir bei COSYS die Prozessdatenanalyse (PDA) entwickelt.

Was ist die Prozessdatenanalyse

Für die Analysen der PDA werden Daten genutzt, die innerhalb der Unternehmensprozesse gesammelt werden. In der Internen-Postverteilung werden unter anderem Informationen wie: Empfänger, Absender, Zeitstempel, der Status, eventuelle Beschädigungen, KEP-Dienst und Bearbeiter genutzt. Die Beschaffung der Daten wird mithilfe von mobilen Datenerfassungsgeräten, Barcodescannern, Smartphones und Tabletts vereinfacht. Alle Schritte, die eine Sendung innerhalb des Unternehmens durchläuft, werden so erfasst und gespeichert.

Auf Basis dieser Daten werden nutzbringende Auswertungen bereitgestellt, die eine transparente Übersicht der Inhouse-Paketprozesse bieten.

Auswertungen mit der Prozessdatenanalyse

Mit COSYS Prozessdatenanalyse stehen Ihnen verschiedene Auswertungen zur Verfügung

Alle Auswertungen werden über den COSYS WebDesk abgerufen. Einzeln verwendet geben sie einen transparenten Einblick in den jeweiligen Prozess. Miteinander verwendet ergibt sich eine ganzheitliche Übersicht der verschiedenen Abläufe in der internen Postverteilung.

Im Folgenden wird die Auswertung der Durchlaufzeiten näher beschrieben.

Welche Erkenntnisse kann ich aus der Auswertung der Durchlaufzeiten gewinnen?

Eine Sendung durchläuft bis zur endgültigen Zustellung an den Empfänger mehrere Status. Die Zeiträume in den jeweiligen Status werden summiert und ergeben eine Gesamtdurchlaufzeit.

Beispiel: Wie setzt sich die Durchlaufzeit zusammen

Gesamtdurchlaufzeit 3 Stunden 10 Minuten

Ein Bestandteil der Auswertungen innerhalb der Prozessdatenanalyse sind die historischen Daten. Diese können Wochen, Monate oder Jahre zurückreichen. So werden Auswertungen möglich, die Prognosen, Risikoeinschätzungen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützten und fördern.

Beispiel: Mehrwert der Auswertung von durchschnittlichen Durchlaufzeiten

Die Auswertung der durchschnittlichen Durchlaufzeit über den Zeitraum eines Jahres zeigt Schwankungen im Monatswechsel an. Einen Monat steigen Sie, im nächsten Monat sinken sie wieder.

Mit diesem Wissen werden die Mitarbeiter in der internen Postverteilung konfrontiert. Es stellt sich heraus, dass ein monatlicher Wechsel der Mitarbeiter in der Zustellung stattfindet. Beide haben eine unterschiedliche Vorgehensweise bei den Zustellungstouren. So gelangen viele Sendungen nicht mehr zum Zielempfänger, da diese oftmals schon Feierabend haben. Die Auslieferung verzögert sich und die durchschnittlichen Durchlaufzeiten steigen an. Um zukünftige Schwankungen zu vermeiden und einen einheitlichen Prozessablauf zu gewährleisten, werden die Tourenpläne angepasst und verbindlich für alle Mitarbeiter bereitgestellt.

Die vorgenommenen Anpassungen lassen sich bequem überwachen und können gegebenenfalls weiter korrigiert werden, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

Wie erhalte ich die COSYS Inhouse Paketmanagement Software?

Wenn wir Ihr Interesse an unserer Software geweckt haben, setzten Sie sich gerne mit uns in Verbindung. Weitere Informationen zur COSYS Ident GmbH und allen Lösungen, die wir anbieten, finden Sie auf unserer Website.

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