Ordentliche Auftragserstellung und Transportabrechnung mit COSYS Software
Erfahren Sie mehr über die Transport Management Software von COSYS
Transporte zwischen Standorten gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Trotzdem werden Transportaufträge und deren Abrechnung oft mit E-Mails, Excel-Listen und Papierbelegen organisiert. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und macht Kosten schwer durchschaubar – besonders, wenn unterschiedliche Tarife und variable Zuschläge wie der Dieselfloater im Spiel sind. Der Artikel zeigt anhand eines Beispiels, warum der Prozess heute so kompliziert ist und wie die Transport Management Software von COSYS für Ordnung, Transparenz und bessere Entscheidungen sorgt.
Wie ein Transport heute häufig organisiert wird
In der Praxis läuft ein Transport oft so: Jemand merkt, dass Ware von Standort A nach Standort B muss. Die Anfrage erfolgt schnell per Mail, Anruf oder Chat: "Kannst du das morgen mitnehmen?" Die Person in der Disposition versucht, aus dieser groben Anfrage einen Auftrag zu machen: Abholadresse, Lieferadresse, Menge, Zeitfenster, Ansprechpartner, Kostenstelle - vieles muss im Nachgang nachgefragt werden.
Der Transport findet am Ende meist statt, weil alle improvisieren und mitdenken. Doch spätestens, wenn nachträglich eine Rechnung geschrieben oder eine interne Verrechnung erstellt werden soll, zeigt sich die Schattenseite: Unterlagen fehlen, Angaben sind unvollständig, Tarife müssen gesucht, Zuschläge einzeln nachgerechnet werden. Aus einem an sich einfachen Vorgang wird ein aufwendiger Verwaltungsakt.
Beispiel eines Produktionsunternehmens
Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das technische Baugruppen herstellt. Es betreibt
- ein Werk für die Vorfertigung,
- ein Werk für die Endmontage,
- ein Lager für Fertigware und Ersatzteile,
sowie einen externen Dienstleister, der Oberflächenbearbeitung übernimmt.
Täglich pendeln Komponenten, Halb- und Fertigprodukte zwischen diesen Standorten hin und her. Ein Teil der Transporte wird mit eigenem Fuhrpark erledigt, der Rest mit festen Speditionen. Jeder Dienstleister arbeitet mit eigenen Tarifen - mal nach Kilometern, mal nach Gewicht, mal nach Paletten. Hinzu kommen Zuschläge für Express, bestimmte Zeitfenster oder Zusatzleistungen. Und darüber liegt der Dieselfloater, der als variabler Zuschlag regelmäßig an die Entwicklung der Dieselpreise angepasst wird.
Solange die Prozesse nicht sauber digital abgebildet sind, entsteht ein Flickenteppich: Transportanfragen liegen in Mail-Postfächern, Tarife in Excel-Dateien, Nachweise in Papierordnern. Niemand hat wirklich in Echtzeit im Blick, was gerade unterwegs ist, was es kostet und wofür genau es gefahren wird.
Bad Practices in Auftragserstellung und Abrechnung
Typische Schwachstellen zeigen sich immer wieder:
Unstrukturierte Auftragserfassung
Aufträge entstehen aus knappen Mails oder Telefonnotizen. Pflichtangaben fehlen, Kostenstellen werden vergessen, spezielle Vereinbarungen ("unbedingt vor 10 Uhr da") gehen unter. Später muss vieles telefonisch oder per Mail nachgeklärt werden.
Tarif- und Dieselfloater-Chaos
Tariftabellen und Dieselfloater-Werte liegen als Dateien irgendwo im Netzwerk oder in alten Mails. Wer abrechnet, sucht sich die vermeintlich aktuelle Version zusammen und rechnet manuell nach. Fehler und unterschiedliche Ergebnisse sind vorprogrammiert.
Kaum Transparenz für Fachbereiche
Die Buchhaltung sieht nur "Transport von A nach B", aber nicht, zu welchem Auftrag, Kunden oder Projekt diese Fahrt gehörte. Rückfragen ziehen sich durch mehrere Abteilungen, bevor eine Rechnung freigegeben oder verbucht werden kann.
Papier statt Daten
Lieferscheine, Unterschriften und Notizen werden auf Papier gesammelt. Geht etwas verloren, lässt sich kaum nachweisen, ob der Transport wie vereinbart stattgefunden hat.
Wie die COSYS Transport Management Software Ordnung schafft
Die Transport Management Software von COSYS setzt genau hier an und bildet den gesamten Prozess digital ab - von der Anfrage bis zur Abrechnung.
Einheitliche digitale Auftragserfassung
Statt E-Mail-Chaos gibt es eine zentrale Maske, in der alle relevanten Daten erfasst werden: Abhol- und Zielort, Menge, Zeitfenster, Ansprechpartner, Kostenstelle, Besonderheiten. Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts Wichtiges fehlt. Wiederkehrende Verkehre können als Vorlage gespeichert werden.
Hinterlegte Tarife inkl. Dieselfloater
Tarife und Zuschläge werden einmal zentral im System gepflegt. Der Dieselfloater wird als variabler Parameter hinterlegt und z. B. monatlich aktualisiert. Bei jedem Transportauftrag berechnet der COSYS Transport Manager automatisch den korrekten Preis inklusive Zuschlägen. Manuelle Rechenfehler gehören der Vergangenheit an.
Digitale Rückmeldungen aus der Durchführung
Fahrer erhalten ihre Aufträge digital auf einem mobilen Gerät, bestätigen Abholungen und Lieferungen und können Fotos oder Unterschriften erfassen. Diese Informationen stehen sofort allen Beteiligten zur Verfügung - ohne Papierstapel und ohne nachträgliches Abtippen.
Durchgängige Abrechnung und interne Verrechnung
Da alle Daten vollständig im System vorliegen, lassen sich Rechnungen und interne Verrechnungen weitgehend automatisiert erstellen. Jeder Transport ist eindeutig einem Auftrag, Kunden oder Projekt zugeordnet. Rückfragen aus Buchhaltung oder Controlling werden deutlich weniger.
Der Mehrwert von COSYS Business Intelligence
Mit COSYS Business Intelligence gehen Unternehmen noch einen Schritt weiter. Alle Transportdaten werden in übersichtlichen Dashboards ausgewertet. Verantwortliche sehen auf einen Blick:
- wie sich Transportkosten im Zeitverlauf entwickeln,
- welche Relationen besonders teuer sind,
- wie stark der Dieselfloater die Kosten beeinflusst,
- welche Dienstleister wie häufig genutzt werden.
Aus einem schwer greifbaren Kostenblock wird ein transparenter Bereich, in dem sich Einsparpotenziale, Bündelungsmöglichkeiten und Optimierungsansätze klar erkennen lassen. Auch für Verhandlungen mit Speditionen liefert COSYS BI harte Fakten statt Bauchgefühl.
Fazit
Transportaufträge und deren Abrechnung wirken auf den ersten Blick banal, entwickeln sich im Alltag aber schnell zu einer komplexen Verwaltungsaufgabe. Unstrukturierte Anfragen, verstreute Tarife und manuelle Berechnungen binden wertvolle Zeit und erschweren den Blick auf die tatsächlichen Kosten.
Die Transport Management Software von COSYS bringt Struktur in diesen Prozess: klare digitale Auftragserfassung, automatisierte Preisermittlung inklusive Dieselfloater, durchgängige Nachweise und eine transparente Abrechnung. In Kombination mit COSYS Business Intelligence werden Transportdaten darüber hinaus zur Grundlage für bessere Entscheidungen. So entstehen nicht nur sauberere Prozesse, sondern am Ende auch spürbare finanzielle Vorteile.
Mehr zu Transport mit COSYS hier!
Ähnliche Artikel
Diese Artikel könnten sie interessieren:
